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公司文件归档与管理制度模板

一、制度目的

为规范公司文件的形成、收集、整理、归档和利用工作，保证文件资料的完整性、系统性和安全性，提高管理效率，防范信息风险，依据国家《档案法》及公司管理要求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作过程中形成的有保存价值的各种载体文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、音频视频资料等。涵盖行政、人事、财务、业务、研发、审计等各领域文件，以及对外合同、协议、函件等重要资料。

三、管理机构与职责

（一）档案管理部门

公司设立档案管理部（或综合管理部下设档案岗），作为文件归档管理的统筹部门，履行以下职责：

制定和完善文件归档管理制度及操作规范；

指导、监督各部门文件归档工作；

负责公司档案的接收、分类、整理、保管、鉴定、销毁及利用服务；

组织档案管理培训，提升全员归档意识。

（二）各部门职责

各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，保证本部门文件及时、完整归档；

各部门指定专人（兼职档案管理员*）负责本部门文件的日常收集、初步整理及向档案管理部门的移交工作；

严格执行文件归档范围和分类标准，配合档案管理部门开展档案检查与整改。

（三）员工职责

按规范要求及时将工作中形成的应归档文件交至本部门兼职档案管理员*；

保证所提交文件的真实性、完整性，不得擅自涂改、损毁或丢弃；

借阅档案时遵守保密规定，按时归还。

四、文件归档范围与分类标准

（一）归档范围

公司经营管理类：年度工作计划、总结、会议纪要、请示报告、规章制度、内部通知等；

人事管理类：员工招聘录用合同、劳动合同、离职手续、人事任免、奖惩记录、薪资福利、培训档案等；

财务审计类：会计凭证、账簿、报表、税务资料、审计报告、预算决算、付款凭证等；

业务合同类：对外签订的购销合同、服务协议、合作协议、招投标文件、项目立项书等；

研发技术类：研发项目计划、技术方案、图纸、专利申请材料、实验数据、成果鉴定报告等；

证照资质类：公司营业执照、各类许可证、资质证书、认证文件等；

声像实物类：公司重要活动照片、视频、录音、奖杯、奖牌、礼品等有纪念价值的实物。

（二）分类标准

采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体

一级分类：按文件形成年度划分，如“2024年度”；

二级分类：按文件形成机构或部门划分，如“行政部”“财务部”“市场部”；

三级分类：按文件问题或性质划分，如“会议类”“合同类”“人事类”。

示例：2024年度-行政部-会议类档案

五、文件归档操作流程

（一）文件形成与收集

各部门在文件形成后，由经办人及时将纸质文件（含签批原件、电子版打印件）及电子文件（刻录光盘或至档案管理系统）交至本部门兼职档案管理员*；

兼职档案管理员*对文件进行初步审核，检查文件是否齐全、字迹是否清晰、签批手续是否完备，对缺失或不规范文件及时退回经办人补充完善。

（二）文件整理与鉴定

分类：按照“年度-机构-问题”分类标准，对收集的文件进行分类，不同类别文件不得混放；

组卷：按“一事一卷”或“一类一卷”原则组卷，文字材料按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的顺序排列；图纸按图号顺序排列；

编页：对装订的文件材料以件为单位编写页号（正面右下角、背面左下角），图表、声像材料等不编页号但需标注顺序；

鉴定：对文件价值进行鉴定，确定保管期限（永久、长期30年、短期10年），涉密文件需标注密级（绝密、机密、秘密）。

（三）文件编目与装订

编制归档文件目录：每卷档案需附《归档文件目录表》（见表1），包含档号、题名、责任者、形成日期、页数、密级、保管期限等要素；

装订：采用线装或胶装方式，保证文件牢固、平整，不得使用金属装订材料；声像、实物类档案需使用专用盒、柜存放并标注标签。

（四）移交与接收

移交时间：次年3月31日前，各部门完成上一年度文件归档并向档案管理部门移交；

移交流程：

（1）兼职档案管理员*填写《档案移交清单》（见表2），注明移交部门、档案数量、档号范围、移交人、移交日期等信息；

（2）档案管理部门接收人员核对档案数量、质量，确认无误后在《档案移交清单》上签字；

（3）移交单一式两份，移交部门与档案管理部门各留存一份。

（五）入库保管

档案管理部门对移交档案进行入库登记，录入档案管理系统，建立电子台账；

纸质档案存放于专用档案柜库房，库房需具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子档案存储于专用服务器或移动硬盘，定期进行备份（每月一次），并检测数据完整性；涉密电子档案需加密存储，严禁接入互联网。

六、档案保管与利用

（一）保管要求

档案管理部门每半年对库房档案进行一次清点检查，发觉问题及时处理；

对到期档案进行鉴定，仍有保存价值的需重新划定保管期限，无保存价值的按规定程序