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行政文件归档与储存管理制度模板

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司行政文件的归档、储存与管理工作，保证行政文件的完整性、安全性及可追溯性，提高文件利用效率，防范文件丢失、损毁或信息泄露风险，根据《中华人民共和国档案法》及公司行政管理相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部各部门、各子公司（以下统称“各部门”）在行政管理活动中形成的有保存价值的各类纸质文件、电子文件及声像材料的归档与储存管理。

第三条基本原则

行政文件归档与储存管理遵循“规范分类、及时归档、集中管理、安全保密、便于利用”的原则，保证文件管理流程清晰、责任明确、操作合规。

第二章行政文件归档范围

第四条归档文件类别

管理制度类：公司发布的各项行政管理制度、流程规范、通知办法（如考勤管理、资产管理、会议管理等）；

会议材料类：各类行政会议的会议纪要、议程、发言材料、决议事项等；

请示报告类：各部门向公司提交的请示、报告、总结（如年度工作计划、季度工作总结、专项工作报告等）；

合同协议类：涉及行政事务的合同、协议、补充文件（如办公场地租赁、采购合同、服务协议等）；

人事管理类：员工花名册、劳动合同、入职离职手续、奖惩记录、培训档案等非涉密人事文件；

财务凭证类：行政费用报销凭证、预算表、财务审计报告（与行政管理相关的部分）；

资产档案类：办公设备、固定资产的采购合同、验收单、维修记录、台账等；

声像材料类：公司重要活动照片、录音录像、电子光盘等；

其他类：具有保存价值的行政函件、传真、领导批示件、外部单位来文等。

第五条不归档范围

事务性临时便条、未经核实的草稿、重复性文件；

外单位抄送的不需办理的参考文件；

无保存价值的过期材料、错误文件（需经部门负责人*确认后销毁）；

涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的文件（按公司保密制度单独管理）。

第三章行政文件归档流程

第六条文件分类与整理

分类标准：文件按“年度-部门-问题”三级分类法划分，例如“2024年度-行政部-会议管理类”。

整理要求：

（1）业务部门在文件形成后1个工作日内完成初步整理，核对文件内容完整性（如会议纪要需有参会人员签字、合同需有双方盖章）；

（2）去除文件金属夹、订书钉等易锈蚀物品，破损文件需修补、展平；

（3）纸质文件按时间顺序或逻辑顺序排序，每份文件编写页码（正面右下角、背面左下角）；

（4）电子文件需转换为PDF格式（扫描件）或DOC格式（文本文件），命名规范为“年度-部门-文件名称-文号”，例如“2024-行政部-年度工作计划-行办〔2024〕001号”。

第七条立卷与编目

立卷：同一类别的文件组成一卷，厚度不超过2cm（超过的需分卷），每卷加装卷皮（标注卷名、年度、部门、档号、保管期限）。

编目：每卷文件需填写《卷内目录》（详见附件1），内容包括序号、文件题名、文号、日期、页数、责任者、备注；电子文件需同步编制电子目录，存储于公司指定服务器档案文件夹。

第八条归档移交

移交时间：各部门于次年6月30日前完成上一年度行政文件的归档移交；新增文件需在事项完成后5个工作日内移交。

移交流程：

（1）移交部门填写《行政文件归档移交清单》（详见附件2），注明文件卷数、页数、电子文件数量及移交人信息；

（2）行政部档案管理员*核对文件数量、完整性及分类准确性，核对无误后在《移交清单》上签字确认，双方各执一份；

（3）电子文件通过公司内部办公系统加密传输，移交后移交部门需删除本地临时存储文件。

第九条入库登记

行政部档案管理员*对归档文件进行入库登记，填写《行政档案总台账》（详见附件3），记录档案编号、卷名、年度、部门、移交日期、保管期限、存放位置等信息。

纸质档案入库前需检查库房温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%），符合要求后按分类顺序上架存放，每层档案架标注类别标签；电子档案存储于专用服务器，定期进行备份（每月1次）。

第四章行政文件储存管理

第十条库房管理

库房需独立设置，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防磁等设施（如灭火器、防盗门窗、温湿度计、除湿机、防虫药等）；

严禁在库房内吸烟、堆放杂物或存放与档案无关的物品；

每日下班前检查库房门窗、电源，保证安全；每季度进行库房环境清洁，定期检查档案存放状况，发觉问题及时处理。

第十一条存放规范

纸质档案按“从左到右、从上到下”顺序排列，间距适中，避免挤压；

电子档案按“年度-类别-部门”分级存储，服务器文件夹设置访问权限，仅档案管理员*及授权人员可查阅；

特殊载体档案（如声像材料、光盘）需单独存放于防磁柜，标注“特殊载体”标识，避免强光、磁场污染。

第十二条保管期限

永久保管：公司章程、重要管理制度、年度工作总结、重大会议决议、资产权属文件等；

长期保管（10-30年）：会议纪要