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采购订单及审批流程自动化模板：适用场景与价值体现

全流程操作指南：从需求到订单闭环

一、采购需求发起：明确需求与依据

操作主体：需求部门（如生产部、行政部等）

操作内容：

需求部门在自动化系统中填写《采购需求申请表》，需包含以下核心信息：

需求部门、申请人、联系方式（内部系统号，非电话）；

采购物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明；

采购urgency（如常规/紧急）、期望交付日期、供应商建议（如有）；

相关附件：技术参数、报价单（若为比价采购）、部门负责人签字扫描件（系统内电子签章）。

系统自动校验必填项完整性，若信息不全则提示补充；校验通过后，需求状态更新为“待部门审核”，并同步流转至部门负责人审批。

二、部门审核：确认需求合理性与预算

操作主体：需求部门负责人

操作内容：

部门负责人登录系统，查看需求详情，重点审核：

采购需求与部门工作计划的匹配度；

预估金额是否符合部门年度预算（系统自动关联预算模块，超预算时触发预警）；

规格型号、数量是否合理（必要时与技术岗沟通确认）。

审核通过后，系统状态更新为“待采购审核”，并推送至采购部门；若驳回，需填写驳回理由（如“预算不足”“需求描述不清晰”），需求退回至申请人修改。

三、采购订单创建：整合信息与供应商对接

操作主体：采购专员*

操作内容：

采购专员收到需求后，通过系统查询历史供应商数据库或发起询价（支持批量比价功能），确定最终供应商及单价；

在系统中创建采购订单，关联需求编号，填写以下信息：

供应商全称、统一社会信用代码、联系人（系统内供应商库信息，无需手动录入）；

订单编号（系统自动规则：PO-年份-月份-部门代码-流水号）、订单日期、交付地址；

采购明细（与需求表一致，可批量导入）、总金额、含税/不含税标识、付款条件（如“货到付款”“30天账期”）；

备注：特殊交付要求、包装标准等。

系统自动校验订单金额与需求预估差异（超过10%时需重新提交审批），校验通过后进入审批流程。

四、多级审批：权限分级与流程留痕

操作主体：采购经理、财务主管、总经理*（根据金额分级）

操作内容：

系统根据订单金额自动触发审批层级（示例）：

金额≤1万元：采购经理审批；

1万元＜金额≤5万元：采购经理+财务主管审批；

金额＞5万元：采购经理+财务主管+总经理审批。

各级审批人通过系统查看订单详情、需求附件、供应商资质（系统内自动关联），重点审核：

供应商选择合规性（是否在合格供应商名录内）；

价格合理性（参考历史采购价或市场行情）；

付款条件是否符合财务制度。

审批通过后，系统电子签章版采购订单，自动同步至供应商邮箱（系统内配置模板）及采购台账；任一环节驳回，需注明原因，订单退回至采购专员修改。

五、订单执行与跟踪：保证交付与入库

操作主体：采购专员、仓库管理员、需求部门

操作内容：

采购专员将审批通过的订单发送至供应商，并跟踪生产/发货进度，系统中更新“已发货”“物流单号”等信息；

货物送达后，需求部门与仓库管理员共同验收，核对数量、规格、质量，在系统中填写《验收确认单》（含合格/不合格标识）；

若验收合格，系统状态更新为“待结算”，关联财务模块；若不合格，触发退货流程，采购专员与供应商协商换货/退款。

六、财务结算与归档：闭环管理与数据追溯

操作主体：财务专员、档案管理员

操作内容：

财务专员收到验收单及供应商发票（系统内电子发票），核对订单信息、金额、发票一致性，无误后发起付款申请；

付款完成后，系统自动将采购订单、验收单、付款凭证等资料归档至“采购档案库”，支持按订单编号、供应商、日期等条件检索；

每月系统自动采购分析报表（如各部门采购金额、供应商合作频次、成本节约率），为管理层决策提供数据支持。

采购订单自动化模板结构（核心字段示例）

模块

字段名称

填写说明

系统自动/校验

订单基础信息

订单编号

规范格式：PO-YYYY-MM-DEPT-X（DEPT为部门代码，X为流水号）

自动

订单日期

系统当前日期

自动

供应商信息

关联供应商库，自动带出名称、信用代码、联系人

关联库自动填充

采购明细

物品名称

需求部门提交的标准化名称（支持从物料库选择）

手动填写/物料库选择

规格型号

详细技术参数

手动填写

数量

需求确认数量

关联需求表，不可修改

单价

询价/比价结果

采购员填写，系统校验预算

总金额

数量×单价（自动计算）

自动计算

审批流程

审批人层级

根据金额自动匹配审批人

自动分配

审批状态

待审批/通过/驳回

状态自动更新

审批意见

审批人填写驳回或补充说明

手动填写

执行跟踪

交付状态

待发货/已发货/已送达/已验收

手动更新，系统记录时间

验收人

需求部门+仓库管理员签字

手动填写

关联凭证

验收单号、物流单号、发票号

手动/自动关联

关键实施要点与风险规避