会议记录、会议纪要管理制度.docxVIP

会议记录、会议纪要管理制度

一、总则

为规范公司会议记录和会议纪要的管理工作，提高会议效率和质量，确保会议决策事项得到有效落实，特制定本制度。本制度适用于公司内部召开的各类会议，包括但不限于董事会会议、总经理办公会、部门例会、专题研讨会等。

二、会议记录与会议纪要的定义

1.会议记录

会议记录是对会议过程的原始、真实记录，要求记录会议的基本信息、参会人员发言内容、讨论过程、提出的问题及初步解决方案等。会议记录应尽可能详细、准确，保留会议的原始风貌，是后续整理会议纪要和追溯会议内容的重要依据。

2.会议纪要

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议主要内容、决策事项、工作安排等进行提炼和整理后形成的正式文件。会议纪要应突出重点、简明扼要，明确会议的核心观点和下一步行动方向，是传达会议精神、指导工作执行的重要文件。

三、会议记录与会议纪要的职责分工

1.会议组织者

负责确定会议的时间、地点、参会人员、会议议程等基本信息，并提前通知相关人员。在会议召开过程中，组织会议的有序进行，把控会议节奏和时间，确保会议达到预期目的。同时，指定专人负责会议记录工作。

2.会议记录人员

（1）按时参加会议，熟悉会议议程和相关背景资料。

（2）在会议过程中，认真倾听参会人员的发言，准确记录发言内容、讨论要点、提出的问题及解决方案等。

（3）记录会议中的重要数据、事实和决策事项，确保记录的完整性和准确性。

（4）对于不清楚或有歧义的内容，及时向发言人进行确认。

（5）会议结束后，及时整理会议记录，并提交给会议组织者审核。

3.会议纪要撰写人员

（1）根据审核通过的会议记录，撰写会议纪要。

（2）对会议记录进行提炼和整理，突出会议的重点内容和决策事项。

（3）按照规定的格式和要求撰写会议纪要，确保内容条理清晰、语言简洁明了。

（4）在撰写过程中，如有疑问或需要进一步了解情况，及时与会议记录人员或相关参会人员沟通。

（5）完成会议纪要初稿后，提交给会议组织者审核。

4.会议组织者审核

（1）对会议记录进行审核，检查记录的完整性、准确性和规范性。

（2）对会议纪要初稿进行审核，确保纪要内容准确反映会议精神和决策事项。

（3）对于不符合要求的会议记录和会议纪要，要求相关人员进行修改和完善。

（4）审核通过后，将会议记录和会议纪要进行存档，并按照规定进行分发。

四、会议记录的要求与规范

1.记录格式

（1）会议记录应采用统一的格式，包括会议基本信息、会议议程、参会人员发言内容、讨论要点、决策事项等。

（2）会议基本信息应包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、记录人、参会人员等。

（3）参会人员发言内容应按照发言顺序进行记录，注明发言人姓名和发言要点。

（4）讨论要点和决策事项应单独列出，以便于查阅和整理。

2.记录内容

（1）准确记录会议的主要内容，包括会议讨论的问题、提出的观点和建议、达成的共识和决策等。

（2）记录参会人员的发言内容时，应尽量保留原话，避免断章取义或歪曲原意。

（3）对于重要的观点和建议，应详细记录其提出的背景和依据。

（4）记录会议中的讨论过程和分歧点，以便于后续分析和解决问题。

（5）记录会议中提出的问题和解决方案，明确责任人和完成时间。

3.记录方法

（1）可以采用手写或电子记录的方式，但电子记录应便于保存和检索。

（2）在记录过程中，应使用规范的语言和符号，避免使用模糊或歧义的表述。

（3）对于重要的内容，可以采用加粗、下划线等方式进行标注，以便于突出重点。

（4）记录人员应保持客观、公正的态度，不加入个人主观意见和评价。

4.记录审核与修改

（1）会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，并在[规定时间]内提交给会议组织者审核。

（2）会议组织者应在[规定时间]内完成对会议记录的审核，如发现记录存在问题或遗漏，应及时要求记录人员进行修改和补充。

（3）记录人员应根据审核意见，对会议记录进行修改和完善，并重新提交审核，直至审核通过。

五、会议纪要的撰写与审核

1.撰写格式

（1）会议纪要应采用统一的格式，包括标题、文号、主送单位、正文、落款等。

（2）标题应简洁明了，准确反映会议的主要内容和性质。

（3）文号应按照公司规定的编号规则进行编写，便于管理和查询。

（4）主送单位应明确会议纪要的发送范围，包括相关部门和人员。

（5）正文应包括会议概况、会议主要内容、决策事项、工作安排等部分。

（6）落款应注明会议纪要的撰写单位和日期。

2.撰写内容

（1）会议概况：简要介绍会议的基本信息，包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员等。

（2）会议主要内容：对会议讨论的主要问题、提出的观点和建议进行提炼和总结，突出会议的重点内容。

（3）决策事项：明确会议达成的决策和共识，包括具体的工作任务、责任部门、完成时间