会议记录做法.docxVIP

会议记录做法

一、会议记录的基本概念与目的

会议记录是记录会议主要内容和决策过程的重要文件，具有明确记录、信息传递、工作指导和存档备查的作用。规范的会议记录能够确保会议信息的准确传达和有效落实，提高组织管理效率。

二、会议记录的准备工作

（一）明确记录职责

1.指定专人负责会议记录，确保记录人员熟悉会议主题和流程。

2.提前了解参会人员、会议议程和预期成果，做好记录准备。

（二）准备记录工具

1.准备笔记本、笔或电子记录设备，确保记录工具可靠。

2.如需录音辅助，提前征得参会人员同意并确保设备正常。

（三）熟悉会议背景

1.阅读与会议相关的资料，了解前期讨论内容和待议事项。

2.如有需要，提前与会议组织者沟通，明确记录重点。

三、会议记录的主要内容

（一）会议基本信息

1.会议名称、召开时间、地点、参会人员名单。

2.会议主持人、记录人及缺席人员情况。

（二）会议议程与讨论内容

1.按议程逐项记录，包括议题提出、发言要点和关键讨论。

2.采用条目式记录，如：“（1）项目进度汇报，张三提出需加快研发进度”。

（三）决议与行动项

1.明确会议达成的决议，标注责任人及完成时限。

2.示例：“决议：由李四负责下周前完成方案修订，并提交王五审核”。

（四）其他重要事项

1.记录突发事件、临时动议或重要补充说明。

2.如：“会议临时增加讨论季度预算分配，暂定下周三另行会议”。

四、会议记录的撰写规范

（一）语言要求

1.使用客观、简洁的语言，避免主观评价和口语化表述。

2.专业术语需准确，如涉及数据时采用“约XX%”“约XX人”等模糊表述。

（二）记录方法

1.采用要点式记录，突出关键信息，如：“（1）问题：供应链延迟；（2）建议：增加备用供应商”。

2.重要决策可加粗或编号，如“**决议1**：立即启动应急预案”。

（三）格式要求

1.段落分明，每项议题单独分段。

2.如需附件，可在记录末尾注明：“附件：会议PPT概要”。

五、会议记录的后续处理

（一）及时整理

1.会后立即整理记录稿，确保无遗漏或错误。

2.如有录音，需核对录音内容与记录一致性。

（二）分发与存档

1.在规定时限内（如2个工作日）将记录稿分发给参会人员。

2.按编号存档，标注“XX会议-YYYYMMDD”便于检索。

（三）跟进落实

1.记录行动项的责任人和截止日期，定期检查进度。

2.如需，可建立跟进清单：“跟进事项：跟进赵六方案提交进度”。

六、常见问题与注意事项

（一）避免记录误区

1.避免记录个人观点或情绪化表述。

2.避免记录冗长对话，仅提取核心内容。

（二）特殊情况处理

1.如会议中断，需注明“会议暂停，预计XX时间恢复”。

2.如有重要人员离场，标注“王五于XX时离场”。

（三）保密要求

1.涉及敏感内容需标注“内部资料，请勿外传”。

2.电子记录需设置权限保护。

五、会议记录的后续处理

（一）及时整理

1.会后立即整理记录稿，确保无遗漏或错误。

（1）回顾会议录音或视频（如有），补充遗漏要点。

（2）核对参会人员名单，确认是否有未记录的发言或事项。

（3）检查数据准确性，如“约30人参会”“预算约50万元”等需与实际情况匹配。

2.如有录音，需核对录音内容与记录一致性。

（1）逐句对照录音，修正口误或不完整的记录。

（2）对关键决策或争议点，对比录音确认表述是否准确。

（3）如录音质量不佳，需联系相关人员补充说明。

（二）分发与存档

1.在规定时限内（如2个工作日）将记录稿分发给参会人员。

（1）通过邮件或内部系统发送，确保所有相关人员收到。

（2）在邮件标题中注明“会议记录-XX部门-YYYYMMDD”，便于识别。

（3）抄送组织者或指定负责人，确保流程闭环。

2.按编号存档，标注“XX会议-YYYYMMDD”便于检索。

（1）纸质版归档至指定文件夹，电子版上传至共享云盘。

（2）建立会议编号规则，如“部门简称+年份+顺序号”（例如：RD2023-001）。

（3）存档时附上相关附件索引，如“附件1：会议议程”“附件2：数据图表”。

（三）跟进落实

1.记录行动项的责任人和截止日期，定期检查进度。

（1）在记录中明确标注“责任人：XXX，截止日期：YYYYMMDD”。

（2）建立跟进清单，如“第一周检查赵六方案”“第二周确认王五审核意见”。

（3）通过邮件或简报形式提醒责任人，如“提醒：请赵六于周三前提交方案初稿”。

2.如需，可建立跟进清单：“跟进事项：跟进赵六方案提交进度”。

（1）清单格式：

-项目编号（如1.1、1.2）

-行动事项（如“完成方案初稿”）

-责任人（如“赵六”）

-截止日期（如“YYYYMMDD”）

-状态（如“进行中”“已完成”）

（2）定期