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企业人力资源信息录入规范手册

一、手册编制目的

为规范企业人力资源信息录入工作，保证员工信息的准确性、完整性和安全性，提升人力资源管理效率，保障员工与企业双方的合法权益，特编制本手册。本手册旨在为信息录入人员提供统一、明确的操作指引，保证人力资源信息在各管理环节中有效流转与应用。

二、适用范围

本手册适用于企业人力资源部门专职人员、各部门负责人及新员工入职信息对接人员，涵盖员工从入职到离职全生命周期的信息录入管理，包括基本信息、岗位信息、合同信息、异动信息等模块的数据处理。

三、信息录入操作流程

（一）前期准备阶段

材料收集

新员工入职：收集员工证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明（如有）、体检报告、银行卡信息（用于薪酬发放）等材料，保证材料齐全且清晰可辨。

在职员工信息变更：收集员工签署的《信息变更申请表》（如姓名、联系方式、银行卡号等变更需提供书面申请及相关证明材料）。

岗位异动/合同变更：获取经审批通过的《岗位异动审批表》《劳动合同变更协议》等文件。

系统权限核查

录入人员需登录人力资源管理系统（HRM），确认自身账号具备对应信息录入模块的操作权限（如“员工基本信息录入”“合同信息管理”等），避免越权操作。

（二）信息采集与核对

信息分类采集

基本信息：包括员工姓名（*）、性别、出生日期、证件号码号、民族、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、毕业院校、专业、入职日期、转正日期、员工类型（全职/兼职/实习）等。

岗位信息：所属部门、岗位名称、岗位级别、汇报对象、工作地点、劳动合同期限、试用期时长、薪酬标准（基本工资、绩效工资、津贴补贴等）。

辅助信息：紧急联系人信息（姓名、关系、联系方式，联系方式示例：5678）、社保公积金缴纳地、职业资格证书、外语及计算机能力等。

信息交叉核对

将收集的纸质材料与员工口头提供的信息进行核对，保证姓名、证件号码号、关键日期（如入职日期、出生日期）等核心信息一致。

对于学历、职业资格等需验证的信息，通过学信网、职业资格证书官网等官方渠道进行核实（如无官方渠道，需留存证书复印件备查）。

（三）系统录入操作

登录系统与模块选择

录入人员通过企业统一身份认证登录HRM系统，选择对应的信息录入模块（如“员工档案管理-新增员工”“异动管理-岗位调整”等）。

逐项填写信息

按照系统字段提示，依次录入采集到的信息，注意以下规范：

日期格式：统一使用“YYYY-MM-DD”格式（如2024-03-15），不使用“2024年3月15日”等非常规格式。

文本格式：姓名、部门名称等文本字段使用简体中文，不包含特殊符号（如*、#等）；证件号码号、银行卡号等数字字段连续录入，不添加空格或分隔符。

下拉选项：对于“性别”“学历”“岗位级别”等有固定选项的字段，必须从系统下拉列表中选择，不得手动输入非规范选项。

必填项（标注“*”的字段）必须完整填写，选填项根据实际情况补充填写，保证信息无遗漏。

附件

将收集的证明材料（证件号码复印件、学历证书等）扫描为PDF或JPG格式（单个文件不超过2MB，分辨率不低于300DPI），通过系统“附件”功能关联至对应员工档案，命名规则为“员工姓名-材料类型”（如“*-证件号码复印件”）。

（四）审核与校验

录入自查

信息填写完成后，录入人员需逐项检查字段内容是否与原始材料一致，格式是否符合规范，确认无误后“保存并提交审核”。

上级审核

部门负责人：审核员工基本信息、岗位信息与部门需求的匹配性（如岗位级别是否符合部门编制、汇报对象是否准确）。

人力资源专员：审核信息的合规性（如劳动合同期限是否符合法律规定、试用期时长是否超标）、完整性（必填项是否全部填写）及附件情况（关键证明材料是否齐全）。

审核不通过时，系统将退回并注明修改原因，录入人员需在2个工作日内完成修改并重新提交。

终审确认

人力资源部门负责人对通过初审的信息进行最终确认，确认无误后“审核通过”，信息正式生效并同步至员工档案。

（五）归档与更新

数据归档

审核通过的信息及附件由人力资源部门统一归档，电子档案存储于企业指定的服务器（加密处理），纸质档案按员工工号分类存放于档案柜，保存期限不少于员工离职后5年。

动态更新

当员工信息发生变更（如联系方式调整、岗位异动、合同续签等）时，由员工所在部门或人力资源部门在变更发生3个工作日内完成系统信息更新，重复上述“采集-录入-审核”流程，保证信息实时准确。

四、信息录入模板示例

（一）员工基本信息录入表（部分字段）

字段名称

字段类型

必填项

填写规范示例

备注

员工姓名

文本

是

*

与证件号码一致

性别

下拉选择

是

男/女

系统下拉选择

证件号码号

文本

是

110*

隐码处理，保留前6后4位

出生日期

日期

是

1990-05-20

YYYY-MM-DD格式

学历

下拉选择