营销活动现场执行清单模板.docVIP

营销活动现场执行清单模板

一、适用范围与价值

本模板适用于各类营销活动现场执行场景，包括但不限于新品发布会、品牌推广活动、促销路演、行业展会、客户答会等。通过结构化清单梳理全流程任务，明确责任分工与时间节点，帮助团队规避执行漏洞，保证活动从筹备到复盘各环节有序推进，提升活动落地效率与效果，实现营销目标。

二、全流程执行步骤详解

（一）前期筹备阶段（活动前15-30天）

核心目标：明确活动方向，完成资源协调与方案细化，为现场执行奠定基础。

目标与方案确认

组织总、经理及核心执行团队召开启动会，明确活动核心目标（如品牌曝光量、线索收集量、产品销量等）、目标人群及关键绩效指标（KPI）。

确定活动主题、形式、时间、地点及大致流程，输出《活动策划方案》（含预算分配、传播计划等），经*总审批后定稿。

资源与分工协调

根据方案对接内部资源：市场部负责物料设计、媒体邀请；销售部负责客户邀约、产品陈列；技术部负责设备调试、网络保障等。

对接外部供应商：搭建商、物料制作商、主持人、摄影摄像团队等，签订服务协议，明确交付标准与时间节点。

制定《人员分工表》，明确各模块负责人（如签到组、流程组、应急组、后勤组）及具体职责，保证“事事有人管，责任可追溯”。

物料与场地准备

物料清单梳理与制作：根据活动流程列出所需物料（如背景板、易拉宝、宣传册、礼品、签到物料、指示牌等），明确设计要求、数量及制作周期，安排专人跟进进度，活动前3天完成所有物料验收。

场地确认与规划：提前与场地方确认活动当天的使用时间、区域划分（签到区、展示区、主舞台、休息区等）、水电接口、消防通道等，绘制《场地布局图》，标注各功能区位置及物料摆放要求。

客户与嘉宾邀约

市场部根据目标人群名单，通过电话、邮件、短信等方式发送活动邀请，明确活动时间、地点、流程及着装要求（如有）。

活动前3天完成嘉宾/客户名单统计，确认出席人数，安排专人负责当天接待工作（如签到引导、座位安排等）。

（二）现场搭建与彩排阶段（活动前1天）

核心目标：完成场地布置与设备调试，通过彩排排查流程漏洞，保证活动当天顺利启动。

场地搭建与布置

搭建团队按《场地布局图》进场施工，背景板、舞台、灯光、音响等设施需在活动前6小时完成搭建。

执行团队现场监督搭建质量，保证物料（如品牌LOGO、主题海报）安装牢固、位置准确，指示牌清晰摆放，引导路线顺畅。

设备调试与测试

技术组负责音响、麦克风、投影仪、LED屏、灯光等设备的调试，测试音量、画面清晰度、网络稳定性（如需直播或线上互动）。

检查签到系统（如扫码签到、电子签到表）、抽奖系统、互动设备（如摇一摇、投票器）等功能是否正常，提前准备备用设备（如备用麦克风、充电宝）。

全流程彩排

组织主持人、演讲嘉宾、执行人员按活动流程进行完整彩排（含开场、领导致辞、产品讲解、互动环节、抽奖、闭幕等），重点把控各环节衔接时间（如演讲时长、互动环节时长）。

彩排过程中记录问题（如话筒杂音、PPT播放卡顿、流程衔接不畅），及时调整并再次测试，保证活动流程顺畅。

（三）活动执行阶段（活动当天）

核心目标：按计划推进活动流程，保障现场秩序与体验，达成活动目标。

签到与入场环节（活动开始前2小时）

签到组提前1小时到场，布置签到区（摆放签到台、指示牌、物料架），调试签到设备（如扫码枪、平板电脑）。

嘉宾/客户到场时，签到组核对邀请信息，引导签到（如发放胸牌、资料袋、礼品），指引至休息区或会场就座，同步更新实时签到名单。

开场与流程推进（活动正式开始）

主持人开场前10分钟提醒嘉宾就座，播放暖场视频/音乐；活动开始后，按流程串场，介绍活动主题、到场嘉宾及流程。

演讲嘉宾上台前，技术组再次确认PPT、麦克风等设备正常，场务组引导嘉宾上台，控制演讲时长（提前设置提醒信号）。

互动环节（如问答、抽奖、体验活动）由专人负责：

抽奖环节：提前导入抽奖名单，保证规则清晰（如中奖条件、奖品发放方式），现场公布中奖结果并引导领奖。

体验区：安排产品讲解员演示产品功能，引导客户体验，收集客户反馈。

现场管理与应急处理

后勤组负责现场秩序维护、茶水供应、环境卫生，及时处理突发情况（如嘉宾迟到、设备故障、人员拥挤）。

应急组全程待命，携带应急包（含常用药品、备用设备、胶带、剪刀等），针对可能的风险（如停电、天气突变、嘉宾突发不适）启动预案：

停电：立即联系场地方启动备用电源，同时安抚现场观众，主持人引导互动避免冷场。

天气突变（如户外活动遇雨）：提前准备雨棚、雨伞，引导嘉宾至避雨区域，调整活动流程（如缩短户外环节）。

媒体与传播跟进

安排专人负责现场摄影摄像，记录活动精彩瞬间（如嘉宾演讲、客户互动、颁奖环节），活动结束后2小时内整理素材并传播至官方渠道（如公众号、视频号）。

实时监测社交媒体动态，回应网友提问，引导话题传播（