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企业财务管理内控制度与通用工具模板

一、总则

（一）制度目的

为规范企业财务收支行为，强化内部风险防控，保障资产安全与完整，提高财务信息质量，保证经营活动符合国家财经法规及企业战略目标，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）的财务收支、预算管理、资产管理、费用报销等经济业务活动，全体员工须严格遵守。

（三）基本原则

合规性：遵循《会计法》《企业会计准则》等国家法律法规；

全面性：覆盖财务活动全流程，实现“事前预防、事中控制、事后监督”；

重要性：对高风险业务（如大额资金支付、重大资产购置）实施重点管控；

制衡性：明确岗位职责分离，形成相互制约机制。

二、组织架构与职责分工

（一）财务部门

财务部门作为财务内控的牵头执行部门，主要职责包括：

预算编制、执行监控及分析；

日常会计核算、财务报表编制；

资金收付、费用报销审核；

资产台账管理、定期盘点；

配合内部审计与整改落实。

财务经理负责统筹财务内控工作，会计主管负责具体业务审核，出纳负责资金收付，资产管理员负责资产登记与盘点。

（二）业务部门

业务部门作为财务活动的发起与执行主体，主要职责包括：

根据业务需求编制预算草案；

提交合规的业务申请（如采购申请、费用报销单）；

配合资产验收、保管与盘点；

对提交业务的真实性、合理性负责。

部门负责人对本部门财务活动的合规性负总责，业务经办人对具体业务资料的真实性、完整性负责。

（三）审计部门

审计部门负责对财务内控的执行情况进行独立监督，主要职责包括：

定期开展财务内控专项审计；

出具审计报告，提出整改建议；

跟踪整改落实情况，评估内控有效性。

审计经理牵头组织审计工作，审计专员负责具体审计实施。

（四）管理层

管理层负责审批重大财务事项（如年度预算、大额资金支付），审议内控审计报告，推动内控制度修订与完善。总经理对财务内控的建立健全负最终责任。

三、核心业务流程控制

（一）预算管理流程

预算编制（年度/季度）

步骤1：需求申报

各业务部门于每年10月底前，根据下年度经营目标，编制《部门预算申报表》（详见模板一），经部门负责人签字后提交财务部门。

步骤2：审核汇总

财务部门对各部门预算申报表进行合理性审核（如历史数据对比、业务必要性核查），汇总形成企业总预算草案，提交总经理办公会审议。

步骤3：审批下达

总预算草案经董事会（或决策机构）审批通过后，由财务部门分解下达至各部门，作为年度财务收支控制依据。

预算执行与监控

各部门在预算范围内开展业务，超预算支出需提交《预算调整申请表》，说明调整原因及金额，经部门负责人、财务经理、总经理审批后方可执行。

财务部门每月编制《预算执行情况表》，对比实际收支与预算金额，对偏差率超过10%的项目进行预警，并分析原因向管理层汇报。

预算分析与考核

年度终了后30日内，财务部门组织各部门编制年度预算执行报告，开展差异分析，评估预算完成情况。

预算考核结果与部门绩效挂钩，对超支严重且无合理说明的部门，扣减相应绩效分数。

（二）费用报销流程

费用发生与单据提交

员工因公发生费用时，需取得合法合规的原始凭证（如税务发票、财政票据），在费用发生后15个工作日内填写《费用报销单》（详见模板二），注明费用类型（办公费、差旅费等）、金额、事由及附件张数，经部门负责人初步审核签字。

财务部门审核

财务部门对报销单据的完整性、合规性进行审核：

原始凭证是否真实、有效（如发票抬头、税号是否正确，有无盖章）；

费用是否符合企业报销标准（如差旅费住宿标准、交通补贴标准）；

报销金额与附件是否一致，审批手续是否齐全。

对不符合规定的单据，退回经办人补充或更正；对符合规定的，由会计主管签字确认。

资金支付与账务处理

出纳根据审核通过的《费用报销单》，通过银行转账或现金方式支付报销款项，同时在《资金支付台账》中登记支付信息。

会计人员根据原始凭证及报销单，及时进行账务处理，保证账实、账证、账账相符。

（三）采购与付款流程

需求提报与审批

业务部门根据生产经营需要，填写《采购申请单》（详见模板三），注明物资名称、规格、数量、预算金额、用途及供应商推荐信息，经部门负责人审核后，按金额分级审批：

金额≤5万元：由采购经理审批；

5万元＜金额≤20万元：由财务经理、分管副总审批；

金额＞20万元：由总经理审批。

供应商选择与合同签订

采购部门根据审批通过的《采购申请单》，通过公开招标、询价比价等方式确定供应商，保证“质优价廉”。

重大采购项目（金额＞10万元）需签订书面采购合同，合同条款由法务部门（或指定法务人员）审核，经总经理签批后生效。

验收入库与付款申请

物资到达后，由仓库部门、业务部门共同验收，填写《验收单》，注明实收数量、质量情况，并由仓库管理员、业务经办人签字确认。

采购部门根据《采购申请单