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企业内部控制流程及管理模板

一、适用范围与应用场景

二、标准化操作流程详解

以“费用报销内部控制流程”为例，分步骤说明

步骤1：报销申请发起

操作说明：员工*因业务需要发生费用时，需在费用发生后5个工作日内，通过企业OA系统或线下填写《费用报销申请单》，注明报销类型（如差旅费、办公费、业务招待费等）、费用发生日期、金额、事由及关联项目编号，并粘贴原始凭证（如发票、行程单、消费清单等）。

责任岗位：报销人（员工）、部门负责人（）

操作要点：原始凭证需真实、合法、有效，抬头为企业全称，内容与报销事由一致；电子发票需PDF原件，避免重复报销。

输出成果：《费用报销申请单》及附件材料。

步骤2：部门初审

操作说明：部门负责人*收到报销申请后，2个工作日内完成初审，重点审核费用发生的真实性、合理性及是否符合部门预算。对通过初审的申请，在系统中确认“同意”并提交至财务部门；对不合规的申请，注明原因退回报销人修改。

责任岗位：部门负责人（*）

操作要点：需核对费用明细与实际业务是否匹配（如差旅费需核对出差地点、天数、交通工具是否符合企业标准）；超预算费用需提前提交《预算外费用申请表》并说明原因。

输出成果：部门审核意见（通过/驳回）。

步骤3：财务复核

操作说明：财务专员收到报销申请后，3个工作日内完成复核，审核内容包括：原始凭证合规性（发票真伪、抬头、税号等）、金额计算准确性、审批流程完整性（是否经部门负责人初审）、费用归属科目是否正确。复核通过后，提交至财务经理审批；对不合规事项，注明具体问题（如发票日期与出差日期不符）并退回。

责任岗位：财务专员（）、财务经理（）

操作要点：通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”验证发票真伪；对大额费用（如单笔超过5000元）需附业务说明或合同复印件。

输出成果：财务复核意见（通过/驳回）、复核记录台账。

步骤4：权限审批

操作说明：根据费用金额分级审批——

金额≤5000元：由财务经理*审批；

5000元＜金额≤20000元：由财务经理审核后，提交分管副总审批；

金额＞20000元：需经分管副总、总经理双签审批。

审批人在系统中确认“同意”后，《费用报销审批表》，流转至出纳岗位。

责任岗位：财务经理（）、分管副总（）、总经理（*）

操作要点：审批人需对费用的必要性、合规性负最终责任，不得“先审批后补材料”。

输出成果：完整的《费用报销审批表》。

步骤5：出纳付款

操作说明：出纳收到审批通过的报销材料后，1个工作日内完成付款，通过银行转账至员工指定账户（或现金支付，需员工签收）。付款后，在系统中标记“已支付”，并将《付款申请单》与审批材料一并归档。

责任岗位：出纳（*）

操作要点：核对收款账户信息与报销人信息一致；现金支付需当面清点金额，要求员工签收《现金付款凭单》。

输出成果：付款凭证、《现金付款凭单》（如适用）。

步骤6：会计记账与档案归档

操作说明：会计收到出纳传递的付款凭证后，2个工作日内根据审批单据编制记账凭证，录入财务系统，保证费用科目、金额与审批表一致。每月末，将报销单据（含申请单、审批表、原始凭证）按类别整理，移交档案管理员归档，保存期限不少于5年。

责任岗位：会计（）、档案管理员（）

操作要点：记账凭证需附原始凭证清单，注明单据数量及金额；归档材料需按时间顺序编号，建立《档案管理台账》。

输出成果：会计凭证、报销档案、《档案管理台账》。

三、配套模板表格清单

1.费用报销申请单

字段名称

填写说明

报销人姓名

员工工号+姓名（如：Z001-）

所属部门

如：销售部、行政部

报销日期

提交申请的日期（YYYY-MM-DD）

费用类型

□办公费□差旅费□业务招待费□交通费□其他（请注明）

费用发生期间

如：2024-03-01至2024-03-05

费用明细

分项填写（如：交通费：200元；住宿费：800元），注明事由及对应发票号码

附件清单

发票X张、行程单X张、其他材料X张

申请人签字

_______________日期：_________

2.费用报销审批表

审核环节

审核人

审核意见

签字

日期

部门初审

*

□同意□驳回（说明：_________）

__________

________

财务复核

*

□同意□驳回（说明：_________）

__________

________

财务经理审批

*

□同意□驳回（说明：_________）

__________

________

分管副总审批

*

□同意□驳回（说明：_________）

__________

________

总经理审批

*

□同意□驳回（说明：_________）

__________

________

3.费用明细汇总表（月度）

部门

费用类型

1月金额（元）

2月金额（元）