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公司资产变动档案管理办法标准版

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司资产变动档案的管理工作，确保资产变动信息的真实、完整、安全与可追溯，维护公司资产的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）所有资产（包括但不限于固定资产、无形资产、重要低值易耗品等）在新增、调拨、盘点、处置（含报废、出售、捐赠、核销等）、租赁、抵押等变动过程中形成的各类档案的管理。

第三条基本原则

资产变动档案管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案内容必须真实反映资产变动的实际情况，数据准确无误。

（二）完整性原则：资产变动全过程形成的各类文件材料均应收集齐全，确保档案的系统性和连续性。

（三）规范性原则：档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节均应符合本办法规定。

（四）安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密。

（五）可追溯性原则：确保资产变动的每一个环节都有据可查，形成完整的资产变动轨迹。

第二章管理机构与职责

第四条管理部门

公司资产管理部门是资产变动档案的归口管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督检查公司资产变动档案管理工作。公司档案管理部门负责对资产变动档案管理工作进行业务指导和专业监督，协助制定和完善相关管理制度及规范。

第五条相关部门职责

（一）资产管理部门：负责资产变动档案的统一接收、审核、整理、编号、保管、统计、利用和销毁的组织工作；负责电子档案的建立、维护和备份；组织对资产变动档案管理工作的培训。

（二）财务部门：负责提供资产价值变动相关的财务凭证、账簿记录等资料，并确保其真实、准确、完整；参与资产盘点、处置等环节的档案资料审核。

（三）各业务部门（资产使用部门）：负责本部门资产变动（如新增、调拨、报修、处置申请等）相关原始凭证、审批文件的及时收集、初步整理，并按规定向资产管理部门移交；配合资产管理部门进行资产档案的核查与利用。

（四）采购部门：负责提供资产采购过程中的合同、招投标文件、验收单等相关资料。

（五）信息技术部门：负责为资产变动档案管理系统（如使用）提供技术支持和维护，保障系统正常运行和数据安全。

第三章档案的构成与内容

第六条资产新增档案

主要包括但不限于：资产购置审批单、采购合同、招投标文件（如适用）、发票、验收报告、资产入库单、固定资产卡片、技术资料（说明书、图纸等）、权属证明文件（如房产、车辆等）。

第七条资产调拨/转移档案

主要包括但不限于：资产调拨申请单、审批文件、资产交接清单、接收部门验收证明。

第八条资产盘点档案

主要包括但不限于：盘点计划、盘点表、盘点差异明细表、差异原因分析报告、盘盈盘亏审批文件及处理结果。

第九条资产维护与维修档案

主要包括但不限于：维修申请单、审批记录、维修合同（如外包）、维修记录、费用单据、验收报告（如重大维修）。

第十条资产处置档案

主要包括但不限于：资产处置申请单（报废、出售、捐赠、核销等）、处置原因说明、技术鉴定报告（如报废）、评估报告（如出售）、处置审批文件、处置合同/协议、回收款项凭证、资产注销证明。

第十一条其他变动档案

如资产租赁（出租/承租）合同、抵押合同、产权变更证明等相关文件材料。

第四章档案的收集、整理与归档

第十二条档案的收集

资产变动发生后，各相关业务部门应在变动完成后规定时限内（通常不超过业务办结后十五个工作日），将所有与该变动相关的、具有保存价值的文件材料收集齐全，并对其真实性、完整性和有效性进行初步审核，然后移交至资产管理部门。

第十三条档案的整理

资产管理部门接收材料后，应按照以下要求进行整理：

（一）分类：通常按资产类别（如房屋建筑物、机器设备、电子设备等）结合变动类型进行分类。

（二）编号：采用统一的档案编号规则进行编号，确保唯一性和可检索性。编号可包含年份、部门代号、资产类别代号、变动类型代号及顺序号等要素。

（三）排列：同一资产的不同变动阶段或同一变动事件的相关文件，应按照时间顺序或逻辑关系（如审批流程顺序）排列。

（四）装订：对整理好的文件材料，应去除金属物，采用规范的装订方式（如左侧装订），做到整齐牢固。

（五）编制目录：每卷/册档案应编制卷内文件目录，列明序号、文件名称、编号、日期、页数等信息。

第十四条档案的归档

整理完毕的资产变动档案，应由资产管理部门指定专人负责登记、入库，并建立档案管理台账。电子档案应同步上传至指定存储系统，并做好备份。归档时应履行交接手续，双方签字确认。

第五章档案的保管与保护

第十五条库房要求

档案库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”要求，配备必要的设施设备。

第十六条日常管理

（一）档案应