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公司内部通讯制度制定

一、公司内部通讯制度概述

公司内部通讯制度是保障企业信息高效、安全传递的重要规范。建立完善的内部通讯制度能够提升工作效率、促进部门协作、保护企业信息安全，并确保员工沟通的合规性与便捷性。本制度旨在明确内部通讯渠道、使用规范、信息安全及应急处理等关键内容，适用于公司全体员工。

二、内部通讯制度核心内容

（一）通讯渠道管理

1.**主要通讯工具**

-公司统一配置企业邮箱，作为官方邮件沟通渠道。

-内部即时通讯工具（如钉钉、企业微信等）用于日常工作协作和信息同步。

-电话作为紧急事务和重要事项沟通的辅助工具。

2.**通讯工具使用规范**

-员工需及时查收并回复工作邮件，重要邮件需24小时内回应。

-即时通讯工具仅限工作沟通，禁止发送与工作无关内容。

-电话沟通时需注意言辞，保持专业形象。

（二）信息安全与保密

1.**信息保密责任**

-员工需妥善保管公司内部资料，禁止外传敏感信息（如财务数据、客户名单等）。

-通讯工具需设置强密码，定期更换（建议每月一次）。

2.**数据安全措施**

-禁止通过个人邮箱或非公司指定渠道传输涉密文件。

-重要文件需加密传输，并在发送后确认接收人状态。

（三）应急通讯流程

1.**突发事件处理**

-如遇系统故障，员工需通过备用电话或短信联系相关部门协调。

-重要紧急事项需通过公司公告渠道同步通知全体员工。

2.**通讯记录管理**

-邮件及即时通讯记录需保存至少6个月，以备审计或追溯。

三、制度执行与监督

（一）责任部门

-行政部负责制度的制定与修订，并监督执行情况。

（二）违规处理

1.**轻度违规**

-首次违反者需接受书面警告，并进行相关培训。

2.**严重违规**

-重复违规或泄露重大信息者，将按公司规定扣除绩效或解除劳动合同。

（三）定期评估

-每季度由行政部牵头，各部门反馈通讯使用情况，优化制度细节。

四、附则

本制度自发布之日起生效，适用于公司所有员工。如有疑问，可联系行政部咨询。

**一、公司内部通讯制度概述**

公司内部通讯制度是保障企业信息高效、安全传递的重要规范。建立完善的内部通讯制度能够提升工作效率、促进部门协作、保护企业信息安全，并确保员工沟通的合规性与便捷性。本制度旨在明确内部通讯渠道、使用规范、信息安全及应急处理等关键内容，适用于公司全体员工。它不仅是日常运营的基础支撑，也是维护公司组织秩序、塑造专业文化的重要手段。

**二、内部通讯制度核心内容**

（一）通讯渠道管理

1.**主要通讯工具**

-**企业邮箱：**作为公司官方邮件沟通的主渠道，用于正式通知、文件传输、外部商务往来及内部报告。所有员工必须使用公司分配的邮箱地址进行工作沟通。

(1)邮件格式规范：发件人需统一使用“部门名称-姓名”的格式（例如：市场部-张三），主题需清晰概括内容，正文开头注明事由。

(2)邮件处理时效：一般工作邮件应在收到后24小时内进行初步阅读和回复（确认收到或告知处理时间）；紧急或重要邮件需在2小时内给予明确回复。

(3)邮件附件管理：发送前需检查附件完整性，大型文件（超过10MB）建议使用公司云盘共享链接替代直接附件发送，并确保链接安全性。

-**内部即时通讯工具（如钉钉、企业微信等）：**用于日常工作中的快速沟通、信息同步、团队协作和审批流程。主要用于非紧急事项的即时问答、通知提醒和小组讨论。

(1)聊天内容规范：禁止发送与工作无关的内容，如私人闲聊、情绪化表达、不当图片或链接。群聊需遵守群组主题，避免信息泛滥。

(2)私聊使用场景：仅限与工作直接相关的个别沟通，避免替代邮件进行正式记录或重要事项沟通。

(3)禁止功能滥用：不得使用群聊功能进行“一言堂”式刷屏，重要通知需通过官方公告或邮件渠道同步。

-**电话：**作为即时沟通和语音确认的辅助工具，适用于紧急事务处理、重要事项确认及不适合书面沟通的情况。

(1)电话沟通礼仪：接听电话应及时，长时间通话（超过5分钟）若非必要建议转至会议室或使用语音留言。沟通时语言清晰、简洁，记录关键信息。

(2)电话沟通记录：对于重要电话沟通内容，应通过邮件或即时通讯工具进行要点总结和确认。

2.**通讯工具使用规范**

-**通用规范：**

(1)工作时间原则：除特殊情况（如值班或紧急处理），应在公司规定的办公时间内（如9:00-18:00）处理工作通讯。如遇加班，应合理规划通讯时间。

(2)语言文字规范：所有内部通讯应使用标准中文，避免使用网络用语、错别字和不当表情符号。对外沟通需符合公司形象要求。

(3)沟通对象尊重：无论通过何种渠道，均需保持专业、礼貌和尊重的态度，避免冲突性言辞。

-**特定场景规范：**

(1)会议沟通