跨公司会议议程与决议记录表模板.docVIP

跨公司会议议程与决议记录表模板

一、适用场景：多主体协作的高效沟通工具

本模板适用于需要多方主体共同参与、明确责任与目标的跨公司会议场景，包括但不限于：

联合项目启动会：如两家企业合作开发新产品，需明确项目目标、分工节点及资源投入；

业务对接协调会：如供应链上下游企业对接生产计划、交付标准，解决流程卡点；

战略合作伙伴季度复盘会：回顾合作成果，分析问题，规划下一阶段重点方向；

跨公司问题解决专项会：如客户投诉联合处理、技术故障协同排查等紧急事项决策。

二、操作流程：从筹备到落地的全步骤指南

（一）会前筹备：明确目标与准备基础

确定会议核心目标

与各参会公司沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“明确Q3产品联合推广方案”“解决A供应商交付延迟问题”），避免议题发散。

列出关键议题清单，按优先级排序（如紧急事项重要事项常规事项）。

协调参会方与议程拟定

确认各公司参会人员（建议每个公司1-3名核心决策人或执行负责人），记录其姓名、职务、联系方式（模板中用“”代替，如“公司A-市场部-经理”）。

拟定详细议程，包含每个议题的讨论内容、汇报人、预计时长（示例：14:00-14:30上周活动数据汇报-公司B-数据部-*主管）。

会前信息同步

提前3-5个工作日发送会议通知（含议程、时间、地点/、参会人员名单），并附上相关背景材料（如项目进度表、问题数据报告）。

提醒参会人员提前准备议题材料，保证会议高效推进。

（二）会中执行：聚焦讨论与精准记录

开场与目标重申

主持人（建议由主办方或核心牵头方担任）开场，明确会议目标、议程及时长规则（如每个议题发言不超过10分钟）。

各参会公司简要确认人员参会情况，保证关键决策人到会。

议题讨论与记录要点

按议程逐项讨论，记录人需同步记录：

讨论内容：各公司核心观点、分歧点、共识（如“公司A建议增加线上推广预算，公司B同意，但需控制在5万元以内”）；

关键数据：涉及的具体数字、时间节点（如“交付延迟需在7月15日前解决，逾期每天扣款1%”）；

待决事项：未达成一致的议题，标注“需进一步协商”。

决议形成与确认

对每个议题的结论进行梳理，形成清晰、可执行的决议，包含：

决议事项：具体要做什么（如“联合推出‘暑期促销’活动”）；

责任主体：明确由哪家公司/哪个人负责（如“公司A-市场部-*经理负责活动方案初稿”）；

完成时限：明确截止时间（如“7月10日前提交方案”）；

所需资源：需其他公司配合的支持（如“公司B提供产品库存数据”）。

决议需经所有参会公司现场确认，无异议后签字（或线上确认）存档。

（三）会后跟进：闭环管理保证落地

会议记录整理与分发

会后24小时内整理会议记录，包含：会议基本信息、议程讨论摘要、决议清单（按议题编号排序）、后续跟进计划。

将记录发送至所有参会人员，标注“如有异议请在2个工作日内反馈”，无异议后确认最终版本。

任务分解与进度跟踪

根据决议清单，将任务拆解为具体动作（如“活动方案初稿”拆解为“竞品分析、方案框架撰写、预算编制”），明确每个动作的负责人、起止时间。

建立进度跟踪表（可使用Excel或项目管理工具），每周/每两周更新任务状态（如“进行中”“已完成”“需支持”），对逾期任务及时预警。

复盘与迭代

在下次会议中回顾决议执行情况，分析未完成任务的原因（如资源不足、流程卡点），并调整后续计划，形成“决策-执行-复盘”的闭环。

三、模板结构：标准化会议记录框架

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“项目联合启动会”或“Q3业务对接协调会”

会议时间

例：2023年7月5日14:00-16:30

会议地点/

例：公司A会议室3楼/腾讯会议ID：123-456-789

参会公司及人员

公司A：市场部-经理、技术部-主管；公司B：销售部-总监、运营部-专员

主持人

例：公司A-项目经理-*总监

记录人

例：公司A-行政部-*助理

会议目标

例：明确项目分工、确定Q3关键节点、解决资源协调问题

（二）议程详情与讨论记录表

议题序号

议题名称

讨论内容摘要

汇报人

预计时长

实际时长

决议/待决事项（详见“决议记录表”）

1

项目目标与范围确认

公司A：目标为Q3上线产品核心功能；公司B：需增加用户画像模块，预计延长1周

公司A-产品部-*经理

30分钟

35分钟

决议1：增加用户画像模块，Q3延期至8月底

2

资源投入分配

公司A：负责技术开发，投入3名工程师；公司B：负责市场推广，预算10万元

公司B-市场部-*总监

20分钟

20分钟

决议2：市场推广预算10万元，由公司B负责7月15日前提交方案

3

交付时间节点

原计划7月15日交付测试，公司B需补充数据支持

公司A-技术部-*主管

20分钟

15分钟

待决：数据支持时间需公司B确认，下次会议前反馈

（三