办公设备与资产管理制度模板.docVIP

办公设备与资产管理制度模板

一、总则

（一）制度目的

为规范公司办公设备与资产管理，明确资产全生命周期管理责任，提高资产使用效率，防止资产流失，降低运营成本，保障日常工作有序开展，特制定本制度。

（二）制度依据

根据《企业会计准则第4号——固定资产》《公司行政管理办法》等相关规定，结合公司实际情况制定。

（三）适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构的办公设备（如电脑、打印机、投影仪、空调等）及其他固定资产（如办公家具、工具仪器等）的管理活动。

二、管理机构与职责分工

（一）资产管理委员会

由公司总经理任主任，行政部、财务部、IT部负责人为成员，统筹决策资产管理的重大事项（如年度购置预算、报废审批、盘点结果认定等）。

（二）行政部（资产归口管理部门）

负责资产的日常管理，包括台账维护、购置申请初审、调配、盘点组织、报废处置执行等；

制定资产分类编码规则，监督各部门资产使用规范；

定期向资产管理委员会提交资产状况报告。

（三）财务部

负责资产的价值管理，包括账务核算、折旧计提、报废残值评估等；

参与资产购置预算审核、验收及盘点工作，保证账实、账账相符。

（四）IT部

负责电脑、打印机、网络设备等电子类资产的technical支持（如维修、系统维护等）；

协助行政部建立电子资产技术档案（如配置、保修期限、维修记录等）。

（五）各部门（资产使用与保管责任部门）

指定专人担任“部门资产管理员”，负责本部门资产的领用、保管、维护、转移登记及配合盘点；

严格执行资产使用规范，保证资产完好，杜绝违规使用、私自处置等行为。

三、资产分类与编码规则

（一）资产分类

根据用途及特性，办公设备与资产分为以下类别（可根据公司实际情况调整）：

电子设备：电脑、笔记本、平板、打印机、复印机、投影仪、扫描仪、路由器、交换机等；

办公家具：办公桌、椅、文件柜、沙发、会议桌等；

工具仪器：投影仪幕布、空调、电热水器、碎纸机、验钞机等；

其他：未列入以上类别但单位价值在2000元（含）以上的资产。

（二）编码规则

资产采用“类别编码+购置年份+流水号”组合编码，具体格式

类别编码：电子设备（DZ）、办公家具（BJ）、工具仪器（GQ）、其他（QT）；

购置年份：4位数字（如2024年标注“2024”）；

流水号：3位数字（按当年购置顺序从001起编）。

示例：2024年购置的第3台笔记本电脑，编码为“DZ2024003”。

四、办公设备购置与验收管理流程

（一）购置申请

需求提出：各部门因工作需要新增或替换资产时，由部门资产管理员填写《办公设备购置申请表》（见表1），注明资产名称、型号规格、数量、预估单价、用途说明、使用人等信息，经部门负责人*审批后提交行政部。

预算审核：行政部汇总各部门申请，结合年度资产预算及实际需求，复核购置必要性及合理性，报财务部审核资金来源。

审批执行：单次购置金额在5000元（含）以下的，由行政部负责人*审批；5000元以上的，需提交资产管理委员会审议通过后，由行政部按《采购管理制度》执行采购（优先选择公司合作供应商）。

（二）资产验收

到货核验：资产到货后，由行政部组织使用部门、IT部（电子类资产）共同验收，核对资产名称、型号、数量、规格是否与采购清单一致，检查外观是否完好、配件是否齐全。

技术检测：电子类资产需由IT部通电测试，保证功能正常；办公家具需检查结构是否稳固、材质是否符合要求。

登记入账：验收合格后，验收人员共同在《设备验收单》（见表2）上签字确认，行政部根据验收单更新《办公设备资产台账》（见表3），财务部凭验收单及发票办理入账手续。

五、办公设备日常使用与保管规范

（一）领用与登记

资产领用时，由使用部门填写《资产领用登记表》（见表4），注明资产编号、领用日期、使用人、保管责任人等信息，经部门负责人审批后到行政部办理领用手续，行政部同步更新台账“保管人”“存放地点”字段。

个人领用的资产（如个人电脑、办公椅），由使用人本人签字确认，离职时须办理归还手续。

（二）使用与维护

资产使用人需遵守操作规范，妥善保管资产，避免人为损坏（如液体浸入、摔碰、超负荷使用等）；

电子设备禁止安装与工作无关的软件，IT部定期进行安全检查及系统维护；

办公家具应避免重压、刮擦，发觉损坏（如抽屉卡滞、椅背松动）应及时报行政部安排维修。

（三）转移与调拨

部门内部资产转移：由部门资产管理员在台账中更新“保管人”“存放地点”，无需审批；

跨部门资产调拨：需调入、调出部门协商一致，填写《资产调拨申请表》（见表5），经双方部门负责人*审批后交行政部备案，行政部同步更新台账。

（四）归还与报废

使用人因离职、岗位调动等原因不再使用资产时，须将资产清理干净、配件齐全，交回行政部，行政部检查无误后收回并更新台账；

资产达到报废条件（如使用年限满5年且