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企业合同管理标准化模板及使用说明

一、企业合同管理标准化模板：应用场景与价值定位

（一）适用范围

本标准化模板适用于各类企业（含有限责任公司、股份有限公司、合伙企业等）在经营管理过程中涉及的所有合同类型，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议、技术开发合同、租赁合同等。特别适合需规范合同全生命周期管理、降低法律风险、提升审批效率的企业，尤其适用于合同数量较多、跨部门协作频繁的中大型企业。

（二）核心价值

通过标准化模板与流程管理，可实现以下目标：

规范合同要素：统一合同核心条款（如主体信息、权利义务、违约责任等），避免条款遗漏或表述歧义；

控制法律风险：嵌入风险防范条款（如管辖约定、争议解决、知识产权保护等），减少合同纠纷；

提升管理效率：标准化审批流程与模板填写，缩短合同起草与审批周期，跨部门协作更顺畅；

便于数据追溯：通过合同编号、归档管理等实现合同全流程可追溯，支持后续审计与统计分析。

二、企业合同管理标准化操作全流程详解

（一）合同起草阶段：精准匹配需求与模板

明确合同类型与需求

业务部门根据合作内容（如采购商品、提供服务、技术合作等），确定合同类型（参考《合同类型分类表》）；

梳理核心需求：合作双方主体、标的物/服务内容、数量质量、价款及支付方式、履行期限、违约责任等关键信息，形成《合同需求清单》（附件1）。

选择标准化模板

从企业《合同模板库》中匹配对应类型模板（如“采购合同模板”“服务合同模板”），若无完全匹配模板，可在基础模板上补充特殊条款，但需经法务部门审核；

禁止直接使用非企业自制模板或对方提供的模板，除非经法务部门全面修订并审批通过。

填写合同内容

按照《合同模板填写指引》（附件2）逐项填写，重点标注“*”为必填项（如合同编号、双方主体信息、金额、履行期限等）；

涉及金额、数量等数字信息需同时填写大小写，避免篡改；履行期限需明确具体日期（如“2024年12月31日前”）而非模糊表述（如“年底前”）。

内部初步审核

起草部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，关键信息（如价格、规格、交付标准）是否准确无误；

财务部门审核付款方式、税费承担、发票开具等条款是否符合财务制度；

法务部门审核条款合法性、合规性及风险点（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院等）。

（二）合同审批阶段：多节点把控风险与合规

发起审批流程

通过企业OA或合同管理系统发起审批，《合同审批流程表》（附件3），依次提交至相关部门负责人、分管领导、总经理（或按权限分级审批）。

审批节点与职责

业务部门负责人：审核合同内容与业务匹配性，确认合作必要性；

财务部门负责人：审核财务条款（付款条件、资金安全、税务处理等）；

法务部门负责人：审核法律风险、条款完整性、争议解决方式等；

分管领导/总经理：审批合同金额是否在权限内，评估合作整体风险。

审批意见处理

审批人需在《合同审批流程表》中明确填写“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体意见；

若“修改后同意”，起草部门需根据意见修订合同，重新提交审批直至全部环节通过；

审批环节原则上不超过3个工作日，紧急合同可启动“绿色审批通道”，但需事后补签审批记录。

（三）合同签署阶段：规范形式与效力确认

签署主体资格核查

签署前需核实对方当事人身份：企业需提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明（若非法人签署需提供授权委托书及受托人身份证明）；自然人需提供身份证原件及复印件；

核查对方经营范围是否包含合同标的，避免超越经营范围导致合同无效。

签署方式与顺序

纸质合同：先由我方加盖公章或合同专用章，再交由对方签署；若需双方同时签署，应安排双方代表在场共同签署；

电子合同：通过符合《电子签名法》的第三方电子签约平台签署，保证签署人身份真实、合同内容不可篡改，保存电子签约日志及证书。

印章管理规范

合同签署必须使用企业公章或合同专用章（禁止使用部门章或财务章），印章需由专人保管（如行政部或法务部），用印前需在《用印登记表》中记录合同编号、用印份数、用印人等信息；

合同一式多份（如正本1份、副本3份），双方各执正本，副本由我方行政部、业务部门、财务部门分别存档，份数需在《用印登记表》中注明。

（四）合同履行阶段：动态跟踪与风险预警

履行台账管理

业务部门建立《合同履行跟踪表》（附件4），记录合同履行进度（如预付款支付、货物交付、服务验收、尾款结算等关键节点），明确各节点负责人及计划时间；

履行过程中若遇对方违约（如延迟交付、质量不达标）或不可抗力（如自然灾害、政策变更），需在24小时内书面通知法务部门及分管领导，启动《合同纠纷处理预案》（附件5）。

验收与结算

合同标的物/服务交付后，由业务部门联合质检部门（如涉及货物）、使用部门共同验收，填写《验收确认单》（附件6）