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会议管理系统流程与操作指南

目录

一、系统应用概述与适用场景

二、会议全流程操作步骤

（一）会前筹备：创建与筹备会议

（二）会中管理：高效执行与记录

（三）会后跟进：归档与任务落地

三、常用模板与表格

（一）会议申请审批表

（二）会议签到表

（三）会议纪要模板

（四）会议任务跟踪表

四、使用注意事项与常见问题

一、系统应用概述与适用场景

会议管理系统旨在通过数字化工具规范企业会议全流程，解决传统会议中存在的筹备繁琐、信息分散、跟进困难等问题，适用于以下场景：

企业内部常规会议：如周例会、月度总结会、项目推进会等，可统一管理会议计划、参会人员及议程；

跨部门/跨区域协作会议：支持线上/线下混合模式，自动同步会议信息，保证异地团队高效参与；

重要决策与审批会议：通过系统留痕审批流程，记录会议决议与任务分配，便于追溯责任；

大型活动组织：如年会、培训会、客户研讨会等，可批量管理参会报名、物料准备及签到流程。

二、会议全流程操作步骤

（一）会前筹备：创建与筹备会议

创建会议

登录会议管理系统，“新建会议”按钮，进入会议信息填写页面；

填写核心信息：会议名称（需包含“部门+主题+时间”，如“市场部2024年Q3产品推广方案讨论会）、会议类型（例会/临时会议/决策会议等）、会议时间（起止时间精确到分钟，避免与系统内其他会议冲突）、会议地点（线下需填写会议室编号，线上需选择会议工具并）；

设置会议属性：勾选“是否需要审批”（重要会议需开启审批流程）、“是否允许外部人员参与”（勾选后可添加客户或合作伙伴联系方式，系统自动发送邀请短信/邮件）。

拟定会议议程

在“议程管理”模块中，按顺序添加会议议题（如“Q2销售数据复盘”“新产品推广方案讨论”“下阶段工作计划”），每个议题需明确：

议题名称；

负责人（默认为会议创建人，可修改为对应议题汇报人，如*经理）；

预计时长（建议每个议题不超过30分钟，总时长控制在会议时间80%内）；

议题类型（汇报/讨论/决策）。

邀请参会人员

“添加参会人”，可选择系统内人员（按部门或姓名搜索）或手动输入外部人员信息（姓名、手机号/邮箱）；

为参会人分配角色：

主持人（负责控场、推进议程，可修改会议信息）；

记录人（负责实时记录会议内容，会后编辑纪要）；

普通参会人（仅可查看会议信息、参与讨论）；

发送会议邀请：确认信息无误后，“发送邀请”，系统自动通过短信、邮件及站内信通知参会人，并同步会议议程、地点及时间。

准备会议材料

“会议材料”模块，相关文件（如PPT、数据报表、方案文档等），支持PDF、Word、Excel、PPT等格式，单个文件不超过50MB；

为材料设置查看权限：勾选“仅参会人可见”或“公开”（仅限企业内部员工）；

提前提醒：会议开始前1天，系统自动向参会人发送“材料已更新”提醒，保证相关人员提前查阅。

（二）会中管理：高效执行与记录

会议签到

线下会议：参会人通过扫描会议室门口的签到二维码（系统自动）或使用系统“手动签到”功能（输入姓名+手机号后四位）完成签到；

线上会议：主持人开启会议后，系统自动向参会人发送会议，参会人进入会议室，系统记录登录时间作为签到依据；

签到数据实时更新：主持人可在“签到管理”页面查看签到情况，对未签到人员可通过系统一键发送提醒（如“*同事，请及时参加10:00的会议，已发送至您的邮箱”）。

会议记录与纪要初稿

记录人登录系统，进入当前会议页面，“开始记录”，系统自动同步会议议程；

按议程顺序记录：

讨论内容：简要概括各参会人观点（如“*经理提出：需增加线上推广渠道预算，预计额外投入5万元”）；

决议事项：明确“是什么决策”（如“同意增加线上推广预算”）、“由谁决策”（如“*总监”）、“决策时间”；

任务项：需单独标注，包含“任务描述”“负责人”“截止时间”“优先级”（高/中/低），如“负责人：*助理；截止时间：2024-05-25；优先级：高”。

支持实时标注重点：使用系统“高亮”“批注”功能标记关键信息，避免遗漏。

会议工具辅助

共享屏幕：线上会议主持人可“共享屏幕”，展示PPT或材料，参会人可通过聊天框实时提问；

投票功能：对需决策事项（如“方案A/方案B”），主持人可发起匿名投票，系统自动统计结果并显示；

计时器：系统自带议程计时器，倒计时提醒（如“本议题剩余5分钟”），避免超时。

（三）会后跟进：归档与任务落地

会议纪要审批与发布

记录人会后2个工作日内，根据会议记录编辑纪要，需包含：

会议基本信息（名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员）；

会议议程及完成情况；

决议事项（按“决议内容+决策人”分类）；

任务项（按“负责人+截止时间+优先级”列表）；

附件（会议材料、投票结果等）。

提交审批：“提交审批”，选择审批流程（一般需主持人+