五金制品厂文件与资料控制程序.docVIP

文件修订履历

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修订理由与内容简述

修订日期

拟定

制定：

发行副本章：

审核：

核准：

1目的

建立一套统一的文件管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。

2适用范围

适用于本工厂质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。

3定义

3.1质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。

3.2程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。

3.3作业指导书：是为协助程序文件达成所推展制订的指引文件。

3.4表格：是为证明系统执行有效之记录。

3.5外部文件是指非本工厂制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来工艺文件（如客户提供图纸等）、外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规。

3.6受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。

3.7非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。

4职责和权限

4.1《质量手册》

4.1.1由管理者代表制订。

4.1.2总经理负责审核、批准。

4.2程序文件

4.2.1由各部门主管制订。

4.2.2管理者代表审核。

4.2.3总经理负责批准。

4.3作业指导书

4.3.1由各部门主管制订。

4.3.2由总经理/管理者代表审核、批准。

4.3.3有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。

4.4其他内部文件

4.4.1相关工作人员负责制订。

4.4.2各部门主管审核。

4.5文控中心负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及工厂规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。

4.6各部门主管负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。

5作业内容

5.1文件的申请

5.1.1各部门根据管理需要，制订相关文件，填写《文件申请(更改、补发、报废)单》经管理者代表批准后方可编写文件。

5.2文件的编写

5.2.1文件编写由体系统一打印。

5.2.2文件编号

5.2.2.1质量手册：

HS-QM-□□

流水号

文件类别

公司名称

5.2.2.2程序文件：

HS–QP□□-□□

流水号

对应ISO9001(2000)条款

文件类别

公司名称

5.2.2.3作业指导书

HS-WI-□□□

流水号

文件类别

公司名称

5.2.2.4质量记录：

HS–QR□□□

流水号

文件类别

公司名称

5.2.2.1外来文件依其本身编号要求

5.2.3文件类型：QM表示质量手册（一级文件）

QP表示程序文件（二级文件）

WI表示作业规范/指导书（三级文件）

QR表示质量表单/记录（四级文件）

CO表示外来文件

5.2.4文件登录：本工厂受控文件统一登录于《文件总览表》，若有需要时可将《文件总览表》发行至各部门以用来对照所持文件是否最新有效的版次文件。

5.2.5文件版次管制：本工厂文件最初原始本版次为A0，依次变更为A1、A2、A3、A4、A5……当经过5次变更或有大幅度修改时版本应为B0，同一份发行的受控文件版本必须相同，各页版次可不相同。

5.2.6文件编写、保存

5.2.6.1本工厂程序文件采用统一文件编写格式，质量手册和三阶文件，文件编写格式根据实际自行规定，程序文件格式如下：

1目的

2适用范围

3定义

4职责和权限

5作业内容

6相关文件

7相关附件

文件内容清楚明了，不得涂改、损坏。

5.2.6.2文件保存：

5.2.6.2.1文件应建立并实行档案管理，以便查阅版本版次变更之文件。体系统一回收并填写在《文件发放（回收）记录表》上，保留一份旧版原稿文件，加盖“参考文件”印章，保管于体系，以便作下次更新资料之参考作用，其余文件即时作废处理。

5.2.6.2.2文