合同管理与文档归档模板.docVIP

合同管理与文档归档模板工具指南

一、适用工作场景

本模板工具适用于企业法务部门、项目组、行政管理部门等主体，在日常工作中需对各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）及关联文档（如附件、补充协议、审批单、履约证明等）进行全生命周期管理的场景。具体包括：

新签合同的登记、信息留存与分类归档；

合同履行过程中的变更、续签、终止等文档动态更新；

历史合同及文档的规范化存储与快速查阅；

涉及多部门协作的合同文档流转与权限管控。

二、标准化操作流程

（一）合同信息登记：基础信息录入与建档

获取合同文本：业务经办人（如经理、专员）与对方签订正式合同后，保证合同文本（含签字盖章页）及所有附件（如技术协议、验收标准）完整无误。

填写《合同登记表》：根据模板中的“合同登记表”，逐项录入合同核心信息（详见“三、核心模板工具表单”），保证编号唯一、数据准确（如合同金额、日期与文本一致）。

关联文档整理：将与合同直接相关的审批单、会议纪要、沟通函等文档，与合同文本一并整理，标注“合同编号+文档类型”（如“HT-2024-001-审批单”），避免遗漏。

（二）文档分类与归档：科学存储与定位

确定分类维度：根据企业实际管理需求，选择分类标准（如“合同类型+项目名称+签订年度”），示例：

一级分类：采购类、销售类、服务类、劳动类；

二级分类：按项目名称（如“办公楼建设项目”或“产品推广项目”）；

三级分类：按签订年度（如“2024年”）。

归档方式：

电子档归档：将合同扫描件（PDF格式，保证清晰可辨）、电子文档（如Word版）及关联文件统一存储至指定服务器或云文档系统，按分类路径保存（如“合同管理/采购类/项目/2024年/HT-2024-001”）；

纸质档归档：将合同原件（含附件）装入档案袋，封面标注“合同编号、合同名称、归档日期、经办人”，按分类顺序存入档案柜，避免折叠或受潮。

（三）动态更新与维护：全生命周期跟踪

变更与续签管理：合同履行如需变更（如金额调整、条款修改），需签订补充协议或变更函，经办人及时在《合同登记表》中更新“变更记录”（变更日期、变更内容、协议编号），并将新文档与原合同关联存放。

到期与履约跟踪：法务或行政人员每月初通过《合同登记表》筛选“即将到期合同”（提前1-3个月），提醒业务经办人启动续签、终止或验收流程；对已履行完毕的合同，标注“已结案”状态，并关联归档《履约验收报告》。

定期检查：每季度对归档文档进行一次全面检查，保证电子档与纸质档一致，无缺失、损坏；对保管期限届满的合同（如普通采购合同保管3年、劳动合同保管10年），按企业档案管理规定统一销毁并记录。

（四）查阅与借阅管理：权限控制与流程规范

权限设置：根据岗位需求划分查阅权限（如业务经办人可查本部门合同、法务人员可查全部合同），涉密合同（如并购协议）需经部门负责人总监审批后方可查阅。

借阅流程：

内部员工借阅：填写《借阅登记表》，说明借阅事由、归还期限，经部门负责人签字后，档案管理员按规定提供文档（电子档需通过加密系统发送，纸质档可复印原件，借阅人签字确认）；

外部单位借阅：需提供单位介绍信及经办人身份证明，经法务负责人及总经理总审批，仅限查阅复印件，重要合同需签订《保密协议》。

归还与追溯：借阅文档需在归还期限内交还，档案管理员检查完整性后，在《借阅登记表》中标注“已归还”；对逾期未还或损坏文档的，按企业规定追究责任。

三、核心模板工具表单

（一）合同登记表

合同编号

合同名称

甲方（全称）

乙方（全称）

签订日期

生效日期

到期日期

合同金额（元）

主要条款摘要（如标的、履行期限）

经办人

归档日期

存放位置（电子路径/纸质柜号）

备注（如变更、涉密标记）

HT-2024-001

办公设备采购合同

科技有限公司

办公用品公司

2024-01-15

2024-01-15

2024-12-31

50,000

采购电脑20台，交货期30天

2024-01-20

服务器/采购类/2024年/柜A-01

无

HT-2024-002

软件服务合同

信息技术有限公司

分公司

2024-02-10

2024-02-10

2025-02-09

120,000

年度系统维护服务，含7*24小时响应

2024-02-12

服务器/服务类/2024年/柜B-03

涉密，仅限法务查阅

（二）文档分类目录表

类别编号

类别名称

子类别

包含文档类型示例

归档要求

保管期限

CG

采购类

办公设备采购

采购合同、审批单、送货单、验收单

按项目+年度归档

合同终止后3年

XS

销售类

产品销售

销售合同、订单、发货单、发票

按客户+年度归档

合同终止后5年

FW

服务类

技术服务

服务合同、SLA协议、履约报告

按服务项目+年度归档

合同终止后5年

LD

劳动类

劳动合同

劳动合