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费用报销审批流程规范化操作手册

前言

为规范公司费用报销管理，明确报销流程各环节职责，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，提高报销效率，特制定本操作手册。本手册旨在为全体员工提供清晰的报销指引，同时为财务部门及审批人员提供标准化操作依据，共同维护公司财务管理制度的有效执行。

一、适用范围与对象

本手册适用于公司全体正式员工、试用期员工及外部合作人员（涉及公司费用垫付的）的各项费用报销业务。涵盖费用类型包括但不限于：差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费、采购费等与公司生产经营相关的合理支出。

二、费用报销全流程操作指引

费用报销流程需严格按照“发起申请→部门审核→财务审核→领导审批→出纳付款→财务归档”的顺序执行，各环节责任人须在规定时限内完成审核与审批，保证流程顺畅。

（一）第一步：报销发起与单据填写

责任人：费用申请人（员工/合作人员）

操作时限：费用发生后的10个工作日内（遇节假日顺延）

操作内容：

登录报销系统：通过公司OA系统或指定报销管理平台（如“费用通”）进入报销模块，“新建报销单”。

填写基础信息：准确录入报销人姓名（*）、所属部门、报销日期、报销事由（需简明扼要说明费用发生的原因、背景，如“项目客户拜访差旅费”“部门月度办公用品采购”等）。

填写费用明细：按费用类型分项填写，每项费用需注明“费用发生日期”“费用项目名称”“金额”“报销事由”（如“交通费”需注明出行日期、起点、终点、交通工具；“业务招待费”需注明招待对象、人数、招待目的）。

附件材料：按“附件清单”要求电子版原始凭证，保证附件清晰、完整（具体附件要求见“三、标准化报销单模板及填写说明”）。

提交报销单：确认信息无误后，“提交”，系统将自动流转至下一环节（部门负责人审核）。

注意事项：

报销事由不得使用“办公用品”“杂费”等模糊表述，需具体到费用用途（如“A4打印纸（500张，用于部门文件打印）”“客户晚餐（招待公司合作负责人，洽谈项目）”）。

费用金额须与附件凭证金额一致，系统自动校验“小写金额=大写金额”，不一致无法提交。

（二）第二步：部门负责人审核

责任人：申请人所在部门负责人（如部门经理/主管）

操作时限：收到报销单后的2个工作日内

操作内容：

审核真实性：核对报销费用是否为部门实际业务发生支出，是否存在虚报、多报情况；结合项目预算或部门费用额度，判断费用支出的合理性。

审核合规性：检查报销单填写是否规范（如事由是否清晰、费用分类是否正确）、附件是否齐全（如差旅费是否附出差审批单，业务招待费是否附招待事由说明）。

审批意见：审核通过后，在OA系统中填写“审核意见”（如“同意报销，符合部门月度预算”），“通过”；若审核不通过，需注明驳回原因（如“出差审批单未，请补充”“招待费超部门月度预算标准，需额外说明”），“驳回”并退回申请人修改。

注意事项：

部门负责人对报销内容的真实性负直接责任，不得随意审批不明确的费用。

涉及跨部门协作的费用（如项目共担费用），需提前沟通并经相关部门负责人会签确认。

（三）第三步：财务部门审核

责任人：财务部指定审核人员（会计/费用会计）

操作时限：收到报销单后的3个工作日内

操作内容：

审核票据合规性：

检查原始凭证是否为合法有效票据（如增值税发票需有“发票专用章”，电子发票需PDF版且未重复报销）；

核对发票抬头、税号、开票日期、项目名称等要素是否准确（抬头须为公司全称“有限公司”，税号需与公司统一社会信用代码一致）；

检查发票是否存在涂改、破损、过期等情况，附件是否与报销单内容匹配（如“会议费”发票需附会议通知或议程，“差旅费”需附机票/车票、酒店住宿发票等）。

审核金额准确性：

逐笔核对报销单金额与发票、附件金额是否一致，计算报销总额是否正确；

按公司费用标准审核超标部分（如差旅住宿费标准为“一线城市400元/晚，二线城市300元/晚”，超标部分需由申请人书面说明并经总经理审批后方可报销）。

审核流程完整性：

确认报销单是否经部门负责人审核通过，系统流程是否完整；

对大额报销（单笔超过5000元）或特殊费用（如固定资产采购、境外费用），需额外核查是否有相关审批文件（如采购申请单、境外费用报销说明）。

反馈审核结果：审核通过后，在系统中标注“财务审核通过”；若存在不合规情况，注明具体问题（如“发票抬头错误，需重开”“附件缺失出差审批单，请补充”），退回申请人修改。

注意事项：

财务部有权拒绝不合规的报销申请，并要求申请人补充材料或重新填报。

电子发票需通过“全国增值税发票查验平台”验证真伪，查验结果需随发票一同。

（四）第四步：领导审批

责任人：按公司权限划分确定（分管副总/总经理）

操作时限：收到报销单后的2个工作日内（财务审核通过后自动流转）

操作内容：

审批权限划分（根据公司《财务管理