企业商务活动会议记录与问题解决清单.docVIP

企业商务活动会议记录与问题解决清单工具模板

一、适用场景与价值

本工具模板适用于企业各类商务活动会议的记录与问题管理，包括但不限于：项目启动会、周/月度工作例会、跨部门协调会、客户需求沟通会、季度/年度总结会等。通过标准化记录会议关键信息、明确问题解决路径，可有效提升会议效率、保证决策落地、避免责任推诿，同时为后续工作复盘与进度跟踪提供依据，助力企业实现“会前有准备、会中有聚焦、会后有跟进”的闭环管理。

二、全流程操作指引

（一）会前：明确目标，准备充分

确定会议核心目的

组织人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线计划”“协调研发与市场部资源冲突”），避免议题发散。

根据目的制定会议议程，明确各环节时间分配（如“议题一：项目进度汇报（30分钟）；议题二：问题讨论与决策（40分钟）”）。

通知参会人员并同步资料

提前1-3天发送会议通知，包含时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如项目进度表、成本预算表）。

确认参会人（核心决策人、执行层、相关支持部门代表），如遇重要人员无法参会，需提前调整时间或安排授权代表。

指定记录人并明确职责

记录人需提前熟悉会议议程，准备记录工具（模板、笔、录音设备需提前告知参会人），重点记录“讨论要点、决策结果、问题清单、待办事项”。

（二）会中：聚焦议题，精准记录

核对会议基本信息

会议开始后，记录人首先确认会议名称、时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人等基础信息，保证后续记录可追溯。

按议程记录讨论内容

议题讨论：逐项记录各议题的发言要点，突出不同观点的分歧与共识（如“研发部主管：技术实现需额外2周，建议延后上线；市场部经理：若延后将错过推广黄金期，建议增加资源压缩周期”）。

决策事项：明确记录最终决策结果、依据及决策人（如“决议：项目按原计划上线，研发部抽调2名工程师加班支持；决策人：总经理*总”）。

梳理问题清单并明确责任

讨论过程中同步记录待解决问题，包括问题描述、当前影响、涉及部门/人员，初步明确问题优先级（如“问题1：供应商原材料交付延迟，导致生产进度滞后15%；优先级：高；涉及部门：采购部、生产部”）。

确认待办事项

每项议题或问题讨论后，即时明确待办事项，包括“任务描述、负责人、协助人、完成时间、交付标准”（如“待办1：供应商交付延迟问题，采购部*经理负责3日内协调新供应商，周五前提交备选方案；完成时间：X月X日”）。

（三）会后：整理归档，跟踪闭环

整理会议记录

会后2个工作日内，记录人根据会议笔记（及录音，如有）整理正式会议记录，保证内容客观、准确，重点突出“决策结果、问题清单、待办事项”，避免主观臆断。

分发与确认

将会议记录发送至所有参会人及相关负责人，明确“如有异议需在24小时内反馈”，无异议后由主持人签字确认（电子版需加盖部门公章或电子签章）。

更新问题解决清单并跟踪

将会议记录中的“问题清单”同步至“问题解决清单”（见模板工具包），明确问题优先级、责任人及时间节点，每周更新问题处理进展，并在下次会议中同步结果。

对已完成的问题，需记录“解决方案实施效果”“经验总结”；对延期问题，需分析原因并调整计划。

三、核心模板工具包

模板一：企业商务会议记录表

会议基本信息

会议名称

例：2024年Q3产品上线启动会

会议时间

例：2024年X月X日14:00-16:00

会议地点/线上

例：公司3楼会议室A/腾讯会议（会议号：X–）

主持人

例：总经理*总

记录人

例：行政部*助理

参会人员（含缺席）

出席：市场部经理、研发部主管、生产部主管、财务部专员；缺席：采购部*经理（因公出差）

会议议程与讨论记录

议题一：项目进度汇报

-研发部主管：当前开发完成70%，测试阶段需1周，预计X月X日可上线。-市场部经理：推广物料已准备50%，若研发延期，需同步调整推广计划。

议题二：资源协调

-决策：研发部抽调2名工程师支持测试，市场部推迟推广启动时间至X月X日。-决策人：*总

决议事项

1.产品上线时间确定为X月X日，研发部需保证无重大BUG；2.市场部推广预算增加5万元，用于延期后的流量补充。

待办事项

1.研发部主管：提交测试排期表，X月X日前完成；2.市场部经理：更新推广方案，X月X日前提交。

模板二：问题解决清单

序号

问题描述（含背景、影响）

当前状态

责任人

协助人

优先级

解决方案/进展

计划完成时间

实际完成时间

备注

1

供应商原材料交付延迟，导致生产进度滞后15%，可能影响首批订单交付

处理中

采购部*经理

生产部*主管

高

已联系3家备选供应商，2家报价符合要求，X月X日确定合作

X月X日

需财务部配合评估

2

客户反馈APP登录页面加载速度慢，用户投诉率上升10%

待处理

技术部*工程师

产