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公司会议管理系统使用手册

前言

为规范公司会议组织流程、提升会议效率、实现会议信息集中化管理，特制定本手册。本手册旨在帮助各层级员工快速掌握会议管理系统的核心功能，涵盖会议创建、审批、召开、纪要归档等全流程操作，适用于公司全体员工。请各用户结合自身角色（会议组织者、参会者、审批人等）参考对应章节，保证系统使用规范高效。

一、系统适用范围与典型应用场景

（一）适用会议类型

本系统支持公司各类会议的全生命周期管理，包括但不限于：

常规会议：部门周例会、月度工作总结会、项目推进会等；

专项会议：项目启动会、问题研讨会、跨部门协调会等；

决策会议：季度经营分析会、年度规划会、预算审批会等；

临时会议：突发事件处理会、紧急任务部署会等。

（二）典型用户角色及场景

会议组织者（如部门负责人、项目组长）：

需发起会议并明确会议目标、议程、参会人员，提前协调资源（如会议室、设备），保证会议有序召开。

示例：市场部经理需组织“Q3产品推广方案研讨会”，需通过系统提交会议申请，邀请研发部、设计部*相关人员，并提前会议资料。

参会者：

需及时接收会议通知，确认参会意愿，按时参加会议并参与讨论，会后查看会议纪要及待办事项。

示例：员工*收到“项目进度评审会”通知后，需在系统中确认“参会”或“请假”，并提前准备相关进度汇报材料。

审批人（如部门总监、分管领导）：

需对会议申请的必要性、时间合理性、参会范围等进行审核，保证会议资源高效利用。

示例：研发总监*需审批“技术架构优化会”申请，评估会议议题与部门重点工作的关联性，决定是否批准召开。

会议记录员：

负责记录会议关键内容（如决议事项、待办任务、责任人、完成时限），会后及时整理并系统。

示例：助理*在“客户需求沟通会”中，需实时记录客户提出的修改意见及内部达成的共识，24小时内完成会议纪要并提交组织者审核。

二、核心操作流程详解

（一）会议组织者操作指南

1.创建会议

操作步骤：

（1）登录系统后，【会议管理】→【新建会议】，进入会议创建页面；

（2）填写基础信息：

会议主题：简洁明了（如“2024年Q4销售目标分解会”）；

会议类型：下拉选择（如“专项会议-项目推进会”）；

会议时间：起止时间精确到分钟，避免与节假日或公司大型活动冲突；

会议地点：选择“线下会议室”（需填写会议室编号，如“A301”）或“线上会议”（需填写会议及密码）；

会议组织者：默认为当前登录用户，可修改为其他负责人；

参会人员：通过部门搜索或姓名搜索添加，支持“必选”和“可选”标识（如销售部全体成员为“必选”，设计部对接人为“可选”）。

（3）填写会议议程：

按顺序添加会议议题（如“Q3销售数据回顾→Q4目标分解→资源需求讨论→总结”），每个议题可预估时长（单位：分钟）；

会议资料：支持Word、Excel、PPT等格式，单个文件不超过50MB，提前供参会者预习。

（4）提交审批：

选择审批流程（如“部门总监审批”或“分管领导+部门总监双审批”）；

填写会议说明（可选，如“本次会议需确定各区域销售指标，请销售经理提前准备数据”）；

【提交】，系统自动向审批人发送待办提醒。

2.编辑或取消会议

操作步骤：

编辑会议：在【我的会议】列表中找到对应会议（状态为“待审批”或“已通过但未召开”），【编辑】，修改信息后重新提交审批（若会议已开始或结束，则无法编辑）。

取消会议：在【我的会议】列表中选择需取消的会议，【取消】，填写取消原因（如“临时紧急任务冲突”），系统自动向已确认参会的人员发送取消通知。

3.会议审批管理

查看审批进度：在【审批管理】→【会议审批】中，查看待审批、已通过、已驳回的会议列表；

审批操作：

【通过】：会议状态更新为“已通过”，系统自动向参会者发送会议通知（含会议、议程、资料）；

【驳回】：填写驳回原因（如“会议时间与部门季度总结会冲突，请调整”），会议状态更新为“已驳回”，组织者可修改后重新提交。

4.会议签到与过程管理

线下会议签到：会议开始前，组织者在系统【签到码】，参会者通过手机扫描二维码完成签到（支持实时查看签到率）；

线上会议签到：系统自动记录参会人员进入/退出会议的时间，组织者可导出签到明细；

会议过程记录：记录员可在系统【会议纪要】模块实时输入讨论要点、决议事项，关联议题及对应责任人。

5.会议纪要与归档

整理纪要：会议结束后24小时内，记录员完成会议纪要，内容包括：

会议基本信息（主题、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；

各议题讨论摘要；

决议事项（需明确“内容”“责任人”“完成时限”）；

待办事项清单（可关联任务管理系统，自动推送提醒至责任人）。

审核与归档：纪要提交组织者审核，审核通过后【归档】，会议状态更新为“已结束”，所有资料（议程、签到表、纪要）自动归档至【会议档案库】