企业采购申请与审批系统.docVIP

企业采购申请与审批系统通用工具模板

一、系统适用场景与核心价值

在企业日常运营中，各类采购需求（如办公用品、生产设备、服务外包等）需通过规范化流程实现资源高效配置与风险控制。本系统适用于以下场景：

常规采购需求：部门因业务开展需采购非库存物资或服务；

预算内采购：采购金额在部门年度预算范围内，需走审批流程保证合规；

紧急采购：突发情况（如设备故障、临时项目）需快速响应采购需求；

大额采购：超过指定金额（如5万元）需多级审批，强化内部管控。

通过系统化流程，可实现采购申请的透明化、审批效率提升及采购成本控制，避免人工流转中的信息滞后或遗漏问题。

二、采购申请全流程操作指南

流程概述：申请发起→部门审核→财务复核→领导审批→结果反馈→采购执行→归档闭环

步骤1：采购申请发起（申请人操作）

操作入口：登录系统→“采购管理”模块→“新建申请”；

填写核心信息：

申请人基本信息：姓名（某）、所属部门（如“行政部”）、联系方式（内线分机**）；

采购物品/服务详情：名称（如“联想ThinkPad笔记本”）、规格型号（“T14锐龙版”）、数量（1台）、单位（“台”）、预算单价（6500元）、预算总价（6500元）；

用途说明：需明确采购目的（如“替换2023年老旧办公设备，提升设计部工作效率”）；

紧急程度：勾选“普通/紧急/特急”（紧急需注明原因，如“客户项目需明日交付”）；

附件：提供至少1份支撑材料（如比价单、需求说明、旧设备报废证明等），格式为PDF/JPG，大小不超过5MB。

提交申请：确认信息无误后，“提交”，系统自动流转至部门负责人审核。

步骤2：部门负责人审核（部门主管操作）

审核要点：

采购需求是否与部门工作计划匹配；

预算是否在部门年度预算额度内；

附件材料是否完整（如无附件，需退回补充）。

操作路径：系统待办列表→打开申请→填写审核意见（如“同意采购，建议优先选择京东自营渠道”）；

处理结果：

“同意”：流转至财务部门复核；

“驳回”：需注明驳回原因（如“超预算，建议调整采购数量”），申请状态变为“已驳回”，申请人可修改后重新提交；

“加签”：若需其他部门会签（如IT部门确认设备配置），可指定会签人。

步骤3：财务部门复核（财务专员操作）

复核内容：

预算单价是否合理（参考历史采购数据或市场行情）；

总价是否超过部门剩余预算；

采购方式是否符合公司规定（如5万元以上需公开招标）。

操作路径：系统待办→查看申请→填写复核意见（如“预算单价符合标准，建议与3家供应商比价后确定”）；

处理结果：

“复核通过”：流转至分管领导审批；

“复核不通过”：退回申请人并说明原因（如“预算单价虚高，建议控制在6000元内”）。

步骤4：领导审批（分管副总/总经理操作）

审批权限划分：

金额≤1万元：部门负责人+财务复核即可生效；

1万元＜金额≤5万元：需分管副总审批；

金额＞5万元：需总经理最终审批。

操作路径：系统待办→查看申请及前序流程意见→填写审批结论（如“同意采购，请行政部本周内完成采购”）；

审批结果：系统自动发送短信/站内信通知申请人，申请状态更新为“审批通过”或“审批驳回”。

步骤5：结果反馈与采购执行

申请人操作：审批通过后，打印《采购申请审批表》（加盖部门公章），提交至采购部门；

采购部门操作：根据审批表执行采购，3个工作日内通过系统反馈供应商信息、预计到货时间；

到货确认：申请人收到物品后，在系统“到货确认”模块“确认”，并签收单照片，流程闭环。

三、标准采购申请表模板

采购申请审批表

申请单号

CG-2024-

申请日期

2024年X月X日

申请人

某

部门

行政部

联系方式

内线*

紧急程度

普通

采购物品/服务信息

序号

名称

规格型号

数量

1

联想ThinkPad笔记本

T14锐龙版

1

用途说明

替换设计部老旧办公设备，满足2024年新项目设计需求

附件清单

1.京东官方报价单（2024年X月X日）2.设计部设备需求说明（负责人签字版）

审批意见

部门负责人

___________（签字）日期：2024年X月X日

财务复核

___________（签字）日期：2024年X月X日

分管副总

___________（签字）日期：2024年X月X日

总经理

___________（签字）日期：2024年X月X日

采购执行结果

供应商：科技有限公司合同号：HT-2024-到货日期：2024年X月X日

到货确认

___________（申请人签字）日期：2024年X月X日

四、使用过程中的关键要点与风险规避

信息填写规范：

采购名称需具体（如“A4复印纸”而非“纸张”），避免模糊表述导致采购偏差；

预算单价需有依据（如提供电商平台截图、供应商报价单），不得虚报预算。

审批时限要求：

部门审核：1个工作日内完成；