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会议记录书写规范

一、会议记录书写概述

会议记录是组织会议活动的重要书面载体，其规范书写对于记录会议内容、明确决议事项、落实工作安排具有关键作用。规范的会议记录应具备完整性、准确性、条理性和可追溯性等特点。

（一）会议记录的基本要素

1.会议名称与主题

2.会议时间与地点

3.参会人员与缺席人员

4.会议主持人与记录人

5.会议议程与讨论要点

6.主要发言内容与决议事项

7.决议执行分工与完成时限

（二）会议记录的书写原则

1.实事求是原则：客观记录会议原貌，不添加个人主观评价

2.全面完整原则：涵盖会议主要环节和关键内容

3.重点突出原则：突出讨论焦点和重要决议

4.条理清晰原则：按时间顺序或议题顺序合理组织内容

5.书写规范原则：使用标准格式和术语

二、会议记录的书写规范

（一）格式规范

1.标题：居中书写会议记录字样，字号大于正文

2.顶部区域：注明会议全称、召开时间、地点、主持人等基本信息

3.正文区域：采用分栏式书写，左侧栏记录发言者姓名，右侧栏记录发言内容

4.结尾区域：记录人签名及记录完成日期

（二）内容规范

1.开场记录

(1)记录会议正式开始时间

(2)点名确认参会人员出席情况

(3)说明会议议程安排

2.讨论内容记录

(1)按议程顺序逐项记录

(2)采用要点式记录关键发言观点

(3)对于重要争议事项，需记录不同意见

(4)记录形成决议的讨论过程

3.决议事项记录

(1)明确决议事项具体内容

(2)记录责任部门或责任人

(3)设定完成时限或阶段性目标

（三）书写技巧

1.使用规范术语：如提出讨论通过决定等

2.保持客观中立：避免使用情绪化或评价性词语

3.记录数字时：使用阿拉伯数字并保持一致格式

4.处理长句发言：可适当分段或使用引号标注

5.妥善记录遗漏：对于关键发言遗漏，可在备注中说明

三、会议记录的整理与归档

（一）整理要求

1.检查记录完整性：核对是否涵盖所有议程

2.补充必要信息：如发言人职务、缺席人员原因等

3.修正书写错误：保持文字清晰可辨

4.统一格式规范：确保全文风格一致

（二）归档流程

1.初步审核：由记录人完成自我检查

2.分级审核：由部门主管进行复核

3.电子与纸质：同步保存电子版和纸质版

4.编号管理：按季度或项目进行分类编号

5.保密管理：根据会议性质确定密级

（三）常见问题处理

1.发言记录不完整：可注明发言内容详见会议录音

2.讨论过程混乱：使用分隔线区分不同议题

3.决议事项遗漏：在备注中补充说明

4.多人同时发言：使用括号标注发言顺序

四、会议记录的后续应用

（一）决议落实

1.制定跟踪表：明确各事项责任人及进度

2.定期汇报：通过简报形式同步进展情况

3.会议复查：在下次会议中确认落实效果

（二）知识管理

1.指导性文件：作为部门工作参考

2.决策依据：为后续工作提供方向

3.案例分析：作为培训材料使用

（三）改进建议

1.完善记录方法：根据实践优化记录技巧

2.优化会议形式：减少无效讨论提高效率

3.加强培训：提升记录人员专业能力

二、会议记录的书写规范

（一）格式规范

1.标题：居中书写会议记录字样，字号大于正文，建议使用黑体二号字。若为重要会议，可在标题下方标注会议主题或编号，如XX项目启动会会议记录或第X次部门例会记录。

2.顶部区域：注明会议全称、召开时间、地点、主持人等基本信息，采用宋体三号字，行距1.5倍。具体包括：

(1)会议全称：准确书写会议完整名称，如XX公司2023年Q3季度销售策略研讨会。

(2)召开时间：精确到分钟，格式为YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM。

(3)地点：注明具体会议室或地址，如公司三楼大会议室。

(4)主持人：记录主持人的姓名和职务。

(5)记录人：记录人的姓名和职务。

(6)参会人员：按姓氏笔画排序的参会人员名单，缺席人员需注明原因。

3.正文区域：采用分栏式书写，左侧栏记录发言者姓名和职务，右侧栏记录发言内容。建议使用表格形式，主要栏目包括：

(1)发言者信息栏：包括姓名、职务（可选）、发言时间。

(2)发言内容栏：记录发言要点，使用楷体四号字，每条发言单独分段。

(3)提案事项栏：对于决议事项，单独列出提案编号、内容、责任人和时限。

4.结尾区域：记录人签名及记录完成日期，使用仿宋四号字，右下角标注。

（二）内容规范

1.开场记录

(1)记录会议正式开始时间：如会议于XX:XX准时开始。

(2)点名确认参会人员出席情况：逐个记录出席人员，对缺席人员注明原因，如XX（总监）因出差缺席，会后补发会议材料。

(3)说明会议议程安排：逐项列出会议议程，如本次会议共有5项议程，