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ISO管理体系外审现场准备清单

一、审核前的策划与资料准备

凡事预则立，不预则废。审核前的系统性策划和细致的资料梳理是迎审工作的基石。

（一）审核策划与沟通

1.成立迎审小组：明确迎审小组负责人及核心成员，清晰划分职责，确保各部门协调联动。负责人应具备对体系整体把握能力及良好的沟通协调技巧。

2.确认审核计划：与审核机构充分沟通，明确审核目的、范围、准则、日程安排、审核组成员及其分工。确保内部对审核计划无异议，并将其及时传达至各相关部门。

3.制定迎审方案：根据审核计划，制定内部迎审工作方案，包括日程细化、陪同人员安排、会议室及现场路线规划等。

（二）体系文件与记录的梳理

1.现行有效文件汇编：

*确保质量手册、程序文件、作业指导书等体系文件为最新版本，并易于查阅。

*整理文件清单，包括外来文件（如适用的法律法规、客户标准等）的受控状态。

2.核心过程运行证据：

*管理评审：最近一次管理评审的计划、通知、会议纪要、报告及改进措施跟踪记录。

*内部审核：最近一次完整的内部审核方案、计划、检查表、不符合项报告、审核报告及纠正措施验证记录。

*目标与指标：组织质量/环境/职业健康安全等目标的制定依据、分解情况、达成状况的监测数据及分析报告。

*过程识别与控制：关键过程的识别证据、过程流程图、作业指导书、过程参数监控记录、资源配置（人员、设备、环境）的适宜性证据。

*风险与机遇：风险与机遇识别、评估、应对措施的策划及实施记录，以及措施有效性的评审记录。

*纠正与预防措施：近段时间内发生的不符合（包括客户投诉、过程不合格、产品/服务不合格等）的处理记录，纠正措施的制定、实施与验证；以及通过数据分析、内外部审核等识别潜在不符合的预防措施记录。

3.法律法规符合性证据：

*适用法律法规及其他要求的清单、更新记录，以及合规性评价的证据。

4.特定领域证据（根据体系类型增删）：

*ISO9001：合同评审记录、设计开发（如适用）各阶段输出及评审验证确认记录、供应商选择评价与再评价记录、采购信息与验证记录、生产/服务提供过程记录、产品标识与可追溯性记录、监视和测量资源的校准/验证记录、产品/服务的监视和测量记录、不合格品控制记录、数据分析报告等。

*ISO____：环境因素识别与评价记录、重要环境因素清单、环境目标指标方案、运行控制程序（如废弃物管理、能源资源管理、噪声控制等）的运行记录、应急准备与响应计划及演练记录、环境绩效监测数据等。

*ISO____：危险源辨识、风险评价记录、职业健康安全目标指标方案、运行控制程序（如特种设备、作业许可、劳动防护用品管理等）的运行记录、应急准备与响应计划及演练记录、员工健康监护记录、事故事件调查处理记录等。

（三）迎审现场布置与后勤安排

1.审核会议室：准备安静、整洁、配备必要设施（投影仪、白板、网络、饮用水等）的会议室，并张贴审核日程表。

2.资料存放：为审核组提供便于查阅的文件和记录存放区域或电子查阅条件。

3.人员安排：提前通知各部门负责人及相关岗位人员审核时间及可能涉及的内容，确保届时有人在岗并能清晰回答问题。

二、现场审核过程中的配合与沟通

现场审核是审核员与受审核方互动的关键阶段，良好的配合与沟通至关重要。

1.首次会议：组织相关人员准时参加，认真听取审核组长对审核计划、方法和要求的说明。

2.指定陪同人员：为审核组配备熟悉各部门运作的陪同人员，负责引导、联络、解释，并及时传递信息。陪同人员应保持积极、专业的态度。

3.人员沟通与引导：根据审核员要求，及时安排相关岗位人员接受访谈。引导审核员至指定区域进行现场查看。

4.信息提供：对审核员提出的问题，应基于事实，清晰、准确、简洁地回答。如需提供证据，应迅速、完整地提供。避免猜测或提供不确定信息。

5.问题澄清：如对审核员的提问或发现有疑问，应礼貌地进行澄清，确保理解一致。

6.记录审核发现：安排专人记录审核过程中审核员提出的观察项、建议项及不符合项的具体内容。

7.保持开放心态：正视审核中发现的问题，将其视为改进机会，避免抵触情绪。

三、审核结束及后续工作

审核的结束并不意味着迎审工作的终结，有效的后续跟进同样重要。

1.末次会议：组织相关人员参加，认真听取审核组的审核总结、不符合项报告（如有时）及审核结论初步意见。对不符合项的事实描述进行确认，如有异议，应提供客观证据并与审核组充分沟通。

2.不符合项整改：

*对于审核组提出的不符合项，应组织相关部门分析根本原因，制定并实施纠正措施，并验证其有效性。

*按审核机构要求的时限提交不符合项整改报告。

3.持续改进：针对审