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会议纪要书写规程制定

一、会议纪要书写规程概述

会议纪要书写规程旨在规范会议纪要的撰写流程、内容和格式，确保纪要的准确性、完整性和一致性，提高工作效率。本规程适用于各类内部会议、部门会议及项目会议的纪要撰写，通过标准化操作，促进信息传递的清晰性和决策执行的顺畅性。

二、会议纪要书写的基本要求

（一）内容完整性

1.会议基本信息：包括会议名称、召开时间、地点、参会人员名单、主持人及记录人。

2.会议议题：列出会议讨论的主要议题及背景说明。

3.讨论过程：记录各参会人员的发言要点、关键观点及争议点。

4.决议事项：明确会议达成的决议、行动项及责任人。

5.其他事项：如会议adjournment时间、后续跟进要求等。

（二）格式规范性

1.标题：居中书写“会议纪要”，并注明会议名称及日期。

2.正文：分条目记录会议内容，使用序号或项目符号清晰呈现。

3.字体：统一使用标准字体（如宋体或黑体），字号为小四或五号。

4.页边距：上下左右各2.54厘米，行间距1.5倍。

（三）语言准确性

1.客观记录：避免主观评价或个人意见，仅陈述事实。

2.语言精炼：使用简洁明了的语句，避免冗长描述。

3.术语统一：关键术语需与会议原始记录一致，确保专业准确性。

三、会议纪要的撰写步骤

（一）准备工作

1.收集会议材料：整理会议通知、议程、参会人员名单及原始发言记录。

2.确认记录人：由指定记录人负责全程记录，必要时可安排辅助记录。

（二）现场记录

1.记录核心内容：重点捕捉议题概述、关键讨论点及决议事项。

2.实时整理：会议结束后立即整理初步记录，补充遗漏信息。

（三）后期修订

1.核对信息：与参会人员确认发言内容及决议事项的准确性。

2.完善格式：根据本规程要求调整格式，确保条目清晰、语言规范。

3.提交审核：将修订后的纪要提交部门主管或相关负责人审核。

（四）归档管理

1.电子版保存：将纪要上传至公司共享文件系统，标注会议日期及版本号。

2.纸质版存档：存放在指定文件柜，便于后续查阅。

四、注意事项

（一）保密要求

1.涉及敏感内容的会议纪要需加密保存，仅授权人员可访问。

2.记录人需签署保密协议，确保信息安全。

（二）及时性

1.会议结束后24小时内完成初稿，48小时内提交最终版本。

2.如遇特殊情况（如决议内容需补充），需额外说明原因。

（三）反馈机制

1.记录完成后，组织一次简短反馈会，收集参会人员意见。

2.根据反馈调整后续纪要撰写流程，持续优化规程。

一、会议纪要书写规程概述

（一）目的与意义

会议纪要书写规程的制定，核心目的是为了建立一套系统化、标准化的会议纪要撰写方法，确保每一份纪要都能准确反映会议的核心内容与决策，并具备统一性和规范性。通过实施本规程，可以有效提升会议记录的质量，减少信息传递中的偏差，便于后续工作的追踪与落实。同时，标准化流程也有助于新员工快速掌握记录技巧，降低培训成本，提高整体工作效率。

（二）适用范围

本规程适用于公司内部的所有类型会议，包括但不限于：部门周会、项目启动会、团队复盘会、客户沟通会、培训研讨会等。所有参与会议记录的人员均需遵循本规程执行，确保纪要的完整性与一致性。对于特别重要的会议（如年度规划会、跨部门协调会等），应额外增加审核环节，由更高层级的管理人员参与确认。

二、会议纪要书写的基本要求

（一）内容完整性

1.会议基本信息：

（1）会议名称：需明确标注会议的正式名称，例如“2023年第四季度销售策略研讨会”。

（2）召开时间：精确到分钟，如“2023年10月27日14:30-16:00”。

（3）地点：注明具体会议室编号或在线会议链接（如适用）。

（4）参会人员名单：按姓氏笔画或职位层级排序，如有特邀嘉宾需特别标注。

（5）主持人及记录人：明确记录职责分工，如“主持人：张三；记录人：李四”。

2.会议议题：

（1）列出所有讨论议题的详细描述，包括议题背景、目标及讨论顺序。

（2）对于特别重要的议题，可附加相关材料索引（如前期报告、数据表格等）。

3.讨论过程：

（1）按议题顺序记录，每个议题下分条目呈现发言内容。

（2）关键发言需注明发言人姓名及核心观点，如“王五提出‘南山区市场拓展需优先布局年轻客群’”。

（3）争议点需记录双方主要论点及最终调和方案。

4.决议事项：

（1）使用“决议如下”或“行动项如下”作为引言，明确列出所有达成共识的内容。

（2）每项决议需包含具体执行步骤、责任部门/人及完成时限。示例：

-“决议1：立即启动南山区市场调研，由市场部负责，2023年11月30日前提交初步报告。”

5.其他事项：

（1）会议adjournment时间：如“会议于16:05结束，无临时安排事项”。

（2）后续跟进要求