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行政事务处理流程及文档管理规范
一、规范目的与适用范围
本规范旨在明确公司内部行政事务的处理标准流程，保证各类行政工作有序开展，同时规范相关文档的收集、整理、归档与查阅，提升行政工作效率与管理水平。本规范适用于公司全体员工，涵盖办公物资管理、会议室使用申请、文件审批、差旅安排、固定资产维护等日常行政事务场景。
二、行政事务处理标准化流程
（一）事务发起与申请
明确需求：申请人根据实际工作需要，确认事务类型（如办公领用、会议室预订、差旅申请等）、具体需求（如物资名称、数量、会议室规格、出差时间地点等）及紧急程度。
准备材料：根据事务类型填写对应申请表（详见第三部分模板），附上必要的证明材料（如大型设备申购需附技术参数说明、差旅申请需附会议通知等）。
提交申请：通过公司OA系统或行政部指定邮箱提交申请表及材料，保证信息填写完整、准确（如申请人姓名、部门、联系方式、申请日期等关键信息不可遗漏）。
（二）部门初步审核
审核职责：申请人所在部门负责人为初步审核责任人，需重点审核：
事务需求的合理性（如办公物资是否符合部门配置标准，差旅是否与工作直接相关）；
预算是否符合部门年度预算计划（涉及费用的事务需明确预算来源）；
材料完整性（是否缺少必要附件或签字）。
审核结果处理：
审核通过：在申请表“部门审核”栏签字确认，流转至行政部；
审核不通过：注明驳回原因并退回申请人，补充或修改后重新提交。
（三）行政部复核与协调
复核职责：行政部指定专员（如*主管）负责复核，重点审核：
事务是否符合公司行政管理制度（如会议室使用是否与公司会议安排冲突，办公物资库存是否充足）；
申请材料是否符合规范（表格填写是否完整、附件是否齐全）；
涉及跨部门协作的事务（如大型活动组织），需协调相关部门确认可行性。
协调与反馈：
对于常规事务（如日常办公领用），复核通过后直接进入执行阶段；
对于复杂事务（如固定资产申购、跨部门会议），需与申请人沟通细节（如到货时间、会议设备需求），明确处理时限后反馈结果。
（四）事务执行与跟踪
执行分工：行政部根据事务类型安排专人执行：
办公物资领用：库管员核对申请信息后备货，通知申请人领取并签字确认；
会议室预订：行政部协调会议室资源，提前布置设备（如投影仪、麦克风），并在预订前1天与申请人确认；
差旅安排：行政部根据申请预订交通（机票/车票）和住宿，行程信息同步至申请人及其部门负责人。
进度跟踪：行政部建立《行政事务处理进度表》（详见第三部分模板），实时更新各事务处理状态（如“待审核”“执行中”“已完成”），保证按时完成。
（五）处理结果反馈与归档
结果反馈：事务完成后，执行人需向申请人反馈结果（如物资领取通知、会议室使用确认单、差旅行程单等），并确认申请人无异议。
文档归档：行政部将申请表、审批记录、执行结果等材料整理成册，按“事务类型+日期”分类归档（如“办公领“会议室预），保证可追溯。
三、行政事务处理核心模板表格
（一）行政事务申请表
事务类型
□办公物资领用□会议室预订□文件审批□差旅申请□其他______
申请编号
XZ2023______
申请人
*某某
部门
市场部
联系方式
5678（虚拟）
申请日期
2023-10-08
事务详情
（根据类型填写，示例：办公物资领用——A4纸5包、签字笔10支；会议室预订——10月10日14:00-16:00，大会议室，需投影仪）
紧急程度
□普通□紧急□特急（特急需注明原因：如客户临时来访）
预算金额
200元
部门审核
审核人
*某某（部门负责人）
审核日期
2023-10-08
意见
□同意□不同意，原因：____________
行政部复核
复核人
*主管
复核日期
2023-10-09
意见
□同意执行□需调整，调整内容：____________
执行结果
（执行完成后填写，如：物资已发放，领取人签字：*某某；会议室已安排，设备调试正常）
执行人
*专员
执行日期
2023-10-09
（二）行政事务处理进度表
事务编号
事务类型
申请人
提交日期
当前状态
责任人
预计完成时间
实际完成时间
备注
X办公领用
*某某
2023-10-08
已完成
*库管员
2023-10-09
2023-10-09
X会议室预订
*某某
2023-10-08
执行中
*专员
2023-10-10
-
已确认设备需求
X差旅申请
*某某
2023-10-08
待审核
*主管
2023-10-10
-
需补充预算明细
（三）行政文档归档登记表
文档名称
文档编号
归档日期
事务类型
申请人
保管期限
存放位置
经办人
办公领用申请表
XZ202310
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