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采购成本控制与供应商管理指南模板

一、适用场景与目标定位

二、实施流程与操作步骤

步骤1：采购需求明确与成本目标设定

操作说明：

需求梳理：由需求部门（如生产部、项目部）提交《采购需求申请表》，明确物料/服务的名称、规格、数量、质量标准、交付时间等核心要素，并附《技术规格说明书》。

成本预算：采购部根据历史采购数据、市场价格波动趋势及企业成本控制目标，编制《采购成本预算表》，设定单件物料/服务的目标成本及总预算上限。

需求评审：组织需求部门、财务部、采购部召开需求评审会，对需求的必要性、合理性及预算可行性进行确认，形成《需求评审会议纪要》并经部门负责人签字确认。

步骤2：供应商寻源与初步筛选

操作说明：

寻源渠道：通过企业供应商库、行业展会、招标平台、行业协会推荐等多渠道收集供应商信息，建立《潜在供应商名录》。

资质预审：要求潜在供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、财务报表（近两年）等材料，采购部审核其资质合法性、生产/服务能力及财务稳定性，剔除不符合项的供应商。

初步沟通：向通过资质预审的供应商发放《供应商信息调查表》，知晓其主营业务、产能、主要客户案例、价格策略等，进一步筛选符合基本要求的候选供应商（建议保留3-5家）。

步骤3：供应商评估与选择

操作说明：

制定评估标准：根据采购物料/服务特性，从价格、质量、交付、服务、合作潜力等维度设定权重（如价格30%、质量25%、交付20%、服务15%、合作潜力10%），形成《供应商评估指标体系》。

现场考察/样品测试：对候选供应商进行现场考察（生产环境、工艺流程、质量控制体系）或要求提供样品，由需求部门、质检部联合出具《考察/测试报告》，评估其履约能力。

综合评分与决策：采购部汇总供应商报价、资质评分、考察报告等数据，按《供应商评估指标体系》计算综合得分，形成《供应商评估报告》，提交采购管理委员会审议，确定最终合作供应商。

步骤4：采购成本控制策略执行

操作说明：

价格谈判：与选定的供应商围绕目标成本进行价格谈判，明确单价、折扣政策、调价机制（如原材料波动超过±5%时启动调价流程）等，形成《价格谈判记录》。

成本优化措施：根据物料特性，实施批量采购折扣、集中采购、替代材料比选、供应商早期参与设计（EVI）等成本控制策略，编制《成本优化方案》并跟踪执行效果。

合同签订：与供应商签订《采购合同》，明确质量标准、交付周期、付款方式、违约责任、保密条款等内容，保证条款与谈判结果一致，经法务部审核后生效。

步骤5：合同执行与过程监控

操作说明：

订单下达：采购部根据需求计划向供应商下达《采购订单》，同步抄送仓库、财务部，明确订单编号、物料信息、数量、交付时间等。

交付验收：供应商按订单交付后，由仓库核对数量，质检部按《质量检验标准》进行检验，合格则签署《入库验收单》，不合格则启动《不合格品处理流程》（如退货、换货、索赔）。

交付跟踪：采购部通过ERP系统或定期沟通跟踪供应商生产进度，对可能延迟的交付风险提前预警，协调供应商调整计划，保证满足需求部门时间要求。

步骤6：供应商绩效评估与持续改进

操作说明：

数据收集：在合作周期结束后（如季度/年度），收集供应商的交付准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度、配合度等绩效数据，填写《供应商绩效评分表》。

绩效评审：组织采购、质量、需求部门召开供应商绩效评审会，根据评分结果将供应商分为A类（优秀）、B类（良好）、C类（合格）、D类（不合格）四个等级，形成《供应商绩效评估报告》。

改进与优化：

对A/B类供应商，优先增加合作份额，纳入“战略供应商”名单，建立长期合作机制；

对C类供应商，发出《改进通知书》，明确改进项及时限，跟踪整改效果；

对D类供应商，终止合作并从供应商库中剔除，启动新供应商寻源流程。

三、核心工具表格清单

表1：采购需求申请表

序号

物料/服务名称

规格型号

需求数量

质量标准

交付日期

需求部门

申请日期

备注

1

X原材料

A-2023

1000kg

GB/T19001

2024-03-15

生产部

2024-02-20

首次采购

表2：供应商评估指标体系（示例）

评估维度

权重

评分标准（10分制）

价格竞争力

30%

低于目标成本10%以上得10分，5%-10%得8分，0%-5%得6分，高于目标成本不得分

质量保证能力

25%

通过ISO9001认证得3分，近1年无质量得4分，样品测试合格率100%得3分

交付准时率

20%

100%准时得10分，95%-99%得8分，90%-94%得6分，低于90%不得分

服务响应速度

15%

24小时内响应得5分，48小时内响应得3分，超时不得分

合作潜力

10%

企业规模匹配、技术先进、合作意愿强得10分，一般得5分

表3：供应商绩效评分表

供应