公司对外商务往来规定.docxVIP

公司对外商务往来规定

一、总则

为规范公司对外商务往来行为，确保合作过程的合规性、高效性与安全性，提升企业形象，特制定本规定。所有员工在执行对外商务活动时，均须严格遵守本规定，确保所有往来符合公司价值观及业务标准。

二、商务往来流程规范

（一）商务洽谈准备

1.在启动商务洽谈前，需完成以下准备工作：

(1)明确合作意向及目标客户信息；

(2)收集客户背景资料及市场调研数据；

(3)制定初步合作方案，包括合作模式、商务条款等。

2.如涉及金额较大的合作，需提前向管理层汇报，并获得批准后方可推进。

（二）商务谈判阶段

1.谈判代表需具备专业素养，注意以下事项：

(1)严格遵守公司授权范围，不得擅自承诺超出权限的内容；

(2)妥善记录谈判要点，包括双方达成的共识及待确认事项；

(3)保持客观、理性的谈判态度，避免情绪化表达。

2.谈判过程中涉及的核心条款（如价格、付款方式、交货周期等）必须书面确认，并由双方签字盖章。

（三）合同签订与执行

1.合同签订前需经过法务部门审核，确保条款合规且无风险。

2.合同执行过程中，相关部门需协同跟进，确保按约定履行义务。

3.如遇客户变更需求或特殊情况，需及时上报并协商调整方案。

三、商务费用管理

（一）差旅及招待费用

1.员工因商务出差产生的费用需事先提交审批申请，经批准后方可执行。

2.招待客户时的费用支出应遵循适度原则，避免铺张浪费，具体标准如下：

(1)宴请费用上限为单次1000元人民币（特殊项目需额外审批）；

(2)赠送礼品需符合公司礼品政策，价值不超过500元人民币。

（二）报销流程

1.费用报销需提交完整凭证，包括发票、行程单、费用明细等；

2.报销时限为出差返回后5个工作日内，逾期未报视为自动放弃。

四、商务信息保密

（一）客户信息保护

1.所有接触到的客户资料（如联系方式、需求记录等）均属保密内容，严禁外泄；

2.离职员工需签署保密协议，离职后仍需履行保密义务。

（二）公司资料管理

1.涉及公司内部数据（如产品参数、定价策略等）的文件需加密存储；

2.外部合作中需传递公司资料时，必须通过正规渠道，并限制接收范围。

五、附则

1.本规定适用于公司全体员工及合作方相关人员在商务活动中的行为管理；

2.如遇本规定未覆盖的情形，需参照行业惯例或上报管理层决策。

一、总则

为规范公司对外商务往来行为，确保合作过程的合规性、高效性与安全性，提升企业形象，特制定本规定。所有员工在执行对外商务活动时，均须严格遵守本规定，确保所有往来符合公司价值观及业务标准。本规定旨在明确商务往来的各个环节要求，包括前期准备、谈判流程、合同签订、费用管理、信息保密等，以标准化操作减少风险，促进可持续发展。

二、商务往来流程规范

（一）商务洽谈准备

1.在启动商务洽谈前，需完成以下准备工作：

(1)明确合作意向及目标客户信息；

-收集客户公司背景资料，包括主营业务、规模、市场地位等；

-了解客户潜在需求，可通过行业报告、公开数据或初步沟通获取；

-初步评估合作可行性，包括资源匹配度、风险可控性等。

(2)收集客户背景资料及市场调研数据；

-调研客户所在行业的发展趋势、竞争格局及政策影响；

-分析客户竞争对手的商务策略，寻找差异化优势；

-准备公司产品或服务的竞争力分析报告，突出核心价值。

(3)制定初步合作方案，包括合作模式、商务条款等；

-设计多种合作方案（如产品供应、技术合作、渠道共享等），并标注优劣势；

-初步拟定商务条款，包括价格区间、付款方式、交货周期、违约责任等；

-准备谈判脚本，明确各环节关键点和应对策略。

2.如涉及金额较大的合作，需提前向管理层汇报，并获得批准后方可推进；

-汇报内容应包括合作背景、方案细节、预期收益、潜在风险及资源需求；

-管理层审批需经过相关负责人（如业务部门、财务部门、法务部门）会签；

-审批通过后，方可正式启动商务洽谈，并通报相关部门配合执行。

（二）商务谈判阶段

1.谈判代表需具备专业素养，注意以下事项：

(1)严格遵守公司授权范围，不得擅自承诺超出权限的内容；

-谈判前明确个人及团队授权范围（如价格调整权限、合同条款修改权限等）；

-对于授权范围外的事项，必须记录并上报供决策；

-不得做出无法兑现的承诺，以免损害公司信誉。

(2)妥善记录谈判要点，包括双方达成的共识及待确认事项；

-使用标准化谈判记录表，分项记录议题、客户观点、公司立场、协商结果；

-关键条款需逐字确认，避免歧义；

-谈判结束后24小时内整理记录，并同步给参与人员及相关部门。

(3)保持客观、理性的谈判态度，避免情绪化表达；

-提前准备应对客户质疑的逻辑框架，保持专业形象；

-如遇分歧，建议暂缓讨