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采购合同管理运营规程

一、总则

采购合同管理运营规程旨在规范企业采购合同的签订、履行、变更、终止及归档等全流程操作，确保采购活动的合规性、高效性和风险可控性。本规程适用于企业所有涉及物资、服务、技术等采购行为的合同管理工作。

二、合同签订管理

（一）合同准备

1.确定采购需求：明确采购目的、标的、数量、质量标准及预算。

2.供应商筛选：通过招标、比选或直接采购方式确定合格供应商。

3.合同草案编制：依据采购需求及市场行情，编制合同初稿，包含以下核心条款：

(1)采购双方信息；

(2)采购标的及规格；

(3)价格及支付方式；

(4)交付时间及地点；

(5)质量验收标准。

（二）合同审核

1.内部审核：采购部门会同财务、技术等部门对合同条款进行逐项审核，确保无遗漏或歧义。

2.外部审核（如需）：涉及金额较大或专业性强的合同，可委托第三方机构进行合规性评估。

（三）合同签署

1.签署前确认：核对合同双方授权人员资质及签署权限。

2.签署方式：采用电子签名或纸质签名，并加盖企业印章。

3.签署后归档：合同原件及电子版统一存档于档案管理系统。

三、合同履行监控

（一）进度管理

1.设定关键节点：根据合同条款划分交付阶段，明确各阶段时间节点。

2.定期跟踪：采购部门每月召开履约会议，核对实际进度与计划偏差。

3.异常处理：如遇延期或质量问题，及时与供应商协商解决方案，并形成书面记录。

（二）质量验收

1.验收标准：依据合同约定的技术参数及行业规范执行。

2.验收流程：

(1)到货后48小时内通知供应商配合验收；

(2)组织技术部门进行抽样检测；

(3)验收合格后签署确认单，不合格部分需在3日内提出整改要求。

（三）付款管理

1.付款节点：按合同约定分阶段支付，每期付款前需提交履约证明。

2.风险控制：财务部门核对发票、验收单及合同条款无误后方可支付。

3.异常处理：若供应商未按时提交单据，可延迟付款并书面催告。

四、合同变更与终止

（一）变更流程

1.变更申请：采购部门提交书面变更申请，说明变更原因及影响。

2.协商确认：与供应商就变更条款达成一致，并签署补充协议。

3.文件更新：将补充协议归档并更新合同管理系统中的电子版。

（二）终止情形

1.合同解除条件触发：如供应商严重违约或市场环境发生重大变化。

2.终止程序：

(1)书面通知对方终止合同；

(2)清理未完成交付及款项；

(3)评估合同解除带来的经济损失并记录存档。

五、合同归档管理

（一）归档范围

1.合同正本及附件；

2.验收单、付款凭证、变更记录等支撑文件。

（二）存储要求

1.纸质文件：存放在恒温恒湿的档案室，定期检查保存状况。

2.电子文件：采用加密存储，指定专人负责备份及权限管理。

（三）查阅权限

1.仅授权人员可接触合同文件；

2.查阅需登记用途及时间，重要合同需经部门主管批准。

六、附则

（一）本规程由企业采购部负责解释及修订。

（二）各子公司可参照本规程制定本地化操作细则。

（三）实施日期：自发布之日起生效。

一、总则

采购合同管理运营规程旨在规范企业采购合同的签订、履行、变更、终止及归档等全流程操作，确保采购活动的合规性、高效性和风险可控性。本规程适用于企业所有涉及物资、服务、技术等采购行为的合同管理工作。其核心目标是明确各环节职责，优化操作流程，降低潜在风险，提升采购效率，保障企业利益。同时，本规程强调合同管理的系统性，要求各部门协同配合，形成完整的管理闭环。

二、合同签订管理

（一）合同准备

1.确定采购需求：采购部门需与业务部门紧密沟通，准确把握采购目的、标的、数量、质量标准及预算。需求文档应包含详细的技术参数、使用场景及交付周期等关键信息，确保采购标的的明确性和可行性。

2.供应商筛选：根据采购标的的性质，选择合适的供应商选择方式。如采购标的金额较大或技术要求复杂，可采取公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式；对于通用性较强的采购标的，可采用比选或直接采购方式。供应商筛选过程应遵循公平、公正、公开的原则，综合评估供应商的资质、业绩、技术能力、服务口碑等因素，确保选取的供应商能够满足采购需求。

3.合同草案编制：依据采购需求及市场行情，采购部门负责编制合同初稿。合同初稿应包含以下核心条款，并力求条款清晰、准确、完整：

(1)采购双方信息：明确采购方和供应商的名称、地址、联系人及联系方式等信息，确保双方信息准确无误。

(2)采购标的及规格：详细描述采购标的的名称、型号、规格、技术参数、质量标准等，避免歧义。必要时，可附上技术图纸或样品作为附件。

(3)价格及支付方式：明确采购标的的单价、总价、支付方式（如预付款、分期付款、验收后付款等）、支付时间及支付账户等信息。

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