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品牌零售连锁采购管理规范

一、总则

（一）目的与意义

为规范品牌零售连锁企业（以下简称“企业”）的采购行为，提升采购效率，优化供应链管理，降低采购成本，保障商品质量与供应稳定性，维护企业品牌形象与市场竞争力，特制定本规范。本规范旨在确保企业采购活动的公开、公平、公正，实现资源的最优配置，为企业的持续健康发展提供坚实的供应链支持。

（二）适用范围

本规范适用于企业所有与商品采购相关的活动，涵盖总部及各连锁门店（含线上线下渠道）的采购计划、供应商选择、合同签订、订单执行、验收入库、付款结算、供应商管理、成本控制、风险防范等各个环节。企业内所有参与采购活动的部门及人员均须严格遵守本规范。

（三）基本原则

1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及企业内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.目标导向原则：以满足企业经营需求、提升顾客满意度和企业整体效益为根本目标。

3.质量优先原则：在确保商品质量符合企业标准及顾客期望的前提下，追求成本优化。

4.效率与效益平衡原则：在保证采购过程高效的同时，力求最佳的投入产出比。

5.透明与廉洁原则：采购过程应保持高度透明，杜绝任何形式的不当行为与利益输送。

二、组织与职责

（一）采购组织架构

企业应根据自身规模与业务需求，设立清晰的采购组织架构。通常可包括总部采购中心（或采购部），并根据商品类别或区域设置相应的采购小组或岗位。各连锁门店在采购权限范围内执行相应的采购操作，并接受总部采购中心的指导与监督。

（二）采购部门职责

1.战略规划：制定企业整体采购战略、年度采购计划及预算。

2.供应商管理：负责供应商的开发、评估、选择、合作与关系维护。

3.采购执行：具体执行商品的寻源、询价、比价、议价、合同签订、订单下达、交期跟踪等。

4.成本控制：通过市场调研、谈判、优化采购策略等方式降低采购成本。

5.质量管控：协同质量管理部门，确保采购商品符合质量标准。

6.库存协调：与库存管理及销售部门保持沟通，优化采购量，避免积压或断货。

7.制度建设：参与制定和完善企业采购管理制度与流程。

（三）相关部门协作

1.门店/销售部门：根据销售情况提出合理的商品需求，反馈市场信息及顾客对商品的意见。

2.库存/仓储部门：负责商品的接收、存储、保管，并及时反馈库存动态。

3.财务部门：负责采购资金的预算、支付，参与合同评审，进行采购成本核算。

4.法务部门：负责采购合同的法律合规性审核。

5.质量管理部门：制定商品质量标准，对采购商品进行检验与质量监控。

三、采购管理流程

（一）采购需求与计划

1.需求提报：各门店或销售部门根据销售预测、库存水平及市场需求，定期（如月度、季度）提报商品采购需求，明确商品名称、规格、预估数量、期望到货时间等。

2.需求汇总与审核：采购部门汇总各渠道需求，结合企业整体经营目标、库存策略及财务预算进行审核，平衡供需。

3.采购计划制定：审核通过后，制定详细的采购计划，明确采购商品、数量、优先级、采购方式、预算金额及大致采购周期。

（二）供应商管理

1.供应商准入：建立严格的供应商准入标准，包括资质要求（营业执照、生产许可证、质量认证等）、生产能力、供货稳定性、信誉状况、价格竞争力、售后服务能力等。对新供应商需进行实地考察或样品评估。

2.供应商信息档案：为合格供应商建立详细档案，记录其基本信息、合作历史、商品质量、价格、交付等情况，并动态更新。

3.供应商评估与分级：定期（如半年或年度）对供应商进行综合绩效评估，评估指标可包括质量、价格、交付及时性、服务水平、合作配合度等。根据评估结果对供应商进行分级（如战略供应商、核心供应商、一般供应商、备选供应商），实施差异化管理。

4.供应商关系维护与优化：与优质供应商建立长期稳定的战略合作关系，定期沟通，共同解决问题，实现双赢。对表现不佳的供应商，提出改进要求，必要时予以淘汰。

（三）采购执行与合同管理

1.采购方式选择：根据商品特性、采购金额、市场竞争程度等因素，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、议价采购、框架协议采购等。对于大额或长期采购，优先考虑招标或竞争性谈判。

2.询比价：对拟采购商品，向至少三家及以上合格供应商进行询价，获取报价单，比较价格、质量、付款条件、交付周期等因素。

3.合同签订：确定供应商后，须签订正式采购合同。合同内容应包括：商品名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、运输方式、验收标准、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式等。合同须经法务部门审核。

4.订单下达：根据合同约定或实际需求，向供应商下达正式采购订单，明确具体的交货细节。

（四）验收与入库

1.到货通知与核对：供应商