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数据安全视角下的高校纸质档案数字化策略

口张慧萍

摘要：随着信息化时代的推进，高校纸质档案数字化成为提升档案管理效率、促进资源共享、顺应时代发展的

必然选择。文章分析了数字化过程中面临的数据安全观念薄弱、硬件设施与信息系统不完善、数字化加工存在安

全隐患以及管理与利用不规范等问题对档案数据安全构成的威胁。并且，针对以上问题提出了加强数据安全观念

与培训、完善硬件设施与信息系统等相关策略，以期构建全面且有效的数据安全防护体系，确保高校纸质档案数字

化的顺利推进，保障档案数据的长期安全。

关键词：高校纸质档案；数字化策略；数据安全；档案管理

在信息时代背景下，高校作为知识创新与传播的准。数字化档案还为智慧校园建设给予了数据支撑，

重要基地，其档案管理方式正经历着从传统纸质向数通过挖掘、分析数字化档案中的数据，高校可以更精

字化转变的深刻变革。纸质档案作为记录学校历史与准地把握学校的发展态势，为决策提供助力[2。

发展轨迹的宝贵财富，其数字化不仅关乎档案管理效

2高校纸质档案数字化存在的问题

率的提升，更是实现档案资源广泛共享与深度利用的

关键。2.1

数据安全观念薄弱

部分档案管理人员在观念上存在明显偏差，过于

1高校纸质档案数字化的意义

追求数字化速度和便捷性，而忽略了数据安全问题。

1.1#

提升档案管理效率与便捷性在数字化过程中，若缺乏足够的安全意识，便容易因

在高校的日常运营中，纸质档案作为记录学校历操作不当或疏忽大意而导致数据被泄露、篡改或丢失

史、教学、科研和管理活动的重要载体，其重要性不等严重后果。数据安全知识的匮乏，也是导致观念薄

言而喻。传统纸质档案管理方式存在诸多不便，如检弱的重要原因。部分管理人员未接受过专业的数据安

索困难、易受损等。数字化档案的引人，显著提升了全培训，对于数据加密、访问控制、防病毒攻击等基

档案管理的效率与便捷性。经过数字化处理，档案信本技能理解不足。在面对复杂多变的数据安全威胁

息得以以电子形式存储。在先进检索技术的作用下，时，显得束手无策，难以做出有效应对。知识和技能

用户可迅速定位所需档案，提高检索效率。数字化档上的短板，不仅降低了数据管理的效率，更增加了数

案减少了纸质档案的物理接触，降低因频繁翻阅而导据的安全风险。

致的物理磨损和丢失风险。2.2硬件设施与信息系统不完善

1.2促进档案资源的共享与交流在高校纸质档案向数字化转型的过程中，硬件设

数字化档案不仅便于校内管理与利用，更易于实施与信息系统的完善成为数据安全防线的关键环节。

现跨地域、跨机构的共享。在信息时代，鉴于学术交一方面，硬件设施的陈旧与老化会阻碍数字化进程。

流与合作日益频繁，数字化档案的出现，为交流提供部分高校的档案管理仍使用多年前的设备，不仅运行

了便利。通过构建统一的数字化档案平台，不同高效率低下，无法满足大规模数据处理和存储需求，还

校、研究机构甚至国际间的学者能轻松访问所需的档会因长时间运行出现部件老化，故障频发，影响了数

案资料，促进知识的传播与共享。此外，数字化档案字化的进度和效率。“一旦设备出现故障，就易导致数

还能增强档案资源的学术与社会价值。数字化后的档据丢失或损坏，造成无法挽回的损失。

案在查阅、引用方面更便捷，为学术研究、历史考证另一方面，信息系统的漏洞与缺陷也为数据安全

等提供了丰富的素材，提升了档案的社会影响力。带来了严峻挑战。随着信息技术的飞速发展，黑客的

1.3顺应信息化时代的发展需求攻击手段日益多样复杂。然而，部分高校的信息系统

随