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办公室日常文件管理办法

#办公室日常文件管理办法

##一、总则

为规范办公室日常文件管理，提高工作效率，确保文件安全，特制定本办法。本办法适用于公司所有部门及员工的日常文件处理、归档、保管和利用等环节。

###（一）文件管理原则

1.**统一管理**：所有文件由综合管理部统一管理，各部门负责本部门文件的产生、收集和初步整理。

2.**分类清晰**：文件按照类别、性质、保管期限等进行分类，便于查找和使用。

3.**安全保密**：涉及公司机密或重要信息的文件，需采取相应保密措施。

4.**定期清理**：定期对过期或无保存价值的文件进行清理和销毁。

###（二）文件管理职责

1.**综合管理部**：

-负责制定和修订文件管理办法。

-负责文件的统一归档、保管和借阅管理。

-负责文件销毁的审批和监督。

2.**各部门**：

-负责本部门文件的产生、收集和初步整理。

-负责本部门文件的安全管理。

-负责定期向综合管理部移交需要归档的文件。

##二、文件分类与编号

###（一）文件分类

1.**行政文件**：包括公司规章制度、会议纪要、通知公告等。

2.**业务文件**：包括客户资料、合同协议、项目报告等。

3.**财务文件**：包括发票、报销单、财务报表等。

4.**人力资源文件**：包括员工档案、培训记录、绩效考核等。

5.**其他文件**：包括各类报表、图表、照片等。

###（二）文件编号规则

1.**编号格式**：文件编号采用部门代码-年份-流水号的格式，例如：行政2023-001。

2.**部门代码**：各部门代码如下：

-行政部：AD

-业务部：BS

-财务部：CZ

-人力资源部：RHL

3.**流水号**：每年从001开始，按顺序编号。

##三、文件处理流程

###（一）文件产生

1.**需求提出**：各部门根据工作需要提出文件制作需求。

2.**审核批准**：综合管理部对文件制作需求进行审核，并报主管领导批准。

3.**文件制作**：由专人负责文件制作，确保内容准确、格式规范。

###（二）文件收发

1.**内部文件**：

-使用内部文件传递单进行传递。

-传递人需在传递单上签字确认。

2.**外部文件**：

-通过邮寄、快递或电子方式发送。

-重要文件需附有文件清单，并做好签收记录。

###（三）文件归档

1.**归档范围**：所有需要归档的文件必须按照分类和编号规则进行编号。

2.**归档时间**：文件完成后或使用完毕后，应在规定时间内移交综合管理部归档。

3.**归档方式**：

-重要文件采用纸质归档和电子备份的方式。

-一般文件采用纸质归档。

##四、文件保管与保密

###（一）文件保管

1.**纸质文件**：

-存放在带锁的文件柜中。

-定期检查文件柜的锁具是否完好。

2.**电子文件**：

-存放在加密的文件夹中。

-定期备份重要文件。

###（二）文件保密

1.**机密文件**：

-标注机密字样，并采取特殊保管措施。

-传阅范围严格限制在授权人员。

2.**保密责任**：

-涉及机密文件的员工需签订保密协议。

-泄露机密文件者将承担相应责任。

##五、文件销毁

###（一）销毁范围

1.过期文件：根据文件保管期限，定期清理过期文件。

2.无保存价值的文件：经审批后销毁。

3.机密文件：销毁时需采取特殊措施，确保信息无法恢复。

###（二）销毁流程

1.**申请销毁**：各部门填写文件销毁申请表，报综合管理部审批。

2.**审批**：综合管理部对销毁申请进行审核，并报主管领导批准。

3.**销毁实施**：

-纸质文件采用碎纸机销毁。

-电子文件采用专业软件进行数据擦除。

4.**记录**：销毁时需有两人在场，并在销毁记录上签字确认。

##六、监督与改进

###（一）监督

1.**定期检查**：综合管理部定期对各部门文件管理情况进行检查。

2.**问题整改**：对检查中发现的问题，要求相关部门及时整改。

###（二）改进

1.**意见收集**：定期收集各部门对文件管理工作的意见和建议。

2.**制度完善**：根据实际情况和意见反馈，不断完善文件管理办法。

##七、附则

1.本办法由综合管理部负责解释。

2.本办法自发布之日起施行。

3.本办法将根据公司发展需要进行修订。

##二、文件分类与编号（续）

###（二）文件编号规则（续）

4.**年份标识**：文件编号中的年份采用四位阿拉伯数字，代表文件产生的年份。例如，2023年产生的文件，编号中应包含2023。

5.**流水号规则**：

-每个部门每年的流水号从001开始，按顺序递增。