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收发文件管理制度(精选5篇)

第一篇

为加强公司文件收发管理，确保文件传递的准确性、及时性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。

收文管理

1.文件接收

公司指定专门的文件接收人员，负责接收外部单位发来的各类文件。接收人员需每日定时查看邮箱、传真机及文件收发室，确保文件及时被发现。对于挂号信、特快专递等有签收要求的文件，要认真核对收件信息，准确签收，并做好记录。

在接收文件时，要检查文件的完整性，包括文件数量、附件是否齐全，文件有无破损、缺页等情况。如发现问题，应及时与发文单位沟通解决。

2.文件登记

接收人员将收到的文件进行分类登记，登记内容包括文件编号、文件标题、发文单位、发文日期、收文日期等。使用专门的文件登记本或电子表格进行登记，确保信息准确、清晰。

对于重要文件，要在登记时注明文件的紧急程度和机密等级，以便后续处理。

3.文件呈送

登记完成后，接收人员根据文件内容和公司内部的职责分工，将文件呈送给相关领导或部门。呈送文件时，要附上文件处理单，注明文件的基本信息和处理建议。

对于紧急文件，要第一时间呈送给相关人员，并及时跟进处理情况。对于机密文件，要严格按照保密规定进行呈送，确保文件安全。

4.文件处理

相关领导或部门收到文件后，应及时进行处理。对于需要批示的文件，领导要在文件处理单上明确批示意见；对于需要办理的文件，相关部门要按照批示要求及时办理，并将办理情况反馈给文件接收人员。

在文件处理过程中，如涉及多个部门协作，要明确各部门的职责和工作流程，确保文件处理的高效性。

5.文件归档

文件处理完毕后，文件接收人员要将文件及相关处理材料进行整理，按照公司的档案管理规定进行归档。归档的文件要分类存放，便于查阅和管理。

对于有保存期限要求的文件，要按照规定的期限进行保存；对于已过保存期限的文件，要按照规定的程序进行销毁。

发文管理

1.文件起草

公司各部门根据工作需要起草文件。起草文件时，要明确文件的目的、内容和要求，语言表达要准确、简洁、规范。文件格式要符合公司的统一要求，包括字体、字号、行距等。

在起草文件过程中，要进行充分的调研和论证，确保文件内容的科学性和可行性。

2.文件审核

文件起草完成后，起草部门要对文件进行初步审核，审核内容包括文件的内容、格式、语言等。审核通过后，将文件提交给相关领导进行审核。

相关领导审核文件时，要从公司的整体利益和工作要求出发，对文件的内容、政策依据等进行严格把关。对于不符合要求的文件，要及时提出修改意见，退回起草部门重新修改。

3.文件签发

文件经相关领导审核通过后，由公司主要领导或授权领导进行签发。签发文件时，要明确文件的发布范围、生效日期等。

对于重要文件，要进行集体讨论和决策后再进行签发。

4.文件编号

文件签发后，由文件管理部门对文件进行编号。文件编号要具有唯一性和系统性，便于文件的管理和查询。

编号规则要根据公司的实际情况进行制定，并保持相对稳定。

5.文件印发

文件编号完成后，文件管理部门按照文件的发布范围和数量进行印发。印发文件时，要确保文件的印刷质量和准确性。

对于需要发送给外部单位的文件，要按照规定的格式和要求进行封装，并及时发送。

6.文件分发

文件印发完成后，文件管理部门要将文件分发给相关单位和部门。分发文件时，要做好记录，确保文件准确送达。

对于重要文件，要采用专人送达或挂号信、特快专递等方式进行分发，确保文件的安全和及时送达。

第二篇

收文管理细则

1.邮件接收文件处理

公司设立专门的工作邮箱用于接收外部文件。邮箱管理员每天至少登录邮箱三次，分别在上午上班后、下午上班后和下班前，及时查看是否有新邮件。

对于带有附件的邮件，要仔细检查附件的格式和大小是否符合要求。如果附件无法正常打开，要及时与发件人联系，获取正确的文件。

将邮件中的文件下载到指定的文件夹，并按照邮件主题和发件人进行分类命名。同时，在邮件中回复发件人已收到文件，确认接收情况。

2.传真文件接收处理

传真机放置在公司前台，前台工作人员要随时关注传真机的状态。当有传真进来时，要及时收取传真文件，并检查传真的清晰度和完整性。

如果传真文件不清晰或有缺失，要立即与发件方联系，要求重新发送。

将传真文件按照日期和发件单位进行整理，登记在传真文件接收登记簿上，注明传真的日期、发件单位、文件标题等信息。

3.上门送达文件接收处理

当有外部单位人员上门送达文件时，接待人员要热情接待，认真核对送件人的身份和文件信息。

检查文件的密封情况和完整性，如有破损或异常，要及时与送件人沟通确认。

在文件接收登记簿上进行详细登记，包括送件人姓名、单位、文件标题、送达时间等，并请送件人签字确认。

4.文件分类与流转

根据文件的性质和内容，将收文分为行政类、业务类、财务类等不同类别。对于不