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会议纪要书写规范

###一、会议纪要书写概述

会议纪要是记录会议主要内容和决议的重要文件，具有凭证、指导和存档作用。规范的会议纪要应清晰、准确、完整，便于后续查阅和执行。以下是会议纪要书写的详细规范。

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###二、会议纪要的基本要素

会议纪要应包含以下核心内容，确保信息的全面性和准确性。

####（一）会议基本信息

1.**会议名称**：明确会议的正式名称，如“XX部门2023年第四季度工作总结会议”。

2.**会议时间**：记录会议召开的具体日期和起止时间，例如“2023年12月15日9:00-11:30”。

3.**会议地点**：注明会议召开的具体场所，如“公司第一会议室”。

4.**参会人员**：列出所有出席及缺席人员名单，必要时注明请假情况。

5.**主持人及记录人**：明确会议主持人和记录人姓名，确保责任清晰。

####（二）会议主题与目的

1.**会议主题**：概括会议的核心议题，如“讨论2024年市场推广计划”。

2.**会议目的**：说明召开会议的主要目标，例如“明确新一年的市场策略及预算分配”。

####（三）会议主要内容

1.**讨论事项**：按顺序记录各议题的发言要点、分析过程及结论。

2.**决议事项**：突出会议达成的具体决议，可分条列出，如：

-（1）批准“XX项目”预算方案，总额不超过50万元。

-（2）决定于2024年3月前完成市场调研报告。

####（四）后续工作安排

1.**任务分配**：明确各项决议的负责人及完成时限，例如：

-（1）由市场部负责人（张三）于12月20日前提交推广方案初稿。

-（2）行政部（李四）负责协调2024年1月的会议场地预订。

2.**跟进机制**：说明如何检查任务执行情况，如“每月25日召开进度汇报会”。

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###三、会议纪要的书写规范

为提高纪要的规范性和可读性，需遵循以下要求。

####（一）格式要求

1.**标题**：居中书写“会议纪要”，字号大于正文。

2.**字体**：正文建议使用宋体或黑体，字号12号，行距1.5倍。

3.**编号**：如需归档，可添加编号，如“纪要编号：2023-12-04-01”。

####（二）语言要求

1.**客观准确**：避免主观评价，直接记录事实和决议。

2.**简洁明了**：使用短句和列表，避免冗长描述。

3.**术语统一**：确保专业术语与公司内部标准一致，如“Q3”代表“第三季度”。

####（三）记录要点

1.**按议程记录**：逐项对应会议议程，确保内容不遗漏。

2.**突出关键信息**：对重要决议、数据或时间节点加粗或标注。

3.**核对无误**：会议结束后，由记录人核对内容并请主持人签字确认。

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###四、会议纪要的后续管理

规范的后续管理能确保纪要的有效利用。

####（一）分发与存档

1.**分发范围**：根据需要将纪要分发给相关人员，可打印或发送电子版。

2.**存档方式**：建议扫描存档至公司共享文件夹，并标注关键词便于检索。

####（二）跟进落实

1.**定期检查**：由指定负责人（如行政部）每月核对任务完成情况。

2.**问题反馈**：如执行过程中出现疑问，可通过邮件或会议讨论解决。

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###五、常见错误及避免方法

为提高纪要质量，需注意以下常见问题。

####（一）遗漏关键信息

-**避免方法**：提前准备会议议程，记录时逐项确认。

####（二）语言模糊不清

-**避免方法**：使用具体数据（如“预算增加10%”）而非模糊表述（如“预算增加很多”）。

####（三）未明确责任主体

-**避免方法**：在后续工作安排中，必须注明负责人及截止日期。

###五、常见错误及避免方法（续）

除了上述提到的常见问题，以下是一些容易被忽视的细节及其改进方法。

####（一）参会人员记录不完整

-**问题描述**：仅列出出席人员名单，但未注明缺席人员及原因，导致后续任务分配时产生争议。

-**避免方法**：

1.**列出完整名单**：包含所有应参会人员，区分“出席”“缺席”“请假”状态。

2.**注明缺席原因**：如“缺席（病假）”或“缺席（出差）”，便于理解未参与讨论的原因。

3.**示例**：

-**出席**：王五（部门主管）、赵六（项目组长）

-**缺席**：孙七（请假）

-**缺席**：周八（出差）

####（二）决议事项缺乏可执行性

-**问题描述**：会议记录中虽有决议，但未明确负责人、时间节点或衡量标准，导致执行时无从下手。

-**避免方法**：

1.**细化决议内容**：确保每项决议包含“做什么（任务）”“谁负责（负责人）”“何时完成（截止日期）”