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民事诉讼卷宗整理及归档指南

引言

民事诉讼卷宗是人民法院在审理民事案件过程中形成的全部诉讼材料的系统集合，是案件审理活动的真实记录，也是司法公正的重要载体。规范、有序地整理和归档民事诉讼卷宗，不仅是保障司法程序公正、提升审判质效的基础性工作，更是维护当事人合法权益、留存司法历史档案的必然要求。本指南旨在结合司法实践经验，为相关从业人员提供一套系统、实用的民事诉讼卷宗整理及归档操作规范，以期促进此项工作的标准化与精细化。

一、民事诉讼卷宗整理的基本原则

民事诉讼卷宗的整理，应始终遵循以下核心原则，确保每一卷宗都能客观、完整、清晰地反映案件的审理全貌。

（一）真实性与完整性原则

卷宗材料必须是案件审理过程中形成的原始件或经法定程序确认的复印件，严禁伪造、篡改或抽换。应确保所有与案件相关的诉讼文书、证据材料、笔录等均已收集齐全，不遗漏关键环节和重要信息。对于当事人提交的材料，亦应完整收录，妥善保管。

（二）规范性与有序性原则

卷宗整理应严格按照法定程序和司法行政部门规定的标准进行。材料的排列顺序、编写页码、填写目录、装订方式等均需符合统一规范，做到层次分明、井然有序，便于查阅和利用。

（三）安全性与保密性原则

对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及其他不宜公开的案件材料，在整理、归档及后续管理过程中，必须严格遵守保密规定，采取有效措施防止泄密，确保卷宗安全。

（四）便捷性与可利用性原则

整理归档的最终目的是为了后续的查阅、调阅和历史考证。因此，在整理过程中应考虑到实际使用需求，确保目录清晰、索引准确、装订牢固，便于快速定位和提取所需信息。

二、民事诉讼卷宗整理步骤与要求

民事诉讼卷宗的整理是一项细致入微的工作，通常包括材料的收集、分类、排序、编写页码、填写卷内目录、装订等环节。

（一）材料收集与初步核查

案件审结后，承办法官或书记员应及时将案件审理过程中产生的全部诉讼材料（包括但不限于诉状、证据、庭审笔录、裁判文书等）收集齐全。初步核查材料的完整性、规范性，发现材料缺失或不符合要求的，应及时补正或退回相关方处理。特别注意检查当事人提交证据的原件与复印件是否核对无异，送达回证等程序性文书是否填写规范、签章齐全。

（二）材料分类与排序

这是卷宗整理的核心环节，合理的分类与排序能极大提升卷宗的可读性和利用效率。一般而言，民事诉讼卷宗材料应按照诉讼程序的进展顺序或材料的性质进行分类排序。常见的排序逻辑如下：

1.卷宗封面与目录：首先放置统一格式的卷宗封面，随后是卷内目录（待材料排序完毕后填写）。

2.程序性文书材料：

*案件受理通知书、应诉通知书、举证通知书、传票等送达材料；

*起诉状（或上诉状）、答辩状、反诉状；

*当事人身份证明材料（自然人的身份证明、法人或其他组织的营业执照、法定代表人或主要负责人身份证明等）；

*委托代理手续（授权委托书、律师事务所函、代理人执业证复印件等）。

3.证据材料：

*证据清单（由当事人提交，注明证据名称、来源、证明目的等）；

*各方当事人提交的全部证据材料（按原告、被告、第三人顺序排列，同类证据按时间或逻辑顺序排列）；

*证据交换笔录、质证笔录。

4.庭审材料：

*庭审笔录（按开庭次数顺序排列）；

*合议庭评议笔录（如为合议制）；

*调解笔录、和解协议。

5.裁判文书材料：

*判决书、裁定书、调解书等正本；

*裁判文书的送达回证。

6.上诉、抗诉及再审材料（如涉及）：

*上诉状、抗诉书、再审申请书；

*二审或再审法院的相关文书材料。

7.结案材料：

*结案报告；

*其他需要归档的辅助性材料。

*注：具体排序可能因地区法院或案件类型略有差异，应以本院或上级法院的最新规定为准。*

（三）编写页码与填写卷内目录

1.编写页码：所有材料应去除金属物，对破损材料进行修补。页码应使用阿拉伯数字，统一编写在材料正面的右上角、背面的左上角（无字页不编页码）。页码编写应连续、准确，不得重复或遗漏。

2.填写卷内目录：卷内目录应逐项填写，包括序号、材料名称、页号、备注等栏目。材料名称应简明扼要，准确反映材料内容；页号应填写该材料起止页码；备注栏可注明材料的重要性或特殊性。目录填写应清晰、规范。

（四）卷宗装订

1.排列整齐：将编好页码、填好目录的材料按顺序整理整齐，做到右齐、下齐。

2.装订方式：一般采用三孔一线的装订方法，装订应牢固、平整，避免压字。装订线以外不得有文字或证据内容。

3.填写卷宗封面：卷宗封面应逐项填写清楚，包括案号、案件名称、当事人基本情况、案由、审理程序、收结案日期、审理法院、承办法官、书记员等信息。字迹应工整、清晰。

三、民事诉讼卷宗归档流程

卷宗整理