行政后勤采购需求分析与计划表.docVIP

行政后勤采购需求分析与计划表工具指南

一、适用情境与常见触发场景

本工具适用于企业、事业单位及各类组织在行政后勤领域开展系统性采购管理时，对采购需求进行结构化分析、计划制定与过程管控的场景。常见触发场景包括：

新设机构/办公场所筹备：如新分公司成立、办公室搬迁等，需批量采购办公家具、IT设备、安防系统等；

日常运营物资补充：如办公耗材（纸张、墨盒）、清洁用品、绿植养护、饮用水供应等定期或按需采购；

固定资产更新与维护：如空调、打印机、车辆等老旧设备替换，或维修配件采购；

专项活动支持：如年会、展会、培训活动所需物料（背景板、座椅、茶歇等）的临时采购；

合规化采购需求梳理：为满足内控要求或审计需要，对分散的采购需求进行统一汇总与合规性审核。

二、需求分析与计划制定流程详解

第一步：需求发起与初步收集

操作内容：各部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、期望到货时间、用途说明及预算建议。

责任主体：需求部门负责人（如行政部、人力资源部、市场部等）发起，行政后勤部门统一接收。

关键动作：行政后勤部门需对需求表进行初步形式审核，保证信息完整（如缺失规格型号的需补充说明，模糊表述如“一批文具”需细化至“A4纸500张、中性笔100支”）。

第二步：需求分类与优先级评估

操作内容：将收集的需求按“物品属性”（如办公设备、耗材、服务）、“使用范围”（部门通用/专用）、“紧急程度”（紧急/常规/长期规划）进行分类；结合业务影响（如影响办公正常运转的需求优先）、预算额度（超部门年度预算的需提级审批）等因素，划分优先级（高/中/低）。

责任主体：行政后勤部门牵头，联合财务部、需求部门共同评估。

输出成果：《采购需求分类与优先级清单》。

第三步：市场调研与供应商初步筛选

操作内容：针对高优先级及金额较大的需求（如单笔超5000元），开展市场调研，包括：

价格比对：收集至少3家供应商的报价（含产品参数、服务条款、配送周期）；

供应商资质核验：查验营业执照、相关行业资质（如3C认证、环境体系认证等）、过往合作案例；

服务能力评估：重点关注售后响应速度、退换货政策、定制化服务能力。

责任主体：行政后勤采购专员*，需求部门配合提供专业参数建议。

关键动作：建立《供应商初步评估表》，剔除资质不全或服务口碑不佳的供应商。

第四步：预算编制与多级审批

操作内容：根据市场调研结果及优先级，编制《采购预算明细表》，列明物品名称、数量、预估单价、总价、预算来源（如部门年度预算、专项预算）；按公司审批流程逐级报批（如需求部门负责人→行政总监→财务部→总经理）。

责任主体：行政后勤部门编制，财务部审核预算合理性。

风险规避：预算总额不得超年度行政后勤预算上限，超需说明理由并附专项申请。

第五步：采购计划制定与执行跟踪

操作内容：结合审批通过的预算及供应商筛选结果，制定《采购计划表》，明确：

采购方式（如公开招标、询价采购、单一来源采购，需符合内控规定）；

供应商选择（综合性价比、服务响应确定最终合作方）；

执行时间表（下单时间、生产/备货周期、配送时间、验收节点）；

责任分工（采购专员负责对接供应商，需求部门负责验收）。

责任主体：行政后勤部门主导，需求部门、财务部协同。

输出成果：《采购执行计划表》，同步抄送相关部门以便配合。

第六步：采购后复盘与需求库更新

操作内容：采购完成后，收集需求部门使用反馈（如物品质量、服务满意度），对供应商进行评级（A/B/C类）；将本次需求参数、成交价格、供应商信息等录入“行政后勤需求数据库”，为后续采购提供参考。

责任主体：行政后勤部门，需求部门配合反馈。

三、行政后勤采购需求分析与计划表模板

一、采购需求基本信息

需求部门

需求发起日期

需求联系人*

联系方式（内部）

需求类型（可多选）

□办公设备□耗材□服务□维修□其他______

期望到货日期

紧急程度（高/中/低）

二、需求详情明细|||||

序号|物品/服务名称|规格型号/技术参数|单位|数量|用途说明|预估单价（元）|预估总价（元）|

|——|—————-|——————-|——|——|———-|—————-|—————-|

|1||||||||

|2||||||||

|…|…|…|…|…|…|…|…|

|合计预估金额|||||||______|

三、需求分析与评估||||

分类依据|评估结果|说明（如：影响办公正常运转/符合年度规划等）|

|—————-|———-|——————————————–|

|优先级|||

|预算匹配度||（如：在部门预算内/需追加预算）|