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订单管理流程与交期控制标准手册

一、手册概述

1.1目的与意义

本手册旨在规范公司订单管理全过程，明确各环节职责与操作标准，通过系统化的流程设计与精细化的交期控制手段，确保订单处理的高效、准确，提升客户满意度，保障公司运营的顺畅与可持续发展。交期是客户核心关切之一，有效的交期控制是衡量企业供应链与生产管理水平的关键指标，亦是企业核心竞争力的重要组成部分。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有产品的国内及出口订单处理，涵盖从客户订单意向、接收、评审、确认、下达、执行、跟踪、交付至售后反馈的完整生命周期。公司内所有涉及订单处理与交期控制的部门及相关人员均须严格遵守本手册规定。

1.3核心定义

*订单（Order）：指由客户发出，明确产品规格、数量、价格、交付日期及其他约定条件的书面或电子指令。

*交期（DeliveryDate）：指供需双方约定的，产品从卖方完成生产/备货并送达买方指定地点或可被买方接收的具体日期。

*订单评审（OrderReview）：在订单正式确认前，对订单的可行性、盈利性、风险性及满足交期能力等方面进行的综合评估活动。

*订单变更（OrderChange）：指在订单确认后，客户或公司因某种原因对订单内容（如规格、数量、交期等）提出的修改要求。

*交期延误（DeliveryDelay）：指实际交付日期晚于约定交期的情况。

二、订单管理流程

2.1订单接收与初步审核

2.1.1订单信息来源与记录

销售部门或指定接口人负责接收客户订单，订单形式包括但不限于书面合同、邮件订单、电子订单系统录入等。所有订单信息均需准确记录于公司指定的订单管理系统或台账，记录内容至少应包括：客户名称、联系方式、订单编号、产品型号及规格、数量、单价、总金额、期望交期、付款方式、交货地点及包装要求等。

2.1.2初步审核要点

接收订单后，销售部门应首先进行初步审核。审核内容包括：

*客户信息是否完整、准确；

*产品型号、规格、数量等是否清晰明确；

*价格是否与公司定价政策或已确认报价一致；

*付款方式是否符合公司信用政策；

*期望交期是否存在明显不合理或无法实现的迹象。

初步审核发现问题应立即与客户沟通澄清。

2.2订单评审

2.2.1评审组织与参与部门

初步审核通过的订单，由销售部门发起正式订单评审流程。根据订单特性及复杂程度，评审参与部门通常包括：销售、生产计划、采购、生产、技术、质量、财务等。对于常规、小额或标准产品订单，可执行简化评审流程；对于大额、特殊定制、新客户或存在潜在风险的订单，必须执行全面评审。

2.2.2评审内容与标准

各参与部门依据职责进行专项评审：

*销售部：再次确认客户需求、交期、价格、付款条件及特殊要求。

*生产计划部：评估现有产能、生产排程能否满足交期要求，提出初步生产周期。

*采购部：核查关键原材料、零部件的库存状况及外部采购周期，评估物料齐套能力。

*生产部：评估生产工艺可行性、设备及人员配置，确认生产能力。

*技术部：针对定制产品或特殊要求，进行技术方案可行性评估，提供技术支持。

*质量部：确认质量标准、检验要求及相关认证是否满足。

*财务部：评估订单的盈利能力、信用风险及资金安排。

2.2.3评审结果与处理

评审完成后，由生产计划部或指定部门汇总评审意见。

*评审通过：各部门均确认可满足订单要求，方可进入订单确认环节。

*评审不通过：若某部门提出异议或无法满足，销售部门需根据评审意见与客户协商调整（如交期、数量、规格等），或由公司内部协调资源寻求解决方案。若协商无果或无法解决，则由销售部门负责人决策是否接受订单，并书面记录原因。

2.3订单确认与录入

2.3.1订单确认

评审通过后，销售部门向客户发出正式的订单确认函（或签署正式合同），明确产品、数量、价格、最终确认交期、付款方式、违约责任等关键条款，获得客户书面（或邮件等可追溯方式）确认。

2.3.2订单信息录入与分发

订单确认后，销售部门应及时、准确地将最终订单信息录入公司订单管理系统。系统自动或手动将订单信息分发给生产计划、采购、生产、仓库等相关执行部门。订单信息录入需确保数据无误，作为后续生产、采购、发货等环节的唯一依据。

2.4订单执行与跟踪

2.4.1生产/采购计划下达

生产计划部根据确认的订单交期及评审结果，编制详细的生产计划或采购计划，明确各工序的开始与完成时间、物料需求等，并下达至生产车间或采购部门。

2.4.2生产过程跟踪

生产部门按照生产计划组织生产，定期向生产计划部反馈生产进度。生产计划部负责对生产全过程进行跟踪，及时发现并协调解决生产过程中的异常情况，确保生产按计划推进。

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