采购需求申请表物品分类及预算编制参考.docVIP

采购需求申请表物品分类及预算编制参考工具模板

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会团体的日常采购需求申请管理场景，尤其适合需要规范化物品分类、精细化预算编制的采购流程。具体应用场景包括：

常规办公采购：如办公设备、耗材、劳保用品等日常需求提报；

专项项目采购：如研发设备、市场活动物料、工程材料等专项物资采购；

库存补充采购：如常用备品备件、低值易耗品的定期补货申请；

紧急采购需求：如突发故障维修、临时性任务所需物资的快速申请。

通过使用本模板，需求部门可清晰明确物品分类，财务部门可快速审核预算合理性，采购部门可高效对接执行，保证采购流程合规、透明、可控。

二、采购需求申请全流程操作指南

（一）需求发起与信息填写

明确采购需求

需求部门根据实际工作需要，确定拟采购物品的名称、规格型号、技术参数、数量及用途，保证需求描述具体、无歧义（例如：“笔记本电脑”需明确品牌型号、CPU配置、内存容量等参数；“办公用A4纸”需明确规格、克重、包装数量等）。

确认物品分类

根据本模板预设的《物品分类目录》（详见第三部分），选择对应的物品类别。若物品涉及多个类别，需按“主要功能优先”原则选择主分类，并在备注栏说明次要分类（例如：“多功能一体机”主分类选择“办公设备”，备注栏注明“含打印、复印功能”）。

编制预算金额

单价测算：通过历史采购数据、市场询价（至少2家供应商报价）、电商平台参考价等方式，结合物品当前市场价格及波动趋势，合理预估单价（需注明测算依据，如“参考2024年Q3办公用品市场价”）。

总价计算：预算金额=数量×预估单价，需包含税费、运费、安装费等附加费用（若有）。

预算合理性：大额采购（单类物品预算超5000元或年度总预算超10万元）需附详细询价记录或成本分析说明。

填写申请表基本信息

按模板要求填写申请部门、申请人、申请日期、项目名称（若有）、需求用途、期望交付时间等信息，保证信息完整、准确。

（二）附件材料准备

技术参数说明：对于专业设备、定制化物品，需提供详细的技术参数表或样品图片，保证采购物品符合使用需求。

报价单/询价记录：预算金额超过2000元的物品，需附至少1份供应商书面报价单或询价记录截图（隐去供应商联系方式）。

审批依据文件：涉及专项项目采购的，需附项目立项批复文件；属于固定资产采购的，需附资产配置标准说明。

（三）内部审批流程

部门负责人审核：申请人填写完申请表并准备附件后，提交至部门负责人*审核，重点确认需求的必要性及部门预算余额。

采购部门复核：部门负责人审核通过后，转至采购部门*复核，重点核查物品分类准确性、预算合规性及市场可行性。

财务部门会签：采购部门复核通过后，提交财务部门*会签，重点审核预算金额是否符合公司财务制度、是否在年度/季度预算额度内。

分管领导审批：财务会签通过后，按金额权限提交分管领导或总经理审批（具体权限标准由公司自行制定，例如：5000元以下由部门负责人审批，5000-20000元由分管领导审批，20000元以上由总经理审批）。

（四）采购执行与反馈

审批完成后，采购部门*根据申请表内容执行采购，并及时向需求部门反馈采购进度（如供应商选择、交货时间等）。物品验收合格后，需求部门需在申请表“验收确认”栏签字，并反馈至财务部门及采购部门存档。

三、采购需求申请表模板（含物品分类与预算编制项）

采购需求申请表

基本信息

内容

申请部门

申请人

*

联系电话

（内部分机，不涉及真实隐私）

申请日期

年月日

项目名称（若有）

需求用途

（详细说明物品使用场景及必要性）

期望交付时间

年月日前

物品明细

序号

物品分类（详见分类目录）

1

2

3

预算汇总

预算总金额（大写）：

预算编制依据

（如：市场询价记录、历史采购数据、电商平台参考价等，需简述测算过程）

审批意见

部门负责人审核

签字：*日期：年月日

采购部门复核

签字：*日期：年月日

财务部门会签

签字：*日期：年月日

分管领导/总经理审批

签字：*日期：年月日

验收确认

验收情况

□合格□不合格（不合格原因说明：

验收人

签字：*日期：年月日

附：物品分类目录（参考）

一级分类

二级分类

包含物品举例

办公设备

电脑设备

台式机、笔记本电脑、显示器、主机配件

输入输出设备

打印机、复印机、扫描仪、投影仪、投影幕布

办公家具

办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几

IT耗材

办公耗材

打印纸、墨盒/硒鼓、U盘、移动硬盘、数据线

网络设备

路由器、交换机、网线、光模块、无线网卡

劳保用品

个人防护

安全帽、防护手套、安全鞋、口罩、防护眼镜

应急物资

急救箱、灭火器、应急灯、防汛沙袋

清洁用品

清洁工具

拖把、扫帚、清洁剂、垃圾袋、纸巾

卫生用品

洗手液、消毒液、卫