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会议服务合同模板与注意事项

在商业活动与组织运营中，会议作为信息传递、决策制定、合作洽谈的重要载体，其顺利举办离不开专业的会议服务支持。一份权责清晰、条款完备的会议服务合同，是保障会议效果、规避潜在风险、维护合作双方合法权益的基石。本文将提供一个会议服务合同的通用模板框架，并详细阐述签订此类合同时应注意的关键事项，旨在为相关方提供务实的参考。

一、会议服务合同模板框架

请注意：以下模板为通用框架，具体条款需根据实际会议需求、服务范围及双方协商结果进行调整和细化。建议在签署重要合同前咨询法律专业人士。

会议服务合同

合同编号：[自行编制]

甲方（委托方）：

法定代表人/授权代表人：

联系地址：

联系电话：

电子邮箱：

乙方（服务提供方）：

法定代表人/授权代表人：

联系地址：

联系电话：

电子邮箱：

（乙方应确保其具备提供相应会议服务的资质和能力）

甲乙双方本着平等互利、协商一致的原则，就甲委托乙提供[会议名称]会议服务事宜，达成如下协议，以兹共同遵守。

第一条服务内容与要求

1.会议基本信息：

*会议名称：

*会议日期：年月日至年月日

*会议地点：

*预计参会人数：人（最终以实际为准/或约定人数上下浮动范围）

2.服务具体内容：（以下内容根据实际需求勾选或详细描述，可作为附件）

*[]场地提供与布置：

*主会场：规格、容纳人数、布置要求（如背景板、横幅、桌椅摆放形式等）

*分会场/讨论室：（同上）

*签到区/休息区：（同上）

*[]设备租赁与技术支持：

*音响设备：

*投影设备：

*灯光设备：

*同声传译设备：

*网络服务：（带宽要求、Wi-Fi覆盖等）

*其他：

*[]餐饮服务：

*类型：早餐、午餐、晚餐、茶歇、自助餐、围餐等

*标准：（人均标准、特殊餐饮需求如素食、清真等）

*安排：

*[]住宿与交通安排（如需要）：

*住宿标准、房型、数量、日期

*交通接送服务安排

*[]物料设计与制作：

*会议手册、议程、名牌、易拉宝、邀请函等

*[]现场人员服务：

*项目经理、签到人员、引导人员、技术支持人员等

*[]其他特殊服务：（如演艺安排、摄影摄像、速记服务、礼品采购等）

3.服务质量要求：乙方应保证提供的服务符合行业标准及甲方书面确认的要求，确保会议顺利进行。

第二条合同价款与支付方式

1.合同总价款：人民币元（大写：）。此价格为[含税/不含税]价格，如为不含税，税费按标准另行计算。

*（可附详细报价单作为合同附件，明确各项服务单价、数量、小计）

2.支付方式：

*预付款：合同签订后日内，甲方向乙方支付总价款的%，即人民币元。

*中期款（如需要）：（例如：会议开始前日，支付总价款的%）

*尾款：会议结束后日内，甲方向乙方支付剩余款项，即人民币元。

3.支付账户：

乙方开户名：

开户行：

账号：

第三条双方权利与义务

1.甲方权利与义务：

*按照合同约定及时向乙方提供会议相关信息及需求。

*按照合同约定及时支付合同款项。

*有权对乙方的服务过程进行监督和提出合理建议。

*负责提供会议所需的[讲者信息、核心资料等甲方应提供的内容]。

2.乙方权利与义务：

*按照合同约定及甲方确认的方案提供各项服务。

*确保所提供的场地、设备、餐饮等符合安全、卫生标准。

*负责协调处理会议服务过程中出现的问题。

*未经甲方书面同意，不得擅自变更服务内容或转包给第三方。

*会议结束后，按甲方要求提供[结算清单、相关票据等]。

第四条违约责任

1.甲方未按时支付款项的，每逾期一日，应向乙方支付逾期付款金额[千分之几]的违约金。

2.乙方提供的服务未达到合同约定标准，经甲方指出后仍未在合理期限内改进，影响会议正常进行的，甲方有权要求乙方承担相应的赔偿责任，具体金额可根据实际损失协商或按合同总价款的[百分比]计算。

3.乙方如擅自取消服务或严重违约导致会议无法举办，应退还甲方已支付的全部款项，并赔偿甲方因此造成的直接损失。

4.甲方如无故取消会议，应承担乙方为筹备会议已实际发生的合理费用。

第五条不可抗力

1.因地震、台风、水灾、战争、疫情及其他不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，导致任何一方不能履行合同的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但应在事件发生后及时通知对方，并在合理期限内提供证明。

2.遭遇不可抗力的一方应采取一切必要措施减少损失，并在事件消除后立即恢复履行合