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行业采购管理标准化流程及工具模板
一、适用范围与典型应用场景
二、标准化流程操作步骤详解
采购管理标准化流程需遵循“需求驱动、合规优先、全程留痕”原则，分为8个核心环节，各环节责任人与关键动作
1.采购需求识别与提报
责任人：需求部门（如生产部、行政部）
输入：部门生产计划、库存数据、费用预算
操作动作：
（1）需求部门根据实际需求（如生产缺料、办公耗材不足）填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、交付时间、预算金额及用途说明；
（2）需求部门负责人*主管对需求的必要性及合理性进行初审，保证需求与部门目标匹配；
（3）需求表提交至采购部，采购专员*小王核对需求与库存数据，避免重复采购。
输出：《采购需求申请表》（含需求部门及采购部双签字确认）
2.供应商寻源与评估
责任人：采购部采购专员*小王
输入：《采购需求申请表》、采购预算
操作动作：
（1）根据需求类型（如标准物料、定制服务）确定寻源方式：公开招标、邀请招标、询价采购或单一来源采购；
（2）通过企业供应商库、行业平台或市场调研筛选潜在供应商，要求供应商提供营业执照、资质证书、产品检测报告等文件；
（3）组织供应商评估，从“价格（30%）、质量（25%）、交付能力（20%）、服务（15%）、资质（10%）”五个维度打分，形成《供应商评估表》。
输出：《供应商评估表》、合格供应商名单
3.采购订单
责任人：采购部采购经理*李经理
输入：《采购需求申请表》、合格供应商名单、评估结果
操作动作：
（1）根据评估结果确定中标/合作供应商，与供应商确认最终价格、交付周期及付款条件；
（2）通过ERP系统或订单模板《采购订单》，注明订单编号、物料/服务信息、数量、单价、总金额、交付地址、验收标准及违约条款；
（3）采购经理*李经理审核订单内容，保证与需求一致且符合预算，审批后发送至供应商。
输出：《采购订单》（采购部与供应商双方签字盖章）
4.合同签订与审批
责任人：采购部法务专员*赵专员、财务部
输入：《采购订单》、供应商报价单
操作动作：
（1）对于金额较大（如超过5万元）或涉及定制服务的采购，需签订正式合同，合同内容需包含标的、数量、质量标准、价款、履行期限、违约责任、争议解决条款等核心要素；
（2）法务专员*赵专员审核合同条款的合规性，避免法律风险；
（3）财务部审核合同金额与预算一致性，审批后由采购部与供应商签订合同，原件交档案室存档。
输出：《采购合同》（正本+副本）、合同审批记录
5.订单执行与跟踪
责任人：采购部采购专员*小王
输入：《采购订单》、《采购合同》
操作动作：
（1）向供应商下达订单后，实时跟踪生产/备货进度，每周与供应商对接交付计划；
（2）若遇不可抗力（如自然灾害、疫情）可能导致延迟交付，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部协调需求部门调整计划或更换供应商；
（3）订单交付前1天，与供应商确认物流信息，保证准时送达。
输出：《订单跟踪记录》、物流信息台账
6.到货验收与入库
责任人：需求部门验收人张工、仓库管理员仓管
输入：《采购订单》、供应商送货单
操作动作：
（1）货物送达后，仓库管理员*仓管核对送货单与订单信息（名称、数量、规格），确认外包装完好；
（2）需求部门验收人*张工根据质量标准进行检验（如抽检、全检），填写《到货验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、不合格项描述及处理意见（退货/换货/折价）；
（3）验收合格后，仓库管理员仓管办理入库手续，更新库存台账；验收不合格的，采购专员小王24小时内联系供应商处理，同步更新订单状态。
输出：《到货验收单》、入库单、不合格品处理记录
7.付款结算
责任人：财务部会计*会计、采购部
输入：《采购合同》、《到货验收单》、发票
操作动作：
（1）供应商根据合同约定开具合规发票（如增值税专用发票），采购部核对发票信息与订单、验收单一致；
（2）财务部会计*会计审核发票真实性、金额准确性及付款条件（如是否达到付款节点、是否存在质保金）；
（3）审批通过后，通过银行转账或电汇方式付款，付款后更新供应商账款台账。
输出：《付款申请单》、付款凭证、供应商账款台账
8.采购档案归档
责任人：采购部档案管理员*档案
输入：全流程文档（需求申请、评估表、订单、合同、验收单、付款凭证等）
操作动作：
（1）采购完成后5个工作日内，采购专员*小王将所有相关文档整理成册，按“订单编号+日期”命名；
（2）档案管理员*档案对文档完整性（签字、盖章齐全）进行审核，分类存入电子档案系统及纸质档案柜；
（3）设定档案保存期限（一般不少于3年，重要合同不少于10年），到期按规定销毁并记录。
输出：《采购档案清单》、档案保管记录
三、核心工具模板清单
采购管理流程中必备的模板工具，可根据企业实际
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