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2025年小区物业服务中心信息管理规定格式怎样的

第1篇小区物业服务中心信息管理规定格式怎样的

物业管理公司佛山分公司管理制度--物业服务中心信息管理规定

一、目的加强服务中心信息及时上传下达,使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范。

二、适用范围适用于花城物业服务中心。

三、职责3.1部门负责人:负责上报信息的最后审批;

运营平台工作验证、审核。

3.2部门信息员:公司负责部门内部信息运营管理平台推广和对接;

上报公司;

报刊、互联网信息收集;

各类信息传达到各相关人员。

3.3各业务主管/主办(班组长):负责班组内的信息上报信息员;

将公司及服务中心的信息传达到本班组内的所有员工;

运营平台工作完成情况反馈。

3.4每一位员工有义务就本班组发生的各类信息及时主动向主管/主办(班组长)反映。

四、方法与过程控制

4.1总则

4.1.1每位员工均有就服务中心工作及本职工作相关而收集、反馈、发布信息的权利与义务。

4.1.2所有信息均要做到真实、及时、详细。

4.1.3以公司体系文件《信息传递管理程序》为基准,所有对公司、对住户、对外界发布的信息,必须经相应的审批方可发布。

4.1.4物业服务中心自行收集顾客信息:即物业服务中心因各种需要采用书面调查、口头访问、召开顾客座谈会等形式收集到的客户服务信息。

4.1.5以调查表、顾客恳谈会的形式所获取的顾客意见和建议,由客户服务部协调落实并回复顾客。

4.1.6部门发生(重大)突发事件,控制中心需一小时内电话报送物业服务中心负责人、各职能部门第一联系人,涉及公司员工的突发事件还需电话报送人力资源部;

部门信息员或承办人员需一个工作日内填写事件及现场处理情况,主送部门负责人审核,抄送品质管理部负责人、品质部主管、安委会负责人、总经理办公室负责人及运营主管、公司信息管理员。

4.1.7物业服务中心收到业主对员工的表扬信,报部门负责人审批,由部门负责人确定是否在小区宣传栏和公司网站公布。

交由人事登记并保存复印件,原件交由资料室存档

4.2电子显示屏

4.2.1电子显示屏用于向业主发送日常信息(如天气预报、节日问候等),以及非正式的通知通告。

4.2.2除信息员和中心值班人员外,任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息。

4.2.3由信息申报人领取并填写《电子显示屏信息发布审批表》,之后由该班组负责人修改审核,再交由客户服务负责人审批,即可交中心当值人员发布,发布后统一存档。

4.2.4所发布信息均用首发日期(六位数字)作文件名保存在电脑里,天气预报统一只用一个文件,每日更新内容即可,由中心值班人员定期整理所有文件并于每月5日将上月发布信息电子文档发送资料室存档。

4.2.5中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息,以气象台发布的天气预报信息为准,无需审批,当天十点前撤下天气预报,换上日常信息或电子显示屏。

4.2.6若有重要通知通告急需发布经审批后交中心当值人员发布,可与天气预报一同滚动发布。

4.3小区广播

4.3.1对于突发事件等紧急的通知通告,如果情况紧急,可以在不通知客户服务负责人的情况下播出;

如果情况允许,需取得客户服务负责人的口头同意。

4.3.2小区广播必须在情况解除后及时向住户发出通知,做出相应的解释。

4.4小区宣传栏

4.4.1小区宣传栏用于张贴服务中心向业主发布的通知、通告等,所有内容及版面设计,需经部门负责人审批,盖公章后由当班安全班长统一张贴,以及回收归档。

4.4.2信息员需对每次发布及张贴的通知、通告等,针对张贴的美观度和及时性进行适时抽查,对不符合要求的及时整改并通报情况。

4.4.3其他任何人员未经许可,不得擅自在宣传栏内张贴和撕毁通知、通告。

4.5公司内部网站实时公告公司职能部门发布在内网中的信息,发送的重要邮件,物业服务中心信息员应根据网上所注明的传送级别,分别以邮件、打印、张贴、传阅或是会议等形式传达到部门内相应级别并进行跟踪反馈,直至信息落实到位。

对于完成时间在24小时以内或重大节假日前一天的重要邮件,须口头或电话提醒相关责任人。

如向公司内部网站发布实时公告,由部门信息员直接发布。

4.6公司内部网站网页部门信息员负责对部门内网页面进行修改和维护,