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行政事务处理流程规范手册

一、手册说明

本手册旨在规范企业内部行政事务的处理标准，明确各环节职责分工，提升行政工作效率，保证事务处理有序、合规。适用于公司各部门及全体员工在办公物资管理、会议组织、文件流转、后勤支持等行政场景中的操作。

二、适用事务类型

本手册涵盖以下常见行政事务场景，各部门可根据实际需求参考对应流程：

日常办公管理：包括办公文具、设备耗材申领与领用，办公区域报修等。

会议组织协调：包括会议室预订、会议材料准备、设备调试、会后整理等。

文件资料流转：包括内部通知、请示报告、制度文件等的起草、审核、分发与归档。

后勤服务支持：包括固定资产申领、访客接待、车辆使用申请等。

三、标准化操作流程

（一）通用处理流程框架

行政事务处理遵循“申请-初审-审核-审批-执行-反馈-归档”的基本具体环节可根据事务复杂程度调整：

环节

责任主体

核心操作说明

申请发起

事务申请人

填写对应流程模板，明确事由、需求、时间等关键信息，提交至部门负责人初审。

部门初审

申请人直属部门负责人

核查申请内容与部门工作计划的匹配度、需求的合理性，签署意见后转交行政部。

跨部门协审（如需）

相关职能部门

涉及多部门协调的事务（如大型会议、跨部门设备使用），需由相关部门确认可行性并会签。

领导审批

分管/公司级领导

根据事务重要性（如金额、影响范围）进行审批，重大事项需提交总经理审批。

执行实施

行政部/指定执行人

按审批结果落实事务，如采购物资、布置会议室、分发文件等，保证执行到位。

结果反馈

执行人→申请人

事务完成后，向申请人反馈结果（如物资领用时间、会议召开情况），确认满意度。

归档留存

行政部

将申请单、审批记录、执行结果等资料整理归档，保存期限不少于2年。

（二）分场景操作细则

1.办公物资申领与领用

适用场景：部门或员工需新增/领用办公文具、电子耗材（如A4纸、签字笔、U盘等）。

操作步骤：

Step1：申请人登录OA系统，填写《办公物资申领表》，注明物资名称、规格、数量、用途及预计领用时间。

Step2：部门负责人登录OA系统审核，确认申领物资的必要性及部门预算匹配度。

Step3：行政部汇总各部门申领需求，核对库存，若库存不足启动采购流程（采购需比价并报行政负责人审批）。

Step4：物资到货后，行政部通知申请人领用，双方核对物资数量与规格无误后在《办公物资领用登记表》签字确认。

Step5：行政部每月更新库存台账，对低频耗动物资每季度盘点一次。

2.会议室使用申请

适用场景：部门需使用公司会议室召开内部会议、接待客户或组织培训。

操作步骤：

Step1：申请人提前1个工作日通过“会议室预订系统”提交申请，填写会议室名称、使用时间、参会人数、会议主题及设备需求（如投影仪、麦克风）。

Step2：部门负责人审核会议内容与部门工作的关联性。

Step3：行政部核查会议室availability，若遇冲突需协调申请人调整时间或更换会议室。

Step4：使用前1小时，申请人至行政部领取会议室钥匙（或通过智能门禁系统扫码），检查设备是否正常运行。

Step5：会议结束后，申请人清理会场、关闭设备，归还钥匙至行政部，并在《会议室使用反馈表》中填写设备使用情况。

3.文件内部流转

适用场景：需发布内部通知、提交请示报告或分发制度文件等。

操作步骤：

Step1：文件起草人完成文件内容，保证文字准确、格式规范（标题、文号、主送/抄送部门等）。

Step2：部门负责人审核文件内容与部门职责的一致性，签署“同意”或“修改后重报”意见。

Step3：涉及多部门职责的文件，需发送至相关部门会签，确认无异议后返回起草人。

Step4：文件起草人将最终版文件提交至行政部，由行政部统一编号、排版并加盖公章。

Step5：行政部通过OA系统或纸质文件分发至主送部门，抄送相关部门，并在《文件分发记录表》中登记分发时间、份数及签收人。

4.差旅审批

适用场景：员工因公出差需预订交通、住宿及申请出差补贴。

操作步骤：

Step1：员工提前3个工作日填写《差旅审批单》，注明出差事由、时间、地点、交通方式及预算明细。

Step2：部门负责人审核出差必要性及出差安排与工作计划的匹配度。

Step3：行政部核查出差地点的交通住宿标准，保证预算合规。

Step4：审批通过后，员工凭审批单至行政部预订机票/车票、酒店（或自行预订后凭票报销）。

Step5：出差结束后5个工作日内，员工提交差旅报销单（附发票、行程单等凭证），经财务部审核无误后发放补贴。

四、常用流程模板

模板1：办公物资申领表

申领部门

申领人

申领日期

物资名称

规格型号

单位

例：A4纸

A4/80g

包

例：签字笔

0.5mm黑色

支

部门负责人签字

行政部