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采购成本控制报价与比价单填写范例

一、适用场景与背景说明

在企业经营活动中，采购成本是总成本的重要组成部分，有效的报价与比价管理是实现成本控制的核心手段。本工具适用于以下场景：

新供应商开发：当企业需要引入新的供应商提供物料或服务时，通过收集多家报价进行对比，筛选性价比最优的合作伙伴；

常规采购成本优化：对已有采购项目，定期开展市场询价与比价，避免因市场波动或供应商定价策略导致的成本上涨；

大额或关键物料采购：单次采购金额较高或对产品质量、交期有严格要求的物料（如原材料、核心零部件等），需通过规范比价降低决策风险；

供应商绩效评估：结合历史报价与成交价数据，分析供应商报价的合理性与稳定性，为后续供应商分级管理提供依据。

通过系统化的报价与比价流程，企业可在保障物料质量、交期的前提下，实现采购成本的最优化，同时提升采购过程的透明度与合规性。

二、详细操作流程与步骤

（一）第一步：明确采购需求，制定比价标准

在启动比价流程前，需由需求部门（如生产部、研发部）提交《采购需求单》，明确以下核心信息，作为比价的基准依据：

物料基本信息：名称、规格型号、技术参数、质量标准（如国标、行标或企业内部标准）；

需求数量与交期：采购批次数量、要求到货时间、分批交付需求（如有）；

服务要求：包装方式、运输责任、验收标准、售后服务（如质保期、退换货政策）；

预算上限：需求部门根据成本目标提出的最高可接受价格（非强制，但可作为比价参考）。

采购部门根据需求信息，同步确定比价的核心维度（如价格、质量、交期、付款条件、供应商资质等）及各维度的权重（如价格占比60%、质量占比25%、交期占比15%），保证比价过程客观、有据可依。

（二）第二步：筛选供应商，发出询价邀请

供应商初选：根据物料类型（如标准件、定制件），从合格供应商名录、行业推荐、公开招标平台等渠道筛选3-5家候选供应商。优先选择具备相关资质认证（如ISO9001）、过往合作评价良好、产能匹配的供应商。

编制询价单：采购部门根据第一步的需求标准，向供应商发出《询价单》，内容需包含：

采购物料详细规格、数量、交货地点；

报价要求（如报价有效期建议为15天，需注明含税/不含税价格、是否包含运费/包装费等附加费用）；

供应商资质要求（如营业执照、生产许可证、相关检测报告）；

截止报价时间及联系人。

跟踪反馈：在截止日期前2天，主动联系供应商确认报价意向，保证所有候选供应商按时提交报价，避免因遗漏影响比价结果。

（三）第三步：收集报价，整理对比数据

供应商提交报价后，采购需对报价资料进行初步审核与整理，保证信息完整、一致：

完整性检查：报价单是否加盖供应商公章、联系人及联系方式是否清晰、是否包含所有需求物料的报价（避免漏报）；

规范性检查：价格单位是否统一（如“元/件”“元/kg”）、数量与单价是否匹配、附加费用（运输、关税等）是否明确列示；

数据汇总：将各供应商报价信息录入《采购比价分析表》（模板见第三部分），统一格式便于对比。

（四）第四步：多维度对比分析，确定候选供应商

基于“成本优先、综合评估”原则，从以下维度对供应商报价进行量化与定性分析：

价格对比：

计算各供应商同一物料的“单位采购成本”（总价/数量），剔除明显偏离市场均价的高价或低价（如高于均价10%或低于均价15%需重点核实原因）；

对比附加费用占比，选择综合成本最优方案（如A供应商报价低但运费高，B供应商报价略高但含运费，需计算总成本后对比）。

质量与资质对比：

查验供应商资质文件（如质量体系认证、行业检测报告），优先选择认证齐全、质量稳定的供应商；

对比过往合作质量记录（如退货率、客诉次数），对质量风险高的供应商一票否决。

交期与服务对比：

核实供应商产能是否能满足交期要求，重点关注定制件等长周期物料的生产排期；

评估售后服务承诺（如质保期、响应速度），选择服务条款更优的供应商。

综合评分：根据预设权重（如价格60%、质量25%、交期15%），对各供应商进行打分，总分最高者为首选候选，次高者为备选。

（五）第五步：审批与结果反馈

内部审批：采购部门将《采购比价分析表》及候选供应商推荐意见提交至采购经理、财务部、需求部门负责人审批（大额采购需上报总经理）。审批重点包括：比价流程合规性、价格合理性、供应商资质可靠性。

结果反馈：审批通过后，采购部门向中选供应商发出《采购订单》，同时向未中选供应商发送结果告知函（简要说明未中选原因，如综合评分较低、交期不匹配等，维护供应商关系）。

资料归档：将询价单、报价单、比价分析表、审批记录等资料整理归档，保存期不少于3年，以备后续审计或追溯。

三、采购比价单模板（范例）

采购比价分析表

项目信息

内容

采购项目名称

X型号电子元器件

需求部门

生产部

采购日期

2023年10月25日

项目编号

CG2