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行政事务流程化管理系统操作手册

前言

本手册旨在帮助用户快速掌握行政事务流程化管理系统的操作方法，规范行政事务处理流程，提升工作效率。手册适用于公司全体员工，涵盖日常行政事务的申请、审批、执行及归档全流程，请结合实际工作场景参考使用。

系统概述

行政事务流程化管理系统是集申请、审批、流转、跟踪、归档于一体的线上管理平台，主要功能包括：事务申请提报、审批流程自定义、进度实时查询、数据统计分析及电子档案存储。系统支持多角色操作（普通员工、部门负责人、行政专员等），保证行政事务处理标准化、透明化、可追溯。

日常行政事务适用场景

本系统适用于以下常见行政事务场景，帮助员工快速发起申请、跟进进度，协助管理者高效审批、统筹资源：

一、办公用品申领

员工因工作需要申领纸笔、文件夹、清洁用品等办公耗材，需通过系统提交申请，经部门负责人审批后由行政专员统一发放。

二、会议室预订

员工需使用公司会议室进行会议、培训等活动，可通过系统查询会议室空闲状态，提交预订申请，经行政部门确认后完成使用。

三、用印申请

需加盖公司公章、合同章等印章的文件，申请人需在系统提交用印申请，注明文件名称、用途、份数等信息，经部门负责人及行政分管领导审批后至行政用印室办理。

四、固定资产领用/归还

新员工入职需领用电脑、办公桌等固定资产，或员工离职/岗位变动需归还固定资产时，通过系统提交领用/归还申请，经行政部门审批并登记台账。

五、差旅申请

员工因公出差需预订交通、住宿，可通过系统提交出差申请，注明出差事由、时间、地点、预算等信息，经部门负责人审批后按流程报销差旅费用。

典型事务操作步骤详解

一、办公用品申领流程

适用角色：普通员工、部门负责人、行政专员

步骤1：登录系统

打开浏览器，输入系统访问地址（公司内网指定路径），使用员工工号及密码登录系统。

首次登录需修改初始密码，并完成个人信息核对（部门、联系方式等）。

步骤2：进入事务申请模块

登录后，在系统首页导航栏“事务申请”，选择“办公用品申领”子模块。

步骤3：填写申请表单

按表单要求准确填写以下信息：

基础信息：申请人（自动填充）、所属部门（自动填充）、申请日期（自动填充）；

物品明细：物品名称（下拉选择或手动输入，如“A4纸”“签字笔”）、规格型号（如“70gA4”）、单位（如“包”“支”）、申请数量（需参考库存数量，避免超额申领）；

申领事由：简要说明用途，如“部门日常办公使用”“项目文件打印”。

如有特殊需求（如申领非标准物品），可在“备注”栏说明并相关说明文件（如物品报价单）。

步骤4：提交审批

确认信息无误后，“提交申请”，系统自动流转至部门负责人审批环节。

提交后可在“我的申请”中查看申请状态（待审批、审批中、已通过、已驳回）。

步骤5：跟进审批进度

部门负责人审批通过后，申请流转至行政专员处理；若被驳回，系统会显示驳回原因，申请人需修改后重新提交。

行政专员确认申请信息无误后，通知申请人至行政库房领用物品，并在系统中更新库存状态。

步骤6：确认领用与归档

申请人领用物品时，需在行政专员的领用登记表上签字确认；

系统自动将该申请记录归档至“办公用品管理”模块，支持后续查询及统计分析。

二、会议室预订流程

适用角色：普通员工、行政部门专员

步骤1：查询会议室空闲状态

在系统首页“资源预订”，选择“会议室预订”，进入会议室列表页面。

可按“日期”“时间段”“会议室容量”等条件筛选，查看会议室空闲状态（显示“空闲”“已预订”“维护中”）。

步骤2：提交预订申请

选择目标会议室及预订日期、时间段（如“2024年5月20日14:00-16:00”），“预订”；

填写申请表单：

会议信息：会议主题（如“季度工作总结会”）、参会人数、会议类型（内部会议/外部会议）；

需求说明：是否需要投影设备、白板、麦克风等，以及特殊布置要求（如茶歇、横幅）。

步骤3：等待确认

提交申请后，系统自动流转至行政部门专员审批；

若会议室冲突或设备不足，专员会在1个工作日内驳回申请并建议调整时间/会议室；若通过，系统发送预订成功通知至申请人邮箱及系统消息。

步骤4：使用与反馈

申请人需按预订时间提前10分钟到达会议室，确认设备是否正常；

会议结束后，在系统“我的预订”中“结束使用”，并填写会议室使用反馈（如“设备正常”“卫生需加强”）。

三、用印申请流程

适用角色：普通员工、部门负责人、行政分管领导、行政专员

步骤1：准备用印文件

保证需盖章文件内容已定稿，格式规范（如合同需经法务部门审核通过），纸质文件需打印完整（正本+副本）。

步骤2：提交用印申请

在系统“事务申请”中选择“用印申请”，填写表单：

文件信息：文件名称（如“与公司合作协议”）、文件编号（如有）、份数（正本X份、副本X份）；

用印类型：公章/合同章/财务章（下拉选