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档案数字化处理及管理规范

一、引言

档案作为机构历史记忆的载体与核心信息资源，其管理水平直接关系到决策效率、业务延续及历史传承。随着信息技术的飞速发展，档案数字化已成为提升档案管理现代化水平、保障档案信息资源有效开发利用的必然趋势。本规范旨在系统梳理档案数字化处理的全流程，明确各环节的操作标准与管理要求，以期为相关单位提供一套科学、严谨、可操作的指导框架，确保档案数字化工作的质量、安全与高效。

本规范适用于各类企事业单位、社会组织及机构的档案数字化处理与后续管理工作，涵盖纸质档案、声像档案等不同类型档案的数字化转换、存储、检索、利用及长期保存等环节。

二、基本原则

档案数字化处理及管理工作应严格遵循以下基本原则，确保工作的规范性与有效性：

1.真实性原则：数字化成果必须忠实反映档案原件的内容与形式特征，确保数字档案的原始性、准确性和可靠性。严禁对档案信息进行未经授权的篡改或增删。

2.可用性原则：数字化处理应以满足档案利用需求为导向，确保数字档案信息清晰可辨、检索便捷、传递高效，并符合长期保存的技术要求。

3.完整性原则：数字化过程应保证档案信息的完整无缺，不仅包括档案内容信息，也包括必要的背景信息、元数据及档案之间的关联关系。

4.安全性原则：建立健全档案数字化全过程的安全保障体系，包括物理安全、网络安全、数据安全和信息内容安全，严防档案信息泄露、丢失或损坏。

5.效率性原则：在保证质量的前提下，优化数字化处理流程，合理配置资源，采用先进适用技术，提高工作效率，降低成本消耗。

三、档案数字化处理流程与要求

3.1数字化前准备

数字化前的准备工作是确保整个项目顺利进行的基础，需细致周全。

*档案整理：按照《档案整理规则》对拟数字化的档案进行系统整理，包括区分全宗、分类、组卷（件）、排列、编号、编目等，确保档案实体状况良好，目录与实体相符。对破损、霉变、字迹模糊等问题档案，应先进行修复、加固或复制处理。

*著录与元数据采集：依据相关档案著录规则，对档案的核心元数据进行采集与著录，如档号、题名、责任者、形成时间、保管期限、页数等。元数据应规范、准确、完整，为后续检索与管理奠定基础。

*数字化可行性评估：对档案的载体状况、珍贵程度、利用频率等进行评估，确定数字化的优先级和具体方案。对于特别珍贵或脆弱的档案，应优先考虑数字化以减少原件使用，并采取更为审慎的数字化方式。

*数字化前质检：对整理完毕的档案进行检查，确保符合数字化加工要求，如页码是否连续、有无缺页漏页、装订是否牢固等。

3.2数字化加工操作

数字化加工是将档案实体信息转换为数字信息的关键环节，应严格控制质量。

*扫描：

*根据档案的纸张质地、字迹清晰度、幅面大小等选择合适的扫描设备（如平板扫描仪、高速扫描仪、大幅面扫描仪等）。

*扫描分辨率应根据档案类型、内容特征及利用需求确定，确保扫描图像清晰可读，一般情况下，黑白文本档案推荐采用不低于300dpi的分辨率，彩色或灰度档案可适当提高。

*扫描色彩模式选择应能真实反映档案原貌，如黑白、灰度、彩色模式的合理选用。

*扫描格式宜采用通用、开放、稳定的格式，如TIFF（用于长期保存）、PDF/A（用于长期保存和通用交换），JPEG可用于浏览副本。对于文本档案，建议同时生成双层PDF（图像层+文本层）以支持全文检索。

*图像处理：

*对扫描后的图像进行必要的后期处理，包括歪斜校正、去污、去噪、裁切、对比度调整等，以提升图像质量，但不得改变档案原始信息。

*处理过程中应保留原始扫描图像，以备核查。

*图像命名与存储：

*数字图像文件的命名应遵循唯一性、规范性和可识别性原则，宜与档案的档号、件号等管理标识相对应。

*建立合理的文件夹层级结构，对数字图像进行有序组织和存储。

*OCR文字识别与校对：

*对需要进行全文检索的文本型档案，应进行OCR（光学字符识别）处理，将图像中的文字转换为可检索的文本信息。

*OCR识别结果应进行人工校对，特别是标题、关键数据等重要信息，确保识别准确率。

3.3数字化成果质检

数字化成果的质量检验是保障数字档案可用性的关键步骤。

*自检与互检：加工人员应对各自完成的数字化成果进行自检，同时可组织交叉互检，及时发现并纠正错误。

*抽检与全检：质量管理部门或指定人员应按照一定比例（如10%-30%）对数字化成果进行抽检，对重要或特殊档案可进行全检。

*质检内容：包括图像清晰度、完整性、色彩准确性、歪斜度、有无漏扫错扫、命名规范性、元数据准确性、OCR识别准确率等。

*不合格处理：对质检不合格的数字化成果，应返回加工环节进行返工，并重新质检，直至合格。

四、