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公司法务合同管理流程

一、概述

公司法务合同管理流程是企业法律事务管理的重要组成部分，旨在规范合同从起草、审批、签署到履行、归档的全生命周期，降低法律风险，提高运营效率。本流程适用于公司所有涉及法律权利义务的合同，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、保密协议等。

二、合同管理流程详解

（一）合同起草阶段

1.需求提出：业务部门根据业务需求提出合同起草申请，明确合同类型、标的、履行期限等关键信息。

2.起草工作：

(1)法务部门根据业务需求起草合同初稿，确保条款合法合规，符合公司利益。

(2)起草过程中需参考行业标准模板及历史合同案例，提高效率和质量。

3.初稿审核：

(1)业务部门对合同内容进行初步确认，补充业务细节。

(2)法务部门对合同进行合法性、完整性审核，提出修改意见。

（二）合同审批阶段

1.审批流程：合同经法务部门审核后，按公司内部审批权限逐级提交审批。

2.审批要点：

(1)审批人需重点关注合同金额、违约责任、争议解决方式等核心条款。

(2)大额合同（如金额超过50万元）需提交管理层专项审批。

3.审批反馈：

(1)审批人需在2个工作日内完成审核，并反馈修改意见。

(2)法务部门根据反馈完成修订，直至所有审批通过。

（三）合同签署阶段

1.签署准备：

(1)确认合同各方授权代表身份，确保签署主体合法。

(2)准备电子或纸质签署文件，必要时进行公证或见证。

2.签署方式：

(1)电子合同：通过合规电子签章平台完成签署，确保数据安全。

(2)纸质合同：由授权代表签字并加盖公司公章。

3.签署确认：

(1)签署完成后，法务部门核对合同版本，确保无遗漏或错误。

(2)将签署版本归档，并通知业务部门及相关部门执行。

（四）合同履行与监控阶段

1.履行跟踪：

(1)业务部门负责合同履行进度，每月向法务部门汇报关键节点情况。

(2)法务部门定期抽查合同执行情况，及时发现并解决风险。

2.变更管理：

(1)合同履行中如需变更，需重新提交审批流程，并签署补充协议。

(2)变更协议同样需经法务审核，确保与原合同条款不冲突。

3.争议处理：

(1)合同履行中发生争议，优先通过协商解决。

(2)协商不成时，按合同约定提交仲裁或诉讼，法务部门全程提供支持。

（五）合同归档与评估阶段

1.归档管理：

(1)合同文本及相关附件需按合同编号整理，存档于电子或纸质档案库。

(2)建立合同台账，记录合同签订日期、到期日、履行状态等信息。

2.合同评估：

(1)年度对合同执行情况进行分析，总结风险点及改进措施。

(2)评估结果用于优化合同管理流程，提升未来合同质量。

三、注意事项

1.法务部门需持续更新合同管理模板，适应法规变化。

2.业务部门需加强合同基础知识培训，提高风险识别能力。

3.定期开展合同管理流程复盘，确保持续改进。

二、合同管理流程详解

（一）合同起草阶段

1.需求提出：

业务部门在启动合作项目或业务活动前，需正式提交合同起草申请。申请应包含以下核心信息：

(1)合作对象的基本情况（如企业名称、统一社会信用代码等）；

(2)合作项目或业务的具体内容，明确双方的权利与义务边界；

(3)合同标的物（如产品、服务）的规格、数量、质量标准；

(4)价格条款、支付方式、结算周期；

(5)合同有效期及续签条件；

(6)违约责任的具体约定；

(7)争议解决方式（如协商、调解、仲裁或诉讼）；

(8)特别条款（如保密义务、知识产权归属等）。

业务部门需指定项目负责人，并配合法务部门完成后续流程。

2.起草工作：

(1)法务部门接收申请后，指定合同起草责任人，并在3个工作日内完成初稿。起草时需参考：

-公司内部标准合同模板；

-行业通用条款及惯例；

-类似业务的过往合同案例；

-公司政策对合同条款的特殊要求（如定价策略、审批权限等）。

(2)合同初稿需经过至少两名法务人员的交叉审核，重点检查：

-合同主体资格的合法性；

-条款表述的清晰性、无歧义性；

-权利义务的对等性及公平性；

-风险防范措施的完整性（如不可抗力条款、不可解除条款等）。

(3)审核通过后，法务部门将合同初稿发送至业务部门及合作方（如需预审），收集反馈意见。

（二）合同审批阶段

1.审批流程标准化：

(1)法务部门根据合同金额及业务重要性，确定审批层级：

-小额合同（≤10万元）：业务部门负责人+法务部门经理；

-中额合同（10万元-100万元）：业务部门负责人+法务部门总监+分管领导；

-大额合同（100万元）：业务部门负责人+法务部门总监+法务委员会（若设立）。

(2)审批顺序：先部门内部，再跨部门协作，最后管理层审批。每级审批人需在系统中记录