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企业人力资源管理操作模板——员工入职办理全流程指南

一、适用情境与背景

本模板适用于企业新员工入职办理场景，涵盖从入职前准备到入职后跟进的全流程操作。无论是初创企业批量招聘入职，还是成熟企业零星新员工加入，均可通过标准化流程保证入职环节高效、合规，帮助新员工快速融入企业，同时规避人力资源管理中的法律风险与操作疏漏。尤其适用于人力资源部门、用人部门及行政部门协同配合的入职协作场景。

二、入职办理全流程操作步骤

（一）入职前准备阶段（入职前3-5个工作日）

岗位确认与入职通知

用人部门根据招聘需求确定最终录用人员，填写《员工录用审批表》，经部门负责人、人力资源部负责人及分管领导审批通过后，人力资源部向候选人发放《录用通知书》（电子/纸质版），明确入职时间、报到地点、需携带材料（身份证原件及复印件、学历学位证书原件及复印件、离职证明、一寸免冠照片等）及注意事项。

示例：《录用通知书》需包含“请您于2024年X月X日9:00至大厦层人力资源部报到，联系人：*女士，联系方式：X-X”等内容。

入职材料与办公准备

人力资源部提前准备新员工入职材料包，包括：《劳动合同书》《员工手册》《岗位职责说明书》《保密协议》等文件（需根据企业性质补充竞业限制协议、服务期协议等）。

行政部根据岗位需求准备办公物资：工位、电脑、工牌、门禁卡、办公用品（笔、笔记本等），并开通企业内部系统账号（邮箱、OA、通讯软件等）。

部门对接与入职引导计划

人力资源部与用人部门沟通，明确新员工入职引导人（一般为部门骨干或直属上级），并告知引导人职责：带领熟悉团队、讲解工作流程、介绍部门业务目标等。

用人部门制定新员工入职首周工作计划，明确每日学习任务与目标，避免入职后“无事可做”。

（二）入职办理当天（入职日9:00-17:00）

资料核验与信息登记

新员工到人力资源部报到，人力资源专员核验身份证、学历学位证书、离职证明等材料原件与复印件是否一致，核对无误后收取复印件，并引导填写《员工入职信息登记表》（含个人基本信息、紧急联系人、银行卡号、社保公积金缴纳信息等）。

重点提示：若员工无法提供离职证明，需要求原单位开具《离职证明情况说明》并签署《承诺书》，规避用工风险。

合同签订与制度宣导

人力资源专员向新员工讲解《劳动合同》条款（合同期限、岗位、薪资、工作时间、保密义务等），确认无异议后双方签字盖章，劳动合同一式两份，企业与员工各执一份。

发放《员工手册》《岗位职责说明书》等文件，简要说明考勤管理、请假流程、绩效考核、奖惩制度等核心规定，并组织签署《文件签收确认单》。

入职引导与环境熟悉

由引导人带领新员工熟悉办公环境：工位、会议室、茶水间、卫生间、安全通道等，介绍团队成员（姓名、职务、主要职责），帮助认识同事。

协助新员工完成企业内部系统账号激活（邮箱、OA、钉钉/企业等），演示考打卡、请假申请、费用报销等基础操作流程。

办公用品领取与权限开通

行政部发放工牌、门禁卡、办公用品，填写《办公用品领取清单》并由新员工签字确认；根据岗位需求开通系统权限（如内部系统访问权限、软件安装权限等）。

（三）入职后跟进阶段（入职1周至1个月）

试用期沟通与问题反馈

入职第3天，人力资源专员与新员工进行首次沟通，知晓入职适应情况（办公环境、同事关系、工作内容等），解答疑问并记录问题，及时协调相关部门解决。

入职第1周，引导人与新员工复盘首周工作计划完成情况，调整后续任务安排；人力资源部组织新员工参加入职培训（企业文化、发展历程、业务流程、安全规范等）。

试用期考核与转正评估

试用期满前1周，用人部门根据《岗位职责说明书》对新员工进行试用期考核（工作态度、业务能力、团队协作等），填写《试用期考核表》，经部门负责人签字后反馈至人力资源部。

考核通过者，办理转正手续；考核未通过者，根据《劳动合同法》规定，说明理由并协商延长试用期或解除劳动合同（需提前3日书面通知）。

三、常用工具表格模板

表1：员工入职信息登记表

基本信息

内容

紧急联系人

信息

姓名

*先生/女士

姓名

*先生/女士

性别

男/女

与本人关系

配偶/父母/子女

出生年月

年月

联系电话

X-X

身份证号

薪资与社保

学历

□本科□硕士□博士其他

银行卡号

（开户行：银行支行）

联系电话

X-X

社保公积金缴纳地

□户籍地□劳动合同履行地

现居住地址

省市区路号

入职信息

政治面貌

□群众□员□团员入职日期

2024年X月X日

婚姻状况

□未婚□已婚□离异其他

所属部门

部门

签字确认

岗位

岗位

本人承诺以上信息真实无误，如有虚假，企业有权解除劳动合同。员工签字：_____________日期：____年__月__日

表2：入职材料清单

序号

材料名称

原件

复印件

备注

1

身份证

□是

□是

正反面复