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广东省科技计划项目档案管理现状

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分析及对策建议1

文/王语欣陈恩强黄学文霍明

0引言

视，将其视为服务科技计划项目管理、推动科技创

科技计划项目档案真实记录和反映了科技计划项新的重要环节，并在行动上给予实质性的支持和资

目从申报立项、研究实施到结题验收的各环节工作内容，源投入。另一方面，科技主管部门通过完善组织结

具有专业性、系统性、真实性等特点，不仅是对科技构，确定档案职责分工，部署项目档案工作，将项

计划项目执行和管理情况进行评估的直接依据，更是目档案工作纳入科技业务档案工作的重要建设内容，

科技信息资源的重要组成部分，为科技业务部门提高确保档案工作的方向与整体科技战略相一致。此外，

决策水平、优化项目管理、提升项目质量、推动绩效科技主管部门重视档案工作人员的培养和队伍建设。

考评等方面提供重要支撑。本文以广东省科技计划项在科技档案工作经费中，划拨档案管理员的培训与

目档案管理为研究对象，对其现状进行系统梳理与探讨，学习经费，支持档案管理员的继续教育，提高档案

并提出相关对策建议，以期为加强其规范性、充分发管理员的科技档案管理专业素养和技能水平。

挥其在科技计划项目管理中的支撑作用提供参考借鉴。1.2科技计划项目档案管理制度体系初步建立

建立项目档案管理制度体系是增强科技档案室

1广东省科技计划项目档案管理现状专业管理能力的必要条件。国家档案局先后出台《科

广东省科学技术厅科技档案室（以下简称“科技学技术档案工作条例》《科学技术研究档案管理规定》

档案室”）是集中管理广东省科技计划项目档案（以等规章制度，为科技档案管理机构开展制度体系建设

下简称“项目档案”）的重要机构，承担着整理、保提供指导。科技档案室贯彻国家及省级档案部门的相

管、利用项目档案的重要任务。科技档案室自建成投关规章制度要求，按照广东省科技主管部门制定的项

入使用以来，接收了大批量项目档案，包括科技计划目档案管理制度，建设完成相应的管理办法或细则，

项目的申报书、合同书及验收书等。为保障项目档案涵盖档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。项

的完整性与可靠性，科技档案室对项目文件材料进行目档案管理制度体系的初步建立，实现了对项目档案

系统的加工整理，为项目档案有效管理打下坚实的基的系统化、规范化管理，确保了档案的完整性和安全

础，为科技计划项目的管理提供档案信息支持。性。同时，科技档案室还建立了项目档案借阅和利用

1.1科技计划项目档案管理受重视程度高的规范流程，提高了档案利用效率，为计划项目管理

广东省科技主管部门对项目档案管理的重视和提供了档案信息支持。

支持是该项工作得以顺利开展并取得良好效果的重1.3科技计划项目档案利用效果显著

要保障。一方面，项目档案工作受科技主管部门重随着档案管理意识的增强和档案资源建设的推进，

*：广东省科技计划项目“科技文献共享平台”（2021B1212090001）

基金项目

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项目档案的利用效果显著，支撑科技主管部门进行较难满足用户多样化的需求。这是由于科技档案室

管理决策、绩效考评等作用日益凸显。项目档案详缺乏先进完备的档案信息管理系统和丰富的数字化

细记录了计划项目从申报立项到结题验收的全过程，档案资源，限制了档案利用方式的多样性，使得档

具有提供科技活动原始记录、服务科技管理等方面案信息无法得