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合同专员岗位的基本职责描述

合同专员主要负责公司合同的起草、审核、签订、履行监督、归档等全流程管理工作，以保障公司在合同事务方面的合法合规，有效降低法律风险，维护公司的合法权益。以下是详细的职责描述：

合同起草与准备

深入了解业务需求：与公司内部的业务部门保持密切沟通，全面了解业务交易的背景、目的、交易模式、关键条款等信息。例如，在涉及销售合同的起草时，与销售团队沟通，明确产品或服务的具体内容、交付时间、交付方式、质量标准等；在采购合同中，了解所需采购的物资或服务的规格、数量、价格、供应商选择标准等。通过详细的沟通，确保合同能够准确反映业务需求，为后续的交易提供坚实的基础。

收集相关资料：根据业务需求，收集与合同相关的各种资料，如法律法规、行业规范、以往类似合同模板、对方当事人的主体资格证明文件等。对于法律法规和行业规范，要及时关注其最新变化，确保合同条款符合现行有效的规定。例如，在起草建筑工程合同时，要收集建筑行业的相关法规、标准规范，以及当地建设主管部门的具体要求。对于对方当事人的主体资格证明文件，要认真审核其真实性和有效性，确保对方具有签订和履行合同的能力。

起草合同文本：依据收集到的资料和了解的业务需求，运用专业的法律知识和语言，起草合同文本。合同条款应清晰、明确、具体，避免模糊和歧义。例如，在合同的标的条款中，要准确描述产品或服务的名称、规格、型号等；在价格条款中，要明确价格的构成、计算方式、支付时间和方式等。同时，要根据不同类型的合同，设置相应的特殊条款，如保密条款、违约责任条款、争议解决条款等，以保护公司的合法权益。在起草过程中，要充分考虑各种可能出现的情况，为合同的履行提供全面的保障。

组织内部审核：合同起草完成后，组织公司内部相关部门对合同进行审核，包括法务部门、财务部门、业务部门等。不同部门从各自的专业角度对合同进行审查，提出意见和建议。例如，法务部门主要审核合同的合法性、合规性，以及条款的严谨性；财务部门关注合同的财务风险、资金安排等；业务部门则从业务操作的可行性和便利性方面进行审查。合同专员要认真记录各部门的意见，并与相关部门进行沟通协调，对合同进行修改和完善，确保合同能够满足各部门的要求。

合同审核与风险评估

合法性审查：对合同的主体、内容、形式等方面进行合法性审查，确保合同符合法律法规的规定。审查合同主体是否具有相应的民事权利能力和民事行为能力，是否具备签订和履行合同的资格。例如，对于企业法人，要审查其营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同涉及的业务。审查合同内容是否违反法律法规的强制性规定，是否存在无效或可撤销的情形。例如，合同中的某些条款可能违反《合同法》《消费者权益保护法》等相关法律法规，需要及时进行修改。审查合同的形式是否符合法律要求，如某些合同需要采用书面形式、经过公证或登记等。

条款审核：仔细审核合同的各项条款，包括但不限于标的条款、价格条款、质量条款、交付条款、验收条款、违约责任条款、争议解决条款等。确保条款的表述准确、清晰，避免产生歧义。例如，在质量条款中，要明确质量标准的具体内容，是国家标准、行业标准还是企业标准；在违约责任条款中，要明确违约的情形、违约责任的承担方式和计算方法等。同时，要关注条款之间的逻辑关系和一致性，避免出现矛盾和冲突。

风险评估：对合同可能存在的风险进行全面评估，包括法律风险、商业风险、信用风险等。法律风险主要涉及合同的合法性、合规性以及可能面临的法律纠纷；商业风险包括市场价格波动、供求关系变化、竞争对手的影响等；信用风险则是指对方当事人的信用状况和履约能力。例如，在与新的供应商签订采购合同时，要对其信用状况进行调查，了解其以往的履约情况、财务状况等，评估其是否存在违约的可能性。根据风险评估的结果，提出相应的风险防范措施，如要求对方提供担保、增加违约责任条款的力度等。

与对方沟通协商：在审核过程中，如果发现合同条款存在问题或需要修改的地方，及时与对方当事人进行沟通协商。以平等、互利、共赢的原则，与对方就合同条款进行讨论和修改，争取达成双方都能接受的方案。在沟通协商过程中，要注意维护公司的合法权益，同时也要尊重对方的合理诉求。对于一些重要的条款，要进行反复沟通和协商，确保双方对条款的理解一致。

合同签订与管理

签订手续办理：在合同审核通过并与对方达成一致意见后，按照公司的规定和相关法律法规的要求，办理合同签订手续。准备好合同文本、授权委托书等相关文件，确保签订合同的代表具有合法的授权。在签订合同时，要注意合同的份数、签字盖章的位置和方式等细节，确保合同的签订符合法律规定和公司的要求。对于需要公证或登记的合同，要及时办理相关手续，以确保合同的效力。

合同编号与归档：对签订的合同进行统一编号，建立合同档案。合同编号要具有唯一性和系统性，便于查询和管理。将合同文