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合同审批与执行标准化模板工具

一、适用范围与核心价值

本标准化模板适用于企业各类业务合同的审批与执行管理，包括但不限于采购合同、服务合同、销售合同、租赁合同、合作协议等。通过规范合同全流程管理，可实现以下核心价值：

风险防控：统一审核标准，规避合同条款漏洞、法律合规风险及财务资金风险；

效率提升：明确各环节职责与时限，减少审批推诿，缩短合同周期；

过程留痕：完整记录合同审批、执行、归档全流程，保证可追溯、可审计；

资源优化：通过标准化模板降低沟通成本，集中法务、财务等专业资源支持关键环节。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与前置准备

责任主体：业务部门（合同发起人）

操作要点：

需求梳理：明确合同签订目的、交易对方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限、违约责任等核心要素。

材料准备：

基础材料：《合同审批单》（需填写合同基本信息、审批流程申请）、对方主体资格证明（如营业执照复印件，加盖公章）、法定代表人身份证明（如需）；

专项材料：根据合同类型补充技术协议（如采购合同）、资质证书（如服务合同中的行业许可）、报价单、过往合作履约记录（如适用）等。

内部初审：发起人核对材料完整性，保证合同内容与业务需求一致，无关键要素缺失（如“金额”“履行期限”等空白项）。

（二）部门业务审核

责任主体：业务部门负责人

审核重点：

合同内容是否符合业务规划及年度目标；

交易对方主体资质是否与合同类型匹配（如供应商是否具备供货能力，服务商是否拥有行业许可）；

合同条款中业务相关约定（如交付标准、验收流程、服务响应时间）是否合理，能否满足业务需求；

合同金额是否在部门预算范围内，超预算需附预算调整说明。

输出要求：审核通过后，在《合同审批单》“业务部门意见”栏签字确认，并提交至下一环节；审核不通过的，需注明修改意见并退回发起人。

（三）法务合规审核

责任主体：法务部门（或企业法务岗）

审核重点：

合同主体合法性：对方企业是否存续、有无经营异常或法律诉讼风险（可通过“国家企业信用信息公示系统”等工具初步核查）；

合同条款合法性：是否存在“霸王条款”、违反法律法规的约定（如“争议解决方式”不符合《民事诉讼法》规定）；

权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理（如违约金是否过高或过低）；

关键条款完整性：是否包含保密条款、知识产权条款、不可抗力条款、合同解除条件等必要内容。

输出要求：审核通过后，在《合同审批单》“法务意见”栏签字；需修改的，出具《合同修改清单》，发起人完成修改后重新提交。

（四）财务资金审核

责任主体：财务部门

审核重点：

合同金额准确性：价款、税费、支付方式等计算是否无误，是否符合企业财务制度；

资金安排合理性：付款节点是否与履约进度匹配（如预付款比例、到货款、验收款、质保金的比例设置）；

发票及税务合规：发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率等约定是否明确，是否符合税务法规；

对方收款账户信息：是否为合同约定账户，避免“三户不一”（合同主体、收款方、发票方不一致）风险。

输出要求：审核通过后，在《合同审批单》“财务意见”栏签字；资金存在风险的，需提出调整建议（如降低预付款比例）。

（五）领导审批与用印管理

责任主体：分管领导/总经理（根据合同金额及重要性确定审批层级）

审批要点：

综合评估合同业务价值、风险等级及对企业整体运营的影响；

重点审核重大合同（如金额超万元、战略合作类合同）的决策依据是否充分。

用印管理：

审批通过后，发起人凭《合同审批单》（所有环节均已签字）及最终版合同文本至行政部（或用印管理部门）申请用印；

用印前，行政部需核对审批材料与合同内容一致性，核对无误后加盖合同专用章或公章（严禁空白合同用印）；

用印后，《合同审批单》原件由行政部留存，复印件交业务部门、财务部门归档。

（六）合同执行与跟踪

责任主体：业务部门（执行负责人）、财务部门（付款跟踪）、法务部门（履约监督）

操作要点：

执行启动：业务部门向对方发送合同生效通知（如书面函件或邮件），明确履行节点（如交付时间、验收标准）；

进度跟踪：执行负责人按合同约定记录履约进度（如“2024年X月X日完成供货”“2024年X月X日启动验收”），填写《合同执行跟踪表》（见模板三）；

风险预警：出现履约延迟、质量问题等异常情况时，业务部门需在24小时内上报分管领导，并同步法务部门评估是否需追究违约责任或变更合同；

付款执行：财务部门根据合同约定付款节点，审核执行负责人提交的履约证明（如验收单、发票、服务完成报告），完成资金支付。

（七）合同变更、终止与归档

合同变更：

履约过程中需变更合同内容（如金额、履行期限）的，由业务部门发起《合同变更审批单》，重新走审批流程（原审批路径不