会议纪要书写范本.docxVIP

会议纪要书写范本

一、会议纪要书写概述

会议纪要是对会议主要内容和决策的正式记录，具有明确、规范、准确的要求。规范的会议纪要能够清晰反映会议进程、讨论要点及决议事项，为后续工作提供依据。本范本旨在提供标准化的书写格式和要点，确保会议纪要的专业性和实用性。

二、会议纪要的基本要素

会议纪要应包含以下核心内容，确保信息的完整性和可追溯性：

（一）会议基本信息

1.会议名称：明确会议的主题，如“XX项目进展会议”。

2.会议时间：记录会议召开的具体日期和时间，例如“2023年10月26日，下午14:00-16:00”。

3.会议地点：注明会议举行的具体场所，如“公司三楼会议室”。

4.参会人员：列出所有出席人员姓名及职务，可标注缺席人员及原因（如“XX部门经理，因病请假”）。

5.主持人及记录人：明确会议主持人和记录人姓名，以便责任追溯。

（二）会议议程

1.列出会议讨论的主要事项，如“一、项目进度汇报；二、预算调整讨论；三、下一步工作安排”。

2.可标注每项议程的讨论时长或重要程度。

（三）会议内容

1.逐项记录讨论要点，采用条目式或分步骤描述。

2.关键发言和决策应明确记录，避免模糊表述。

3.数据或指标需精确，如“项目A完成率提升至85%，较上月提高5个百分点”。

（四）决议事项

1.分条列出会议达成的具体决议，如“一、批准预算追加10万元用于设备采购；二、要求各部门于下周五前提交详细工作计划”。

2.可标注责任人及完成时限。

三、会议纪要的书写规范

（一）格式要求

1.标题居中，使用“会议纪要”字样，下方标注会议名称。

2.正文分栏或分段清晰，重点内容可加粗或编号。

3.附件（如数据表格、讨论材料）需列明清单并标注页码。

（二）语言要求

1.使用书面语，避免口语化表达。

2.简洁明了，避免冗长描述。

3.专业术语需准确，如“成本控制”“风险矩阵”等。

（三）步骤示例

1.**准备阶段**：收集会议材料，确认参会人员名单。

2.**记录阶段**：逐项记录讨论内容，注意区分发言人和决策事项。

3.**整理阶段**：核对信息，补充遗漏要点，确认无争议后定稿。

4.**分发阶段**：将纪要发送至参会人员及相关部门，留存归档。

四、注意事项

（一）保密性

会议纪要涉及敏感信息时，需标注保密级别，并控制分发范围。

（二）及时性

会议结束后24小时内完成初稿，48小时内定稿并分发。

（三）准确性

记录人需反复核对数据、名称等关键信息，避免笔误。

一、会议纪要书写概述

（一）会议纪要的定义与作用

会议纪要是将会议的主要内容、讨论过程和决议事项进行系统整理和记录的书面文件。其核心作用在于：

1.**信息存档**：永久性保存会议关键信息，便于后续查阅和参考。

2.**决策追踪**：明确决议事项及责任人，确保工作按计划推进。

3.**沟通同步**：向未参会人员传递会议核心内容，保持团队信息一致。

4.**责任明确**：通过书面记录，界定各方的职责和任务。

（二）会议纪要的适用场景

适用于各类内部会议，包括但不限于：

(1)项目启动会

(2)员工培训会

(3)部门周会

(4)客户沟通会

(5)迭代评审会

二、会议纪要的基本要素

（一）会议基本信息

1.**会议名称**：

-规范格式：使用“XX主题会议纪要”，例如“2023年第四季度销售策略会议纪要”。

-注意事项：名称需高度概括会议核心目的，避免使用模糊或歧义的表述。

2.**会议时间**：

-记录格式：年-月-日，时:分，例如“2023-11-15，09:30-11:30”。

-完整性：包含会议开始和结束时间，若会议分多段进行，需分别标注。

3.**会议地点**：

-详细记录：包括具体场所名称，如“公司总部A栋会议室301室”。

-备注：若为线上会议，可标注平台名称，如“腾讯会议直播号XXX”。

4.**参会人员**：

-列表形式：姓名+职务，例如“张三（市场部经理）、李四（技术部主管）”。

-缺席人员：注明姓名、职务及缺席原因，如“王五（运营部副总监，因出差缺席）”。

5.**主持人及记录人**：

-主持人：负责会议流程控制和氛围维护，如“赵六（行政部总监）”。

-记录人：负责全程记录，需具备较强的速记能力和逻辑梳理能力，如“孙七（行政助理）”。

（二）会议议程

1.**议程编制**：

-提前准备：会议前由主持人或秘书拟定议程，并提前分发给参会人员。

-格式要求：分条列出讨论事项，每项标注预计时长，例如：

(1)上月销售数据复盘（30分钟）

(2)Q4市场策略讨论（45分钟）

(3)预算分配方案（20分钟）

2.**现场调整**：

-允许根据实际讨论情况微调议程，但需在纪要中说明调整内容